Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. S’efforçant, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, de l’éducation et enfin, du redressement économique et du développement.

I.             DESCRPTION DU POSTE

L’Officier des opérations assiste et supporte le département de Supply Chain pour le bureau de Kinshasa. A ce titre il s’assure que la gestion des stocks, de transport, le support aux achats ainsi que les activités programmatiques liées au bureau de Kinshasa soient tenus dans les délais et le respect des procédures de IRC en place.

II. RESPONSABILITÉS ET TACHES SPECIFIQUES

Rapports & Coordination

· L’Officier des opérations est responsable de la soumission en temps voulu de tous les rapports mensuels Supply Chain (achats, inventaires, transport, gestion des Asset) ainsi que de tous les paiements

· Fournir des points saillants périodiques des progrès et défis de Supply Chain et des aspects des programmatiques qui doivent être améliorés, et les partager avec l'équipe.

Gestion des Hébergements

·     Procéder au booking du logement dans les hôtels ou dans les guest house d’IRC après réception des TAR approuvés

·   Rappeler les hôtels 24 heures avant l’arrivée des visiteurs afin de confirmer les réservations.

·     Informer tous les visiteurs sur les couts pris en charge par l’IRC auprès des hôtels et ceux à prendre en charges par les visiteurs eux-mêmes

·      Effectuer de visites d`inspections auprès des hôtels   afin de s’assurer de la qualité du service réservé aux visiteurs

·   S`assurer que les visiteurs sont logés dans les hôtels retenus dans le cadre de l’Accord Cadre d’Achat de service de l’hôtellerie. Toute réservation en dehors de ce cadre doit requérir l’approbation préalable de la direction des opérations

·     Mettre en place une fiche d’évaluation de services fournis par les hôtels et dresse un rapport chaque trois mois à l’attention de la DDO.

Obtention et suivi des visas

·      Tenir un registre de suivi des dates d’expiration des visas du personnel expatrié et des visiteurs et le partager chaque mois avec les concernés

·  Procéder à l’obtention des visas appropriés et des cartes de séjour pour les personnels expatriés et les visiteurs selon les cas

·   Obtenir des visas de voyage pour les personnels nationaux en partance à l’extérieur du pays pour des raisons de travail (atelier, évacuation médicale…)

Gestion de l’Administration du Bureau 

·  Suivre, analyser et mettre en paiements des factures des services publics en identifiant les incohérences dans la facturation et le suivi des fournisseurs de services (Internet, sécurité, courrier, ordures, etc.) ;

·     S'assurer que tous les problèmes de maintenance sont traités en temps au niveau des structures bâtiments (plomberie, électricités, peinture, remise à niveau…)

·      Tenir un registre électronique de suivi des coûts des réparations de la structure

·       Etablir les ordres de mission pour les staffs ;

·       Préparer les nouvelles cartes de service des employés;

·       Assurer le suivi de tous les contrats de bail : mettre en place un tracking de suivi de paiement des maisons, des bureaux ainsi que des autres couts fixes afin d’assurer qu’il n’y ait aucun retard des paiements de que ceux-ci sont faits conformément aux procédures d’IRC

·      Classer toutes les correspondances reçues en rapport avec chaque loyer, préparer PR pour le paiement de chaque loyer ;

·       Déclarer les Impôts sur le revenu locatif (IRL) dans le délai après chaque paiement de loyer

· Gestion de classement des courriers/documents : classer toutes les correspondances selon leur chronologie ;

·       Organiser les réunions et conférences et rédiger les procès-verbaux ;

·       Faire la sortie et gérer le petit stock du bureau ;

·      Tenir à jour le registre des courriers reçus et expédies ;

·   Réaliser l’archivage électronique de tous les dossiers concernant les achats au niveau de SC

·       Responsable du maintien et de la réconciliation de la petite caisse ;

Gestion du parc automobile

·        Elaborer le planning des déplacements en affectant les voitures conformément aux planifications des programmes et des opérations et/ou en fonction des besoins des projets.

·     S´assurer du ravitaillement des voitures en carburant à chaque fois que le niveau du réservoir baisse à ½ ou quel que soit le niveau si la voiture effectuera une mission sur terrain.

·      Mettre en place et suivre les consommations moyennes en carburant pour chaque voiture entre deux pleins et chaque dernier jour du mois

·     Tenir un registre de suivi des validités et des renouvellements des documents des voitures : assurances, contrôles techniques, vignettes, voiries urbaines, permis de conduire chauffeurs….

·      Assurer le suivi des maintenances des voitures et que ce dernier respecte le cycle ABACA et que les étiquettes de suivi des kilométrages des maintenances pour chaque voiture est accroché au volant

·   Tenir le registre (fichier Excel) de suivi des couts de fonctionnement de chaque voiture sur la base et assure de suivi régulier de ce dernier : couts de maintenance, des réparations, de lavage, des pneumatiques…

·    Remonter toute information sur les pannes des voitures au Asset and Fleet Manager et se rassurer que les réparations soient faites dans les délais

·    Assurer que chaque voiture possède un kit d’outillage de secours, des roues des secours, les kits de désembourbèrent, des kits de premiers secours et que la limitation des vitesses est accrochée au tableau de chaque tableau de bord

·    Assurer de l’existence des logbooks et des livrets des maintenances ainsi que de leurs correctes complétudes

·     Superviser les chauffeurs en assurant que ceux-ci conduisent aient leurs objectifs et évaluations des performances, un plan de congé, un plan de rotation

Gestion d’équipe

·        Supervise l’équipe des chauffeurs de Kinshasa

Gestion et sécurité du bureau IRC

·         Responsable de la liaison quotidienne avec les agents de sécurité (gardiens)

·         S'assurer que l'équipement du bureau et de la maison d'hôtes est correctement utilisé et entretenu conformément aux politiques de l'IRC.

·         S’Assurer que les clés du bureau et de la maison d'hôtes sont conservées en toute sécurité.

Achats

·         Assister le responsable des achats à obtenir des devis/offres conformément à la politique de l'IRC.

·         Aider à maintenir les listes de fournisseurs contractuels conformément aux instructions du responsable des achats base à coordination

·         Préparation des documents d'approvisionnement

·         Archivage de tous les documents d’achats dans Box RDC

Gestion RH

·      Être le point focal RH (appui en termes de réception, scanne, envoi…documents de Kinshasa avec les autres bureaux) ;

·      Etablir les ordres de mission pour les staffs supports

·      Gérer les présences des journaliers et consultants ;

·      Etablir les PRs (Purchase Requets/Requisition BVA) de support et s’assurer de leur transmission et exécution au supply chain et RH