Officier supply chain

I.               CONTEXTE :

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale internationale. Elle a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

L’IRC est actif en République centrafricaine depuis fin 2006. Il dispose d’un bureau principal à Bangui, d’une base à Bocaranga (Ouham-Pendé), d’une base à Kaga-Bandoro (Nana-Gribizi), Ndele (Bamingui Bangora) et fait partie du Hub Humanitaire de Zémio dans le Haut Mbomou (Zemio). Le programme ERD est opérationnel dans les zones de l’Ouham Pende, Bangui et Nana-Gribizi et compte étendre les activités dans la zone du Haut Mbomou et toutes les autres zones jugées pertinentes par le programme pays.

En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global pour la période 2015-2020. Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les situations de post-conflit. À cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies. De ce fait, l’IRC Centrafrique renforce son département d’Infrastructure par la création d’un poste.

I.               Résumé du Poste :

Sous la supervision du Field Manager, l’Officier logistique servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives à l’approvisionnement, au transport et à la gestion des actifs et stocks d’IRC.

L’Officier logistique répond directement au Field Manager, et a pour superviseur technique le Coordinateur supply chain

Tâches spécifiques :

1. Approvisionnement et Achats

·       S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ;

·       S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (PR, BID, PO, …) ;

·       Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours.

·       Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;

·       S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;

·       Préparer les demandes de paiement des fournisseurs en conformité avec les BL et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;

·       En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs.

·       Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et   dont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts d’IRC.

·       Conduire des études et des analyses de marché pour garantir le meilleur rapport qualité prix dans les achats.

·       De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement d’IRC

·       S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures d’approvisionnement en vigueurs ;

·       Travailler avec les Officier Procurement de Bangui pour le suivi des achats articles non disponibles sur le marché local.

·       Assurer un archivage électronique et physique de tous les dossiers d’achats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;

• Élaborer les rapports hebdomadaires et mensuels des PRTS, de la consommation des véhicules et de payements de location et soumettre dans les délais requis.

 

1. Gestion du parc auto

·       Assurer le suivi des maintenance et réparation des véhicules et générateurs à travers un tableau des maintenances 

·       Elaborer et partager le plan hebdomadaire de mouvements des véhicules ;

·       Veiller à la bonne tenue des feuilles de bord et s’assurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement d’IRC relatifs à l’utilisation des véhicules

·       Veiller à ce que tous les documents administratifs des véhicules soient à jour et gardes dans un classeur

·       S’assurer de l’accord du Chef de base pour tous les déplacements en dehors de la ville

·       Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et s’assurer que tous leurs documents sont en règle ;

·       Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiqué avec le responsable des stocks et les responsables des programmes pour le suivi.

·       Faire le rapport mensuel du parc auto en tenant compte des consommations de carburant et des dépenses 

1. Gestion des Assets et stocks

• Assurer un bon suivi des assets et autres actifs (sortie et entretien),

·       Assurer la mise à jour constante de la liste des assets et équipements du bureau, des résidences et sur le terrain,

·       Codifier les nouveaux assets et équipements avant tout mis en service,

·       Assurer la maintenance et la réparation des actifs conformément à la politique de l’IRC

·       Veiller à la mise en place et la bonne tenue des fiches de stock et bin card pour tous les articles stockes

·       S’assurer que le magasin est propre et les articles bien stockes

• Assister aux contrôles inopinés des stocks

·       Assurer le respect du calendrier des inventaires mensuels, trimestriels et annuels

·       Garantir la fiabilité des inventaires du stock et des assets

·       Produire les documents obligatoires de gestion des assets et stocks

1. Maintenance

• Assurer la gestion et le suivi des contrats de prestation ;
• Assurer le suivi des entretiens des générateurs
• Assurer le suivi et l’entretien des bâtiments et du matériel IRC
• Assurer toute la supervision des travaux de réhabilitation

II.              Divers

• Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur
• Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.