- Bureau/Unité/Projet (Description)
L'équipe des finances soutient le bureau de pays (BP) dans la promotion de son programme de développement durable. Elle améliore continuellement la performance financière du BP en assurant une gestion saine des ressources financières et une forte responsabilisation, grâce à une prise de décision éclairée, des processus de gestion financière efficaces et des rapports financiers transparents. Conforme aux normes internationales et aux directives réglementaires.
2. Description des tâches
Sous la direction et la supervision du manager des Opérations et du superviseur direct (l’Analyste aux Finances), l'associé (e) financier assure l'exécution efficace des services et processus financiers dans le bureau pays et l'utilisation transparente des ressources financières. L'associé (e) financier promeut une approche collaborative et axée sur le client, conformément aux règles et réglementations du PNUD.
L'associé (e) aux finances peut superviser le personnel de bureau et de soutien de l'unité des finances. L'associé financier travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des projets du bureau pays, avec le siège du PNUD ainsi qu’avec le personnel du GSSC pour échanger des informations et résoudre les problèmes liés aux finances.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour répondre à l'évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD doit travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d'équipes multidisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
3. Principales tâches et responsabilités
1. Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et procédures.
• Veiller à ce que les processus financiers, les dossiers et rapports financiers du BP et le suivi des audits soient conformes aux politiques et Procédures de Programme et d'Opérations du PNUD (POPP). Mettre en place un cadre de contrôle interne efficace.
• Soutenir la direction du bureau dans la préparation et l'examen de la cartographie des processus opérationnels des finances du BP et l'élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes en finance en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
• Contribuer à la mise en œuvre des stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
• Maintenir les accords de financement et de fonds fiduciaires, assurer le suivi des contributions avec les équipes de projet respectives (l'équipe de projet doit contacter le donateur) dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du BP.
• Surveiller régulièrement les rapports d'exception financière pour les activités et/ou transactions inhabituelles ; et enquêter sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informer la haute direction du BP et les autres membres du personnel du PNUD au siège des résultats de l'enquête lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
2. Soutenir l'administration des budgets des projets de gestion du BP, l'approbation des budgets des projets de développement et le fonctionnement d'un système optimal de recouvrement des coûts.
• Fournir des informations recherchées pour la planification et l'état des ressources financières du BP.
• Préparer et modifier les budgets pour les projets de gestion du PNUD, suivi avec le siège sur les limites de dépenses autorisées (ASL) pour les projets de gestion.
• Aider à la préparation des révisions budgétaires requises (garantir une révision budgétaire pluriannuelle) au sein de l'unité à la période requise et à la sécurisation en temps opportun des ASL ; et assurer la tenue de registres détaillés des fonds débloqués pour les projets ainsi que des rapports ASL mensuels pour les projets non essentiels/FEM.
• Préparer les factures de recouvrement des coûts/DPC en temps opportun dans l'ERP pour les services fournis par le PNUD, mettre en œuvre le système de suivi des revenus et assurer le suivi du recouvrement des coûts.
3. Fournir un soutien comptable et administratif à l'unité des finances.
• Soutenir le bon contrôle des pièces justificatives, des factures de paiements et la bonne gestion des documents, y compris l'archivage systématique.
• Préparer les rapports financiers des projets et la gestion des fonds/du solde budgétaire ; et préparer tous types de factures.
• Maintenir le système de contrôle des dépenses internes qui garantit que les factures traitées sont rapprochées et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans l'ERP, et que les demandes de remboursement de frais de voyage et autres droits sont dûment traités.
• Coordonner et examiner les comptes du grand livre général et des comptes auxiliaires alloués et soutenir la clôture du projet en temps opportun.
• Prendre des mesures correctives en temps opportun sur les données erronées dans l'ERP et sur les factures non comptabilisées, y compris les factures avec des erreurs de validation, des exceptions de correspondance et/ou des factures non approuvées. Préparer les rapports financiers nécessaires. Fournir une réponse rapide aux demandes du siège pour résoudre les problèmes de données financières.
• Maintenir les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi avec les partenaires sur les contributions.
• Assurer l'enregistrement, le rapprochement et la soumission en temps opportun des demandes de remboursement de la TVA auprès de l'autorité fiscale compétente et assurer le suivi des remboursements de TVA.
4. Assurer le bon fonctionnement de la gestion des liquidations et de la trésorerie du BP.
• Agir en tant que suppléant de l'Analyste financier (ICS-7) pour l'examen en temps opportun de la position de trésorerie des comptes locaux afin d'assurer des fonds suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par le Trésor. Identifier et enregistrer les reçus et créer des dépôts pour l'application des revenus en temps opportun.
• Identifier et enregistrer les contributions.
• Préparer des rapprochements bancaires opportuns et précis et fournir la documentation au GSSC conformément à l'accord de niveau de service. Initier des virements bancaires et des transactions dans l'ERP.
• Agir en tant que remplaçant de l'Analyste aux finances (ICS-7) pour la préparation en temps opportun des prévisions de trésorerie mensuelles afin d'assurer un solde de trésorerie suffisant dans le compte bancaire local. Assurer la liaison avec les agences des Nations Unies participantes pour obtenir une estimation des décaissements de leurs besoins de trésorerie.
5. Assurer la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances au sein du BP.
• Aider à organiser la formation du personnel des Opérations/projets sur les questions financières, d'audit et de conformité, et la mise en œuvre du cadre de contrôle interne (ICF).
• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière.
• Apporter de solides contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Le titulaire exécute d'autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision / de gestion : peut superviser le personnel de bureau et de soutien de l'unité des finances.
4. Contexte Institutionnel
Sous la direction et la supervision du manager des Opérations et du superviseur direct (l’Analyste aux Finances), l'associé financier assure l'exécution efficace des services et processus financiers dans le bureau pays et l'utilisation transparente des ressources financières. L'associé financier promeut une approche collaborative et axée sur le client, conformément aux règles et réglementations du PNUD.
5. Compétences
Compétences de bases :
Obtenir des résultats, LEVEL 1 : Planifier et contrôler son propre travail, prêter attention aux détails, fournir un travail de qualité dans les délais impartis.
Atteindre des résultats, LEVEL 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, il résout les problèmes de manière pragmatique et apporte des améliorations.
Penser de manière innovante, LEVEL 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information.
Apprendre en continu, LEVEL 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible.
Adaptez-vous avec agilité, LEVEL 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable de faire preuve de calme face à l'adversité, est confiant.
Agir avec détermination, LEVEL 1: Fait preuve de compassion/compréhension à l'égard des autres, noue des relations positives.
S'engager et s'associer, LEVEL 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination.
Compétences transversales :
| Domaine thématique | Intitulé | Définition | |
| Gestion d'entreprise | Satisfaction client/Gestion des clients |
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| Développement de l’entreprise | Création de connaissances |
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| Gestion d'entreprise | Travailler avec des preuves et des données |
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| Finance | Comptabilité (Général) |
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| Finance | Gestion d'entreprise |
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| Finance | Rapports financiers et analyse |
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| Finance | Audit |
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6. Qualifications minimales
Éducation :
- Comptable pleinement qualifié, d'un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou achèvement complet du programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP). Aucun test comptable et financier du PNUD (AFT) n'est requis.
- Pas de qualifications professionnelles en comptabilité, mais avec des diplômes qui se spécialisent en comptabilité et/ou en finance. Aucun test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) requis mais doit passer le Programme de formation et de certification en finance du PNUD - FTCP si recruté. où
Aucune qualification comptable professionnelle mais avec une expérience pertinente. Le candidat doit réussir le test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) avant la présélection. Doit suivre le programme de formation et de certification en finance du PNUD -FTCP s'il est recruté.
Expérience :
- 6 ans (avec diplôme d'études secondaires) ou 3 ans (avec licence) d'expérience en finance et comptabilité à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au niveau national ou international sont requis.
- Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et des systèmes de gestion Web tels que les progiciels financiers ERP et les bases de données ;
- La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise. Une expérience avec le Système des Nations Unies serait un atout.
Atouts :
Valeurs de base
• Intégrité : Possède la capacité de travailler avec honnêteté, ouverture et impartialité et démontre le respect des valeurs et normes d’éthique des Nations Unies.
• Professionnalisme : Possède la capacité de travailler de façon calme, avec compétence et engagement, honore ses engagements, respecte les délais et atteint ses résultats.
• Respect de la diversité : Démontre la capacité de travailler avec efficacité, avec respect, avec une sensibilité et une adaptabilité conséquentes aux différences culturelles, de genre, de religion, d’âge, de race, et de nationalité.
Atouts de base
Communication
• Bonne capacité de communication orale et écrite, en s’adaptant à différents publics.
• Ecoute attentivement les autres et interprète leurs messages correctement et donne des réponses appropriées.
Travail en équipe
• Aptitude à travailler en collaboration avec les collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.
• Sollicite les inputs en valorisant l’expertise et les idées des autres et est prêt à apprendre des autres.
Planification et organisation
• Aptitudes à identifier les priorités et les tâches en ajustant les priorités en cas de besoin.
• Consacre tout le temps et les ressources nécessaires pour finaliser son travail.
• Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification.
Redevabilité
• Conformité aux règles, règlements et normes de l’organisation.
• Exécution des activités sous sa responsabilité dans les délais, normes et qualités requis.
Généralités
• Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs et les standards d’éthique de l’organisation ;
• Partage son expérience et son savoir-faire et privilégie l’esprit du travail en équipe ;
• Respecte et fait respecter les consignes de sécurité ;
• S’attèle à la tâche avec énergie et garde une attitude positive et constructive ;
• Garde son calme, enthousiasme et se maîtrise même quand il est sous pression ;
• Démontre des capacités à développer et à maintenir de bonnes relations avec les collègues et les partenaires ;
• Dispose de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et professionnelles.
Clause de confidentialité
Considérant que l’assistant financier traite des informations qui peuvent être jugées sensibles et confidentielles, il se doit être discret, vigilant et attentif durant et en dehors des heures de service.
Les données doivent demeurer confidentielles et ne doivent être en aucun cas publiées, divulguées, transférées, copiées, partagées ou communiquées par quelque moyen que ce soit à des tiers externes au BP (humain, mécanique ou électronique).
Tout écart ou non-respect de cette clause se traduira par des mesures disciplinaires et/ou administratives pouvant aller jusqu’au renvoi immédiat et définitif du staff concerné.
Langues requises :
La maîtrise de la langue des Nations Unies du lieu d'affectation est requise (Français).
La maîtrise de l’anglais est un atout
Autres connaissances :
- La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise ;
- Expérience souhaitable en finance avec un logiciel ERP, de préférence PeopleSoft ;
- Expérience similaire dans de grandes structures ou dans des organismes internationaux.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler.