Supply Assistant

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Regular > Regular AssignmentNo2023-06-20July 2, 2023Supply Assistant Organizational Setting and Work Relationships The Supply Assistant provides support to all activities pertaining to the supply chain function including planning, sourcing & procurement, transport, shipping, customs clearance, warehousing, assets & fleet management and monitoring within the area of responsibility (AoR). The incumbent is supervised by a higher level supply position and receives regular guidance and instructions from the supervisor on successive steps. S/he works independently on routine tasks while follows instructions of the supervisor on more complex issues. The incumbent may have contacts on a working level on specific issues with other UNHCR offices, UN agencies, NGOs, government partners and commercial contractors in the area to facilitate performing the supply function. The duty of the incumbent is to support the management of material resources within the geographical area covered while exercising efficiency in the use of those resources. All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity. Duties - In compliance with supply chain rules and procedures, support the related supply activities to facilitate UNHCR end to end processes resulting in a timely and quality delivery of goods and services to persons of concern. - Support warehouse management, assist the process of the custom clearance of consignments, assist in drafting exemption requests, assist with goods & services deliveries and assist in providing information on the status of requests and the availability of items in the supply chain. - Assist in maintaining accurate and comprehensive records on supply activities and assist in providing reports and updates periodically, and on request. - Assist in the preparation of purchase requests. - Assist in preparing quotation requests and tenders, assist in producing bid-tabulations from tenders, and assist preparing purchase orders for approval as per instructions of senior Supply staff or other line managers. - Assist in dispatch approved Purchase Orders, and assist in follow-up with the delivery of ordered commodities and services. - Assist in producing standard asset management reports and other asset information, periodically and when requested. - Assist in identify and assess vendors based on their capability for delivering commodities and services. Assist in maintaining vendor and item master databases. - Assist in maintaining accurate data in all relevant business systems. Assist in compiling statistical information on supply chain related matters that will assist in decision making. In the Regional Bureaux: - Assist in tracking global Supply KPIs for the region and assist in preparation of regional ones, as required. - Assist in monitoring all periodic Supply exercises such as monthly reconciliations, quarterly physical inventory exercises, and year-end accounts closure procedures and assist in providing relevant reports to senior managers. - Assist Country Operations in MSRP management. In the Country Operations: - Assist in ensuring local liaison to effectively support the supply activities. - Assist in the management of the storage of goods according to "best practices" and UNHCR rules and regulations. - Assist in managing Property, Plant and Equipment (PPE) effectively according to UNHCR rules and regulation including registration and marking of new PPE, physical verification of PPE, preparation of agreements and disposal forms (including submissions to LAMB/AMB), and assistance with disposal of PPE. - Perform other related duties as required. Minimum Qualifications Education & Professional Work Experience Years of Experience / Degree Level For G4 - 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher Field(s) of Education Not applicable Certificates and/or Licenses Not specified Relevant Job Experience Essential Not specified Desirable Not specified Functional Skills IT-Computer Literacy SC-Customs clearance SC-Logistics SC-Supply Planning SC-Warehouse Management SC-Asset Management SC-Fleet Management (Functional Skills marked with an asterisk* are essential) Language Requirements For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English. For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language. For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English. All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination, and abuse of power. As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise. This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.L’Assistant aux Approvisionnement fournit un soutien global en matière de la mise en œuvre de toutes les activités liées à la fonction de la chaîne d'approvisionnement, y compris la réalisation du plan d’achat, l'approvisionnement, le transport, l'expédition, le dédouanement, la gestion des entrepôts, la gestion des biens et du parc automobile, ainsi que le suivi dans la zone de responsabilité (ZdR).

Le(la) titulaire du poste est supervisé(e) par un poste d'approvisionnement de niveau supérieur et reçoit des directives et des instructions régulières de la part du superviseur sur les étapes successives. Il(elle) travaille de manière indépendante mais coordonnée sur les tâches de routine tout en suivant les instructions du superviseur sur les problèmes plus complexes. Le(la) titulaire du poste peut être en contact, au niveau opérationnel, avec d'autres bureaux du HCR, des agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la région afin de faciliter l'exécution des fonctions liées à l'approvisionnement. Le(la) titulaire du poste a pour mission de soutenir la gestion des ressources matérielles dans la zone géographique couverte tout en faisant preuve d'efficacité dans l'utilisation de ces ressources.

Le (la) titulaire du poste doit être motivé et prêt à travailler pour le développement de ses propres capacités nécessaires à la réalisation des taches qui lui sont confiées.

Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l'exécution de leurs fonctions telles qu'elles sont décrites dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre de leurs pouvoirs délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, les Règlements et Règles du personnel des Nations Unies, les Politiques et Instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. De plus, les membres du personnel doivent exercer leurs responsabilités d'une manière conforme aux compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et managériales ainsi qu'aux valeurs fondamentales du HCR, à savoir le professionnalisme, l'intégrité et le respect de la diversité.
En outre, il est attendu du membre de personnel d’exercer ses fonctions avec une totale impartialité et dans le respect des règles et procedures du HCR en matiere d’approvisionnement.

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Operational context

Occupational Safety and Health Considerations:

Nature of Position:

Living and Working Conditions:

 

Additional Qualifications

Skills

IT-Computer Literacy, SC-Asset Management, SC-Customs clearance, SC-Fleet Management, SC-Logistics, SC-Supply Planning, SC-Warehouse Management

Certifications

Competencies

Accountability, Client & results orientation, Commitment to continuous learning, Communication, Organizational awareness, Teamwork & collaboration, Technological awareness

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Additional Information

The English version is considered original and authoritative, translation to other language(s) serve the purpose of advertisement of local positions where applicable but are not considered as official translationsFonctions:

- Conformément aux règles et procédures de la chaîne d'approvisionnement, soutenir les activités d'approvisionnement connexes afin de faciliter les processus de bout en bout du HCR, ce qui se
- traduit par une livraison de biens et de services de qualité et en temps voulu aux personnes relevant de sa compétence.
- Soutenir la gestion des entrepôts, aider au processus de dédouanement des envois, rédiger les demandes d'exemption, aider à la livraison des biens et services et fournir des informations sur le statut des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d'approvisionnement.
- Aider à maintenir des dossiers précis et complets sur les activités d'approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour périodiquement, et sur demande.
- Aider à la préparation des demandes d'achat.
- Préparer les demandes de devis et les appels d'offres, produire des tableaux d'offres à partir des appels d'offres, et préparer les bons de commande pour approbation selon les instructions du personnel supérieur de l'approvisionnement ou d'autres responsables hiérarchiques.
- Expédier les bons de commande approuvés et assurer le suivi de la livraison des produits et services commandés.
- Produire des rapports standard de gestion des actifs et d'autres informations sur les actifs, périodiquement et sur demande.
- Identifier et évaluer les fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des produits et des services. Tenir à jour les bases de données principales des fournisseurs et des articles.
- Maintenir des données exactes dans tous les systèmes d'affaires pertinents. Compiler des informations statistiques sur les questions liées à la chaîne d'approvisionnement qui aideront à la prise de décision.
- Assurer la liaison locale pour soutenir efficacement les activités d'approvisionnement.
- Aider à la gestion du stockage des marchandises conformément aux " meilleures pratiques " et aux règles et règlements du HCR ;
- Aider à gérer efficacement les biens, installations et équipements (PPE) conformément aux règles et règlements du HCR, y compris l'enregistrement et le marquage des nouveaux PPE, la vérification physique des PPE, la préparation des accords et des formulaires de cession (y compris les soumissions à LAMB/AMB), et l'assistance à la cession des PPE.
- Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications minimales et expérience professionnelle requises

Années d'expérience / niveau de diplôme :
Pour le G4 - 1 an d'expérience pertinente avec un diplôme d'études secondaires ; ou un baccalauréat ou l'équivalent ou plus.

Certificats et / ou licences :

(Les certificats et licences marqués d'un astérisque * sont indispensables)

Expérience de travail pertinente :

Indispensable
Non-spécifiée.

Souhaitable
Non-spécifiée

Compétences fonctionnelles

IT-Connaissances en informatique ;
SC-Planification des approvisionnements ; SC-Dédouanement ;
SC-Logistique ;
SC-Gestion d'entrepôt ;

SC-Gestion des actifs ; SC-Gestion de la flotte
(Les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque * sont essentielles)

Exigences linguistiques

Pour cet emploi des services généraux : le français, étant la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, est essentiel et la connaissance de l’anglais est désirable.

Qualifications et compétences souhatiables:

Compétences de base:

- Responsabilité
- Communication
- Conscience organisationnelle
- Travail d'équipe et collaboration
- Engagement envers la formation continue
- Orientation client et résultats

Compétences managériales :
- Pas applicable

Compétences interfonctionnelles:
- Pensée analytique
- Planification et organization
- Sensibilisation politique

Eligibilité:

Les candidats doivent être des ressortissants de la République du Congo ou les candidats non citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d'éligibilité à l'emploi conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.This position doesn't require a functional clearance

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