Assistant(e) Administratif (ve)

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Mission and objectives

En Côte d’Ivoire, le programme de coopération du PNUD pour la période 2021-2025 (CPD) est arrimé sur les priorités nationales inscrites dans le Plan national de développement (PND) et le Plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable (CCDD). A travers ce cadre d’intervention, le PNUD et ses partenaires se sont engagés à contribuer à rétablir la confiance dans les institutions, à créer les conditions pour que les populations vivent en paix, soient résilientes face aux crises et aux chocs et profitent des avantages d’une croissance inclusive et d’une prospérité partagée. Des projets et des programmes sont mis en œuvre en vue d’adresser ces défis de développement du pays.

Context

Le programme de coopération CPD 2021-2025 entre le Gouvernement de Côte d’Ivoire et le PNUD s’articule autour de trois principaux axes à savoir : i) Gouvernance inclusive, État de droit et modernisation des institutions ; ii) Croissance inclusive et réduction des inégalités ; et iii) Gestion durable des ressources naturelles, adaptation au changement climatique et résilience. La modalité de mise en œuvre de ce programme de coopération est l’exécution nationale. Le Ministère du Plan et du Développement qui assure la coordination de la coopération a créé une cellule de coordination et de suivi du programme de coopération afin de faciliter le passage en exécution nationale. La mise en place de la Cellule de coordination et de Suivi du cadre de coopération s’inscrit dans le cadre de l’objectif global du Programme cadre d’appui au pilotage stratégique du développement pour la réalisation des ODD (PPSD/ODD) qui est de contribuer à l’efficacité d’un pilotage plus performant des politiques publiques, tirant les leçons des cycles précédents du PND. pour accompagner la mise en œuvre des différents projets et programmes du porte-feuille. Pour accompagner cette dynamique de coordination et de suivi, il est indispensable d’assurer le suivi participatif et en temps réel de la mise en œuvre des activités.

Task description

Sous la supervision directe du Coordonnateur de la Cellule de coordination et de Suivi du cadre de Coopération Etat-PNUD le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes: Il/elle assistera les Coordonnateurs des projets et programmes du portefeuille dans la mise en œuvre des activités et maintiendra des rapports de collaboration avec tout le personnel. Il/elle apportera son soutien à la mise en œuvre des programmes/projets en exécutant les tâches dans les domaines ci-après: Assistance à la gestion administrative •Organiser les réunions, préparer, rédiger et mettre à̀ jour les correspondances, saisir et distribuer les documents nécessaires à la tenue de la réunion; •Préparer les listes de présence pour les rencontres ainsi que les comptes rendus des rencontres; •Préparer les missions/Voyage des membres de l’équipe de mise en œuvre du projet, prendre les dispositions relatives à̀ leurs déplacements en assurant la liaison avec les autres services ; •Rédiger des courriers aux partenaires pour les Projets et Programmes du Porte-feuille; •Réceptionner et enregistrer les courriers ; •Créer et gérer un système de classement et de suivi des dossiers et veiller à̀ leur confidentialité́ ; •Assister dans la mise en page et l’édition et la duplication de rapports d’activités et d’autres rapports pertinents du programme ; •Effectuer les travaux de reprographie divers ; •Effectuer toute autre tâche administrative qui lui sera confiée dans le cadre des activités des différents projets du portefeuille. Assistance dans l’exécution des activités des différents projets du Portefeuille •Accompagner la préparation des termes de référence des activités ( missions, séminaires, ateliers etc.) ; •Contribuer à la rédaction des comptes rendus de réunion en vue de faciliter le suivi de la mise en œuvre des conclusions ou de plans d’actions •Assister dans l’organisation des activités en coordonnant les aspects administratifs et logistiques (contacter les partenaires, faire le suivi des invitations et participations, faire la location de salle, gérer l’hébergement, la restauration, la préparation et mise à disposition des documents supports, etc.) ; •Contribuer à la préparer des documents supports pour des réunions et autres rencontres (Supports PowerPoint, documents techniques, etc.) ; •Accompagner la collecte des données de base et toute documentation nécessaire pour la préparation des notes conceptuelles relatives à l’initiation de nouveaux pro-jets et à la rédaction des projets; •Exécuter les systèmes de procédure établis et contribuer à la création des connaissances substantielles par la compilation, la synthétisation et l’analyse des informations relatives aux problématiques de l'autonomisation économique des femmes; •Aider dans la préparation et à la rédaction de rapports de séminaires/ateliers, des rapports narratifs de suivi de projet en français et en anglais; •Aider à la préparation des notes relatives à l’avancement des projets, des briefings notes et notes de synthèse sur des questions spécifiques abordées par le programme; •Collecter et synthétiser les informations utiles pour l'établissement et le suivi des partenariats; •Effectuer toute autre tâche en appui à l'exécution du programme.