Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Details

Mission and objectives

En tant qu'agence principale des Nations Unies pour le développement, le PNUD est bien placé pour contribuer à la réalisation des ODD dans le cadre de nos activités dans quelque 170 pays et territoires. Nous aidons les pays à atteindre les ODD par le biais de solutions intégrées. Les défis complexes auxquels nous sommes confrontés aujourd’hui - de la lutte contre les inégalités à la prévention des conflits - ne peuvent être résolus de manière isolée. Cela signifie aussi trouver des solutions qui répondent aux réalités quotidiennes des populations. Nos antécédents de travail dans la réalisation des Objectifs nous apportent une expérience précieuse et une expertise reconnue en matière de politiques nous permettant d’atteindre tous les objectifs fixés dans les objectifs de développement durable d’ici 2030. Mais nous ne pouvons le faire seuls. La réalisation des objectifs de développement durable nécessite le partenariat des gouvernements, du secteur privé, de la société civile et des citoyens, afin de garantir la création d'une planète meilleure pour les générations futures.

Context

A Madagascar, le PNUD a établi son «Country Programme Document » (CPD) ou Programme de Pays pour la période de 2021-2023 en contribution au Plan-cadre de coopération des Nations unies pour le développement durable (UNSDCF), convenu entre le Gouvernement de Madagascar et le Système des Nations Unies pour la même période, et qui, à son tour, est aligné au Plan émergence Madagascar (2020-2023). Le CPD est établi sur la base du mandat du PNUD et suit une approche holistique et structurée en trois portefeuilles, - Portefeuille-1 Gouvernance démocratique et état de droit, - Portefeuille-2 croissance inclusive et développement durable, et - Portefeuille-3 : Résilience pour l’émergence économique régionale et développement du territoire. Dans la mise en œuvre du portefeuille-3, le PNUD adoptera une approche intégrée et territoriale de développement. Le programme se concentrera sur les trois régions du Grand Sud (Androy, Atsimo-Andrefana et Anôsy) afin de poursuivre la transformation initiée dans le programme précédent, et répondre aux défis des contextes socio-économiques et des problèmes environnementaux et climatiques de ces Régions. Une intervention dans la région Analamanga a été également décidée pour asseoir la visibilité du PNUD et pour servir de vitrine des différentes actions menées dans les volets gouvernance, lutte contre la pauvreté, protection de l’environnement et lutte contre le changement climatique. Le PF3 est constitué de quatre piliers : (i) Renforcer la gouvernance locale ; (ii) Dynamiser le tissu économique local et améliorer l’accès aux moyens de production ; (iii) Préserver la biodiversité et gestion durable des ressources naturelles ; (iv) Renforcer la résilience aux risques et catastrophes. Les chefs de projet feront partie de l’équipe de mise en œuvre de ce Portefeuille-3, dont les responsabilités et les modalités sont développées dans ce présent terme de référence. Le projet du Portefeuille-3 de la région Androy, vient de bénéficier d'un fonds additionnel pour appuyer beaucoup plus les initiatives d’amélioration du système de production agricole dans les localités d’intervention affectées par les impacts du changement climatique. Dans ce cadre que le projet procède au recrutement d’un(e) volontaire des nations unies Jeune « Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) » qui sera basé(e) à Ambovombe. Sous l'autorité générale du Coordonnateur Interrégional Grand Sud et du Team Leader en charge du Porfeuille-3, et sous la supervision directe du Chef de Projet Androy, le/la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du gouvernorat, les directions et services techniques régionaux, les autorités et les acteurs locaux, les partenaires de mise en œuvre, les communautés locales… Il/Elle interagira avec l’équipe régionale, l’équipe interrégionale et l’équipe centrale du PNUD et d’autres intervenants dans la région.

Task description

Sous la supervision directe du chef de projet Androy du Portefeuille-3 de sa région d’affectation, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes : 1. Gestion financière : • Participer à l’élaboration des plans de travail (annuel, opérationnel etc.) • Élaborer et faire le suivi du budget / réalisation du projet • Préparer toutes les demandes de paiement, la tenue des dossiers financiers et la préparation des rapports financiers exigés conformément aux règles et procédures financières de mise en œuvre nationale ; • Gérer les trésoreries rattachant aux frais de mission des partenaires (paiement d’indemnités) • Préparer et classer les pièces justificatives et documents financiers • Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses relatives aux activités • Établir les états financiers (mission, activités etc.) • Assurer la liaison sur la conduite de l'audit du projet et assurer l'accès des auditeurs aux documentations du projet, au personnel et aux institutions impliquées dans le projet ; • Faire le suivi des exercices d’audit du projet. 2. Gestion administrative : • Gérer l’archivage des documents administratifs et comptables • Suivre les dossiers d’acquisitions des biens et des services • Appuyer les services opérationnels du PNUD dans la passation de marché, préparation des voyages et paiement des factures des prestataires • Appuyer le chef de projet dans le suivi des activités d’évaluation du programme. • Préparer les documents nécessaires pour les missions des staffs du projet • Préparer les documents nécessaires au travail d’audit et faire en sorte que les recommandations d’audit soient respectées • Prendre les notes lors de réunions de projet et rédiger les correspondances au besoin. • Préparer les missions de spotcheck et audit du projet • Suivre la gestion administrative et financière des subventions allouées aux ONG et Associations partenaires 3. Gestion logistique : • Appuyer le projet à l’organisation des ateliers- évènements et toutes les réunions. • Appuyer le projet à l’organisation des voyages • Appuyer le projet à la gestion du parc roulant dans la région et districts d’intervention • Appuyer le projet à la gestion des patrimoines et mobiliers • Mettre à jour l’inventaire des « assets » ; • Soutenir l'achat de biens et services, suivre l'émission des contrats et des paiements ainsi que le maintien, le développement et la mise à jour d’un registre des actifs ; • Entreprendre d’autres taches exigées par le projet suivant les compétences de l’AAF. En plus de ce qui précède, le/la volontaire VNUN est encouragé à : • Renforcer ses connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le Programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du Programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée Internationale de Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du Programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des volontaires VNU nouvellement arrivés dans le pays d’affectation. • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations d’utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.