Assistante au Programme

Le PNUD s'est engagé à assurer la diversité de la main-d'œuvre en termes de sexe, de nationalité et de culture. Les personnes appartenant à des groupes minoritaires, autochtones et handicapés sont également encouragées à postuler. Toutes les demandes seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l'exploitation et les abus sexuels, aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Le PNUD est la principale organisation des Nations Unies qui lutte pour mettre fin à l'injustice de la pauvreté, des inégalités et du changement climatique. En travaillant avec notre vaste réseau d'experts et de partenaires dans 170 pays, nous aidons les nations à construire des solutions intégrées et durables pour les personnes et la planète. Pour en savoir plus, consultez undp.org ou suivez-vous sur @UNDP

Le Programme de Micro Financement du Fonds pour l’Environnement Mondial (PMF/FEM) est un programme institutionnel du FEM. Il est administré par le PNUD au nom de la Banque Mondiale (BM) et du Programme des Nations Unies pour l’Environnement (PNUE) qui sont tous les trois les agences de mise en œuvre du FEM. 

Le PMF est actuellement exécuté par le Service des Nations Unies pour la Gestion des Projets (UNOPS).

L’objectif global du PMF est de contribuer à une meilleure gestion de l’environnement mondial, par l’accompagnement des ONG/associations/Organisations Communautaires de Base et des communautés de base, à la gestion des ressources naturelles et la création de liens entre la gestion durable des ressources naturelles et la réduction de la pauvreté.

3. Portée des travaux 

• Aider à compiler et à résumer les informations et les données pour la formulation des plans de travail du Programme. En consultation avec l'équipe de Programme, rédiger des budgets annuels/trimestriels, des propositions sur les modalités de mise en œuvre et sur d'autres sujets ou questions spécifiques liés au Programme ; 
• Appuyer la mise en œuvre du Programme conformément aux descriptifs de Programme, aux plans de travail annuels et aux autres accords conclus entre le PNUD et les partenaires responsables. Examiner les documents de Programme pour s'assurer qu'ils sont complets et conformes aux règles et procédures pertinentes et relever les incohérences à renvoyer au superviseur. Compiler, résumer et présenter des informations / données de base sur un projet spécifique et des sujets ou questions connexes ; 
• Contribuer et soutenir la collecte de données pour l'analyse comparative entre les sexes et l'intégration de la problématique hommes-femmes au niveau des projets ; 
• Fournir un soutien administratif et logistique pour assurer le succès de l'exécution du Programme, y compris l'organisation / coordination des événements du Programme, les activités liées aux achats et aux finances, la gestion des contrats, le recrutement et la coordination des visites sur le terrain et des missions liées au Programme ;
• Maintenir des contacts et des relations de travail professionnelles avec les ONG, les institutions gouvernementales, les donateurs et les autres parties prenantes du PMF ;
• Aider le CN à faire rapport régulièrement au CPMT, à l'UNOPS et au bureau de pays du PNUD, et aider le CN à préparer en temps opportun l'enquête de suivi annuelle et d'autres enquêtes et rapports CPMT / UNOPS selon les besoins ;
• Rédiger des notes de service et d'autres documents opérationnels au nom de NC, et répondre aux questions sur le programme SGP matière;
• Mettre à jour et maintenir régulièrement la base de données du projet SGP ainsi que la base de données des parties prenantes ;
• Maintenir un contact de travail étroit avec le point focal régional respectif de l'UNOPS et solliciter son soutien, ses conseils et ses conseils sur la meilleure façon d'exploiter OneUNOPS conformément aux SOP SGP, si nécessaire.

Soutenir les partenariats et la mobilisation des ressources. 

• Établir et maintenir des contacts et une coopération avec les agences des Nations Unies concernées, les institutions gouvernementales et d'autres partenaires et parties prenantes concernées. Fournir un appui à la mise à jour de la base de données des partenaires publics et de développement concernés, ainsi que d'autres parties prenantes qui sont des homologues du Programme
• Soutenir une communication régulière avec les partenaires, les homologues du Programme, les parties prenantes et les bénéficiaires
• Soutenir la diffusion d'informations de haute qualité et la visibilité des activités du Programme auprès des parties prenantes
• Rédiger les propositions annuelles de budget administratif et de projet du bureau de pays du PMF ;
• Gestion du compte de la petite caisse avec la documentation appropriée et les dossiers tractables appropriés ;
• Saisir, extraire, transférer des données de la base de données OneUNOPS et SGP et produire des rapports au besoin ;
• Suivi des préparatifs de voyage et des paiements DSA pour les membres NC et NSC
• Fournir d'autres rapports financiers au besoin.
• Aider l'équipe de Programme à identifier et à recueillir des informations sur les possibilités de mobilisation des ressources.

• Appuyer la mise en œuvre du système de suivi des projets conformément à son cadre de suivi et d'évaluation afin de faciliter l'échange efficace d'information sur l'état d'avancement des projets et l'atteinte des objectifs. 
• Recueillir, analyser et présenter de l'information pour le suivi et l'évaluation de la mise en œuvre des projets par rapport aux objectifs du Programme ainsi qu'à des fins de vérification. Aider l'équipe dans la conception et la conduite d'évaluations et d'enquêtes internes. Identifier les lacunes dans la mise en œuvre et fournir un soutien pour combler ces lacunes en consultation avec le superviseur et les partenaires.
• Soutenir l'organisation de réunions d'avancement, de visites sur le terrain et de visites d'étude pour surveiller la mise en œuvre des projets et soutenir l'organisation d'ateliers, de tables rondes et de conférences dans le cadre du Programme.
• Aider à la mise en œuvre d'une gestion efficace des risques pour le Programme avec un plan d'atténuation des risques bien documenté en place. Soutenir la surveillance des risques déjà identifiés et émergents. Mettre à jour l'état des risques dans les registres et/ou les bases de données pertinents des risques du Programme. 
• Surveiller le budget du Programme, les ressources financières et la comptabilité pour une utilisation efficace et transparente des ressources disponibles et assurer l'exactitude et la fiabilité des données / informations utilisées dans les rapports financiers. 
• Soutenir la préparation des rapports de Programme hebdomadaires, trimestriels, annuels et autres demandés conformément aux directives de suivi et d'établissement de rapports et aux exigences des donateurs. 

• Acquérir les fournitures de bureau, l'équipement et le mobilier conformément aux règles et réglementations d'approvisionnement SGP SOP ;
• Gérer et organiser le travail de bureau quotidien.
• Établir un système de classement approprié, conserver les fichiers administratifs, financiers et de gestion du bureau de pays du SGP et les mettre à jour avec la documentation originale ou une copie de la documentation originale si nécessaire. Focus particulier sur :

1. Établir et maintenir un dossier séparé avec tous les procès-verbaux signés des réunions du NSC qui approuvent le nouveau projet accordé par le SGP
2. Établir et maintenir un système de classement des projets contenant les MOA originaux et les modifications, les originaux ou des copies des rapports intermédiaires et finaux avec tous les documents justificatifs, et les rapports de mission ou les documents d'évaluation.
3. Établir et maintenir un dossier financier pour toutes les transactions financières du bureau de pays du SGP.
4. Tenir à jour les dossiers du personnel, les rapports d'évaluation du rendement, les registres des congés et d'autres dossiers pertinents du personnel/des consultants

• Rédiger la correspondance et les communications de routine et établir un système de classement pour enregistrer les communications avec les parties prenantes locales ;
• Préparer les informations et la documentation de base, mettre à jour les données pertinentes pour les domaines du programme et compiler les documents de base pour le NC et le NSC ;
• Assurer le flux d'informations et la diffusion des matériaux avec toutes les parties concernées ;
• Maintenir et mettre à jour l'inventaire de tous les actifs physiques et enregistrer tout l'inventaire dans la feuille d'inventaire des actifs.
• Fournir un soutien logistique et administratif aux missions de visite, aux préparatifs de voyage et aux réunions pour le NC, le NSC, en respectant les règles et réglementations d'approvisionnement des SOP SGP ;

Soutenir l'acquisition et le partage des connaissances pertinentes pour le Programme assigné. 

• Participer à la formation sur les procédures internes pour le personnel du Programme et fournir un soutien à l'organisation de la formation et d'autres activités de renforcement des capacités au besoin ;
• Apporter une contribution solide aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique ;
• Tenir des registres organisés des données de Programme, des activités sur le terrain, des études de cas, des histoires d'intérêt humain, des photographies et d'autres documents pertinents qui peuvent être utilisés à l'appui du partage des connaissances et du plaidoyer ;
• Soutenir activement le bureau de pays du SGP dans les efforts de gestion des connaissances, de mise en réseau des connaissances et de visibilité du SGP ;
• Conformément aux directives de marque SGP, soutenez NC et NSC dans les efforts visant à une reconnaissance appropriée du SGP dans tout matériel de KM et de communication produit par les bénéficiaires ou les parties prenantes du SGP.
• Faciliter l'organisation d'événements de plaidoyer du SGP, d'ateliers, de dialogues et de tables rondes avec les parties prenantes ; 
• Aider à la rédaction d'articles et de publications avec une reconnaissance appropriée du SGP ;
• Participer à des événements à des fins de diffusion d'informations SGP
• Maintenir, mettre à jour ou fournir des informations SGP valides pour le site Web SGP, la base de données mondiale SGP et le site Web du PNUD CO.

Le titulaire s'acquitte d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel qui lui sont jugées nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.        

4.     Arrangement institutionnel

L'assistant de Programme travaille sous la supervision générale du Coordonnateur National du SGP Mali et collabore étroitement avec les membres du Comité National de Pilotage du Programme, les ONGs et OCNs partenaires