Asistente Administrativo

La sociedad cubana se encuentra en un proceso de actualización de su modelo socio-económico, el cual fue iniciado con los Lineamientos de la Política Económica y Social en el 2011 y posteriormente respaldados con el Plan Nacional de Desarrollo PNDES 2030 y con la nueva Constitución aprobada en 2019. 

Este continuo perfeccionamiento de marcos legales, políticos e institucionales, han dado impulso a un proceso relevante que implica dotar de competencias a los gobiernos territoriales -de manera particular promover autonomía a los municipios-; la aplicación de herramientas de gestión y planificación que promueven una visión intersectorial y sostenible; el incremento y la diversificación de las actividades económicas y de las fuentes financieras; el fortalecimiento de las relaciones multinivel y entre actores del desarrollo con la promoción de alianzas público-privada; y priorizar procesos y herramientas que generen equidad e inclusión.

A finales del 2020 fue instaurado un nuevo sistema de trabajo de gobierno - basado en la Resolución 18 de abril de 2021 del Ministerio de Economía y Planificación (MEP)- el cual organiza prioridades de desarrollo estructurado en seis Macro-programas. Estos son:

1. Gobierno institucionalidad y macroeconomía
2. Desarrollo humano, equidad y justicia social
3. Transformación productiva e inserción internacional
4. Infraestructura
5. Ciencia, tecnología e innovación
6. Recursos naturales y medio ambiente

En este sistema de trabajo analiza como claves las prioridades siguientes:

o Avance del proceso de descentralización y fortalecimiento de gobiernos territoriales.

o Promoción de exportaciones e inversiones en sectores estratégicos.

o Desarrollo tecnológico, aceleradoras de negocios, incubadoras de empresas, informatización y difusión de tecnologías, normalización y gestión de la calidad.

o Esquemas de financiamiento y nuevos servicios bancarios – financieros, así como activación de alianzas con Instituciones Financieras.

o Atender complejidades de la dinámica demográfica, envejecimiento poblacional, juventud.

o Contribuir al empoderamiento de la mujer y el impulso a procesos de inclusión socio-económica.

o Desarrollo de plataformas integradoras, observatorios y otros mecanismos que promuevan el  perfeccionamiento de mediciones, captura y procesamiento de datos y la difusión de análisis estadísticos.

o Promover la articulación productiva, el desarrollo de encadenamientos, y de relacionamiento entre empresas públicas y privadas.

o Impulso a nuevos actores económicos como PYME, MIPYME´s y el Cooperativismo.

o Promoción de innovaciones y contribuir con un cambio tecnológico, y el uso de TICs y FRE.

La Plataforma Articulada para el Desarrollo Integral Territorial (PADIT) ha avanzado en su institucionalización a través de: a) la Política para impulsar el desarrollo territorial en Cuba que se aprobó en julio 2020 y, b) la aprobación del nuevo sistema de trabajo del Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social al 2030 (PNDES 2030) y en particular del Macroprograma 1 “Gobierno, institucionalidad y macroeconomía” en el 2021, que reconoce y escala a nivel de país la Plataforma. 

PADIT, como plataforma busca responder de forma flexible, oportuna y pertinente al contexto y a los reales desafíos del país y los territorios, en apoyo al diseño e implementación de políticas públicas como son: descentralización, planificación territorial, desarrollo económico local (incluyendo al sector privado).

PADIT es una plataforma multiactoral, multisectorial y multinivel, que se lidera por el Ministerio de Economía y Planificación junto con su Instituto Nacional de Investigaciones Económicas, el Instituto Nacional de Ordenamiento Territorial y Urbanismo (INOTU), el Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera, y los Consejos de Administración provincial de todas las provincias del país y 32 municipios. En la actualidad se encuentra en su tercera etapa de implementación con 15 instituciones asociadas de la academia y sociedad civil que acompañan la generación de conocimientos y la transversalización de enfoques. 

A nivel internacional se acompaña por el PNUD del Sistema de Naciones Unidas en Cuba con apoyo de la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación (COSUDE), la Agencia Italiana de Cooperación al Desarrollo (AICS), entre otros. 

PNUD como socio estratégico de entidades nacionales y locales buscan potenciar la transferencia de innovaciones, el fortalecimiento de capacidades, activar intercambios sur sur y triangular para nutrir a decisores y expertos cubanos con buenas prácticas internacionales, e impulsar acciones demostrativas en temas relevantes.

1.  Alcance del trabajo 

1. Las funciones del/la Asistente Administrativo/a dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD son:
2. Proporciona apoyo administrativo eficaz a la gestión del programa a nivel nacional y niveles territoriales

• Asiste a la Coordinadora de PADIT en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del Programa. Esto incluye organización de misiones, Secretarías Técnicas, Comité Nacional de Coordinación, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido. 
• Apoya la redacción de comunicaciones, cartas, minutas de encuentros, relatoría de talleres, entre otras relacionadas con la gestión del proyecto.
• Creación de Vendors, perfiles de viajeros, reserva de pasajes, salones, compra de insumos y materiales y todos los detalles logísticos que demande una actividad determinada en el marco del programa. 
• Gestiona la autorización de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viáticos.
• Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, Acuerdos, reembolso de viáticos, etc. que se implementan a nivel nacional y en los territorios, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas. Seguimiento y apoyo con énfasis en los procesos de contrataciones de servicios de consultorías.
• Apoyo en las coordinaciones logísticas del Plan de Trabajo Anual (POA) en diálogo con el INIE que lidera PADIT. 
• Apoya en el registro documental de las acciones que se realizan en el marco del programa, archivo, mantenimiento de registros, datos, correspondencia, agendas de trabajo, imágenes, entre otros. Organización digital de todo lo que acontece que tributa a boletines, reporte de resultados, entre otros.
• De requerirse brindará apoyo puntual en procesamiento de pagos y reportes financieros.

1. Apoyo administrativo a la operación y funcionamiento del Programa

• Prepara el presupuesto anual de funcionamiento del programa.
• Elabora el plan de adquisiciones de los insumos requeridos para el buen funcionamiento la Oficina, y maneja los procesos de compras y adquisiciones necesarios en este sentido.
• Lleva el registro de ausencias y vacaciones del personal.
• Asegura la correcta utilización de equipos de oficina, de comunicaciones y de vehículo, entre otros, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados (computadoras, muebles, datashow, vehículo, cámara fotográfica, entre otros).
• Apoya la reserva de salones, pedidos de almacén, compras en plazas, entre otras.
• Garantiza la correcta programación y ejecución de los recursos destinados a gastos operativos / por concepto de utilización del espacio y de los servicios e insumos utilizados. 
• Mantiene al día y en orden el archivo de la Oficina, conforme con las normas y procedimientos del PNUD. Asimismo mantiene el stock de materiales impresos para visibilidad del programa e insumos para funcionamiento del equipo.
• Mantiene actualizado el listado de contactos externos de PADIT para envío de diferentes informaciones del programa como boletines, entre otros que se requieran. Se asegura que haya un correcto registro. Asimismo mantiene actualizado el listado de contactos internos de PADIT para garantizar una buena comunicación y correspondencia entre los diferentes coordinadores de PADIT desde los niveles nacionales hasta territoriales.
• Administra los grupos de Whatsapp creados para coordinación entre los diferentes actores de PADIT y garantiza el buen funcionamiento del grupo contribuyendo a que se respeten las normas y reglas pautadas.

1. Facilita la generación e intercambio de conocimientos y mejores prácticas

• Apoya el fortalecimiento de capacidades de los actores PADIT en diálogo con la Coordinadora de PADIT y el equipo (búsqueda de formaciones temáticas disponibles a nivel nacional-internacional, difusión, apoyo en la organización, seguimiento y monitoreo y evaluación, diálogo con actores involucrados, entre otras tareas específicas vinculadas a la esfera formativa). Periódicamente actualiza sobre formaciones/intercambios en temáticas afines al programa que pudieran resultar de interés.
• Monitorea la ejecución del Plan de Trabajo Anual (POA), genera alertas tempranas sobre fechas y temáticas, propone y toma medidas correctivas a tiempo para el logro de metas con calidad.
• Participa en la actualización del manual de normas y procedimientos administrativos a aplicar durante la ejecución del Programa.

1.  
2. 4. Otras funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y resultados del Programa y la gestión operativa de la Oficina, dando cumplimiento a las normas PNUD