Auxiliar Administrativo y Financiero

Details

Mission and objectives

Somos la Red mundial de las Naciones Unidas para el desarrollo y trabajamos en Colombia movilizando conocimientos, experiencias y recursos que le permitan al país avanzar hacia la construcción de paz, la reconciliación y el desarrollo humano. El PNUD impulsa alianzas estratégicas con los actores del desarrollo para fortalecer la gobernabilidad democrática, erradicar la pobreza, proteger la biodiversidad colombiana, así como prevenir y responder oportunamente a situaciones de crisis. El PNUD fomenta la capacidad local y regional para promover el cambio en armonía con las necesidades del país, potenciando la acción conjunta con el Sistema de las Naciones Unidas y la coordinación con la comunidad internacional.

Context

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD - trabaja en más de 170 países y territorios, para ayudar a desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener los resultados del desarrollo. Dentro de los portafolios de Reducción de la Pobreza e Inequidad se resalta el proyecto “Infraestructura para el Desarrollo”, el proyecto tiene como resultado esperado el contribuir con la competitividad rural, por medio de la generación de ingresos, reconstrucción económica y social de las comunidades, a través de una intervención coordinada para la implementación de proyectos de reactivación económica y desarrollo productivo rural sostenible con componente de innovación, además de infraestructura (Obras PDET), que generen impacto comunitario en el corto plazo y el fortalecimiento de las capacidades organizacionales en las zonas veredales de municipios fuertemente afectados por el conflicto armado y la pobreza en Colombia. Se espera que desde el proyecto de infraestructura para el desarrollo se generen impactos directos en la calidad de vida de las comunidades más vulnerables y los territorios históricamente más dejadas atrás, mediante la generación de empleo y la dinamización de las economías locales permitiendo una reactivación económica y la transformación del entorno en escenarios de paz y reconciliación y de superación de la pobreza rural. En materia de la gestión del proyecto el rol del Auxiliar Administrativo/a y Financiero/a es una pieza fundamental, debe brindar asistencia administrativa en la planeación, organización, ejecución, monitoreo y evaluación de las actividades relacionadas con la ejecución del proyecto.

Task description

- Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto - Coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos). - Apoyar en contratación, renovación y terminación bajo la modalidad de service contract. - Apoyar los procesos de compras de capitalización de los emprendimientos de los diferentes convenios. - Preparar y dar trámite a los documentos y la correspondencia necesarios en el marco del proyecto. - Revisión monthly leavy report. - Tramite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto. - Suministrar al equipo servicios de apoyo como elementos de escritorio, cuentas de correo, y equipos de computo. - Mantener actualizado el inventario de muebles, equipo y dotación general. - Desarrollar actividades de apoyo para facilitar el trabajo de del equipo del proyecto. - Mantener actualizado el archivo del proyecto. - Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y de más información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto. - Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo. - Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados. - Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD. - Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos. - Participar en las reuniones de seguimiento periódicas. Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas: - Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado); - Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; - Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades; - Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU; - Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU; - Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU