ADMIN & HR OFFICER

Administration and Human Resources officer

• Department: Programs
• Location: Bogotá, Colombia Lucero Bajo, Ciudad Bolivar (On-Site)
• Supervisor: Programs Manager
• Contract: Fixed term (with possibility of extension) Initially service provision, later transitioning to a fixed-term employment contract
• Employment Type: Status: Full-Time with all legal benefits
• Status:
• Compensation: EUR 600 - 900 pcm

Contract Terms & Salary compensations will vary and be defined on the basis of local employment rates in accordance with the position grade and experience.

Job description

Still I Rise, an international NGO, works towards development and the realization of humanitarian projects aiming at providing education and support to refugee children and youth, is looking for an Admin and Human Resources Officer, to join Still I Rise Management team and lead the roll-out of an innovative, childhood educational program in Bogotà, Colombia, the first Still I Rise international School in Latin America. The selected profile will be responsible for administrative tasks and financial tasks regarding payments, bookkeeping and accounting of the expenses of the school. Moreover they will be responsible for dealing with HR matters on the ground, coordinating recruitments in collaboration with the PM.

KEY RESPONSIBILITIES

HR Support

• Manage the recruitment and selection processes for staff and volunteers for, in collaboration with the HR Manager and the School Principal or Program Manager, and organize and oversee the hiring, onboarding and exit procedures
• Organize and oversee all HR administration, such as staff documentation, employment contracts, staff and student profiles, appraisals, holidays, absences, internal database software, etc.
• Support the HR manager and Program Manager in ensuring Still I Rise is legally compliant, and up to date, with local labor laws
• Strive to promote team-building, and well-being, referring staff to psychological support resources, and promote work-life balance
• Manage and control payments of health and retirement of team members in a laboral contract
• Develop, keep up to date and implement trainings and inductions for the team on the ground-schedule additional trainings with external actors depending on the needs
• Co-develop, oversee and ensure compliance with our internal HR policies in collaboration with HR Manager, School Principal and Program Manager

General administration

• Manage student registration and enrollment processes by i.e. organizing registration days, overseeing and updating waiting lists, overseeing diversity balance, and organizing registration and permission forms
• Manage the school database by registering and enrolling new students, and updating and overseeing schedules, timetables, student lists, and attendance
• Keep institution and student data up to date on the Ministry of Education platforms, ensuring accuracy and compliance.
• Organizing and administering the Google Drive shared folders, and ensure all staff members have access to their relevant folders
• Support the Logistics Manager in accounting for the Programs expenses in compliance with the SIR Finance Policy.
• Enter all the expenses in the accounting system Quickbook for compliance
• Keep an accurate record of all financial transactions and perform financial audits wherever necessary
• Keep the bookkeeping of all the expenses
• Recommendation of expenses and budget control
• Fill the Monthly finance up date form with the monthly balance and bank statement and the funds request form
• Assist and support the Program Manager, Logistic Manager, Child Safeguarding & Protection Officer, and the School Principal with general tasks and problem solving, and take part in coordination meetings and daily decision making
• Support with facilitating and hosting meetings by i.e., minutes-taking, scheduling, etc.
• Foster open and effective communication with the Accountant while providing integral support across all back-office and accounting procedures.

KEY KPIs for Bogota’s Program and Operations:

• Compliance with internal finance policies and procedures
• Compliance with Human resources internal policies and procedures
• Support remote HR completing recruitments as required
• Management of onboardings and contracts administration
• Payrolls management and Leaves administration
• Support with the implementation of Performance Reviews and Documentation
• Administration of meetings, teamwork and proactive attitude
• Correspondence and Management of inboxes through clear communication
• Adherence to reporting procedures
• Timely submission of accounting nationally and internally in the organization
• Organized payments flow and effective invoices management
• Manage payments of health and retirement for the employees in laboral contracts
• Organize Information and documentation management
• Communication and Reporting
• Timeliness and quality of reporting

Essential Skills

• 5+ years of proven administrative and/or HR experience
• Excellent interpersonal skills, outstanding and effective written and verbal communication, assertive, socially aware and geared towards problem solving
• Excellent organizational and time management skills- ability to handle multiple priorities and meet deadlines
• High level of accountability over work- ability to maintain confidentiality
• Commitment and willingness to work in a challenging environment
• Passion, drive and dedication to our cause
• Excellent IT skills including use of MS Office, Google Drive and Slack and Siigo accounting software
• Deep knowledge and understanding of the Colombian accounting system, former training in accounting or similar positions
• Exhibit a proactive enthusiasm for acquiring new processes, and actively contribute by suggesting innovative methods to optimize and maintain seamless back-office operations.
• English level B1/B2

DESIRED SKILLS:

• Experience working in the education sector or in a school environment
• Knowledge and familiarity with the International Baccalaureate system is an advantage
• Facilitative leader
• Believes in commitment, integrity, and accountability
• Versatility and adaptability to a changing environment and be able to handle multiple priorities
• Self-starter with ability to provide creative solutions
• Certification of SPHERE humanitarian standards will be an additional asset
• Competency in negotiation

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Coordinador/a administrativo y recursos humanos

• Departamento: Programas
• Ubicación: Bogotá, Colombia Lucero Bajo, Ciudad Bolívar (Presencial)
• Supervisor: Program Manager
• Contrato: inicialmente prestación de servicios para luego pasar a contrato laboral a término fijo
• Vinculación: Tiempo completo con todas las prestaciones de ley
• Compensación: 600 - 900 EUR mensuales

Descripción del Cargo

Still I Rise, es una ONG internacional que trabaja en el desarrollo e implementación de proyectos humanitarios destinados a la educación y el apoyo de niños y jóvenes migrantes y locales en situación de vulnerabilidad. Nos encontramos en la búsqueda de un trabajador social y comunitario para unirse al proyecto de Colegio Internacional Still I Rise de Bogotá. El candidato seleccionado será responsable de tareas administrativas y financieras relativas a los pagos, la teneduría de libros y la contabilidad de los gastos de la escuela. Además, se encargará de las cuestiones de recursos humanos sobre el terreno, coordinando las contrataciones en colaboración con el PM.

Responsabilidades Clave:

Apoyo a RRHH

• Gestionar los procesos de contratación y selección de personal y voluntarios, en colaboración con el responsable de RR.HH. y el director de la escuela o del programa, y organizar y supervisar los procedimientos de contratación, incorporación y salida.
• Organizar y supervisar toda la administración de RR.HH., como la documentación del personal, los contratos de trabajo, los perfiles del personal y de los estudiantes, las evaluaciones, las vacaciones, las ausencias, el software de la base de datos interna, etc.
• Apoyar al director de RR.HH. y al director del programa para garantizar que Still I Rise cumple la legislación laboral local y está al día en su cumplimiento.
• Esforzarse por fomentar el espíritu de equipo y el bienestar, remitiendo al personal a recursos de apoyo psicológico y promoviendo el equilibrio entre la vida laboral y personal
• Gestionar y controlar los pagos de salud y jubilación de los miembros del equipo con contrato laboral
• Desarrollar, mantener al día y aplicar cursos de formación e iniciación para el equipo sobre el terreno; programar cursos adicionales con agentes externos en función de las necesidades.
• Co-desarrollar, supervisar y asegurar el cumplimiento de nuestras políticas internas de RRHH en colaboración con el Director de RRHH, el Director de la Escuela y el Director del Programa.

Administración general

• Gestionar los procesos de inscripción y matriculación de los alumnos, por ejemplo, organizando los días de inscripción, supervisando y actualizando las listas de espera, supervisando el equilibrio de la diversidad y organizando los formularios de inscripción y autorización.
• Gestionar la base de datos de la escuela mediante el registro y la inscripción de nuevos estudiantes, y la actualización y supervisión de los horarios, los horarios, las listas de estudiantes y la asistencia
• Mantener al día los datos de la institución y los estudiantes en las plataformas del Ministerio de Educación.
• Organizar y administrar las carpetas compartidas de Google Drive, y garantizar que todos los miembros del personal tengan acceso a sus carpetas pertinentes
• Apoyar al Director de Logística en la contabilidad de los gastos de los Programas de acuerdo con la Política Financiera de SIR.
• Introducir todos los gastos en el sistema contable Quickbook para su cumplimiento
• Llevar un registro preciso de todas las transacciones financieras y realizar auditorías financieras siempre que sea necesario
• Llevar la contabilidad de todos los gastos
• Recomendación de gastos y control presupuestario
• Rellenar el formulario mensual de actualización financiera con el balance mensual y el extracto bancario y el formulario de solicitud de fondos.
• Asistir y apoyar al Director del Programa, al Director de Logística, al Encargado de Salvaguarda y Protección de la Infancia y al Director de la Escuela en tareas generales y en la resolución de problemas, y participar en las reuniones de coordinación y en la toma de decisiones diarias.
• Facilitar y organizar reuniones, por ejemplo, levantando actas, programando reuniones, etc.
• Fomentar una comunicación abierta y eficaz con el contable, proporcionando al mismo tiempo un apoyo integral en todos los procedimientos administrativos y contables.

KPIs claves para las operaciones del programa:

• Cumplimiento de las políticas y procedimientos internos de finanzas
• Cumplimiento de las políticas y procedimientos internos de Recursos Humanos
• Apoyo al departamento de RR.HH. a distancia en la contratación de personal cuando sea necesario
• Gestión de incorporaciones y administración de contratos
• Gestión de nóminas y administración de permisos
• Apoyo en la realización de evaluaciones de rendimiento y documentación
• Administración de reuniones, trabajo en equipo y actitud proactiva
• Correspondencia y gestión de las bandejas de entrada mediante una comunicación clara
• Cumplimiento de los procedimientos de elaboración de informes
• Presentación puntual de la contabilidad a nivel nacional e interno de la organización
• Flujo de pagos organizado y gestión eficaz de las facturas
• Gestionar los pagos de salud y jubilación de los empleados con contrato laboral
• Organizar la gestión de la información y la documentación
• Comunicación y elaboración de informes
• Puntualidad y calidad de los informes

Habilidades y requisitos esenciales:

• Más de 5 años de experiencia demostrada en administración y/o RRHH
• Excelentes habilidades interpersonales, excelente y eficaz comunicación escrita y verbal, asertivo, socialmente consciente y orientado a la resolución de problemas
• Excelentes dotes de organización y gestión del tiempo: capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir los plazos.
• Alto nivel de responsabilidad sobre el trabajo: capacidad para mantener la confidencialidad.
• Compromiso y voluntad de trabajar en un entorno difícil.
• Pasión, empuje y dedicación a nuestra causa
• Excelentes habilidades de TI, incluyendo el uso de MS Office, Google Drive y Slack y el software de contabilidad Siigo
• Profundo conocimiento y comprensión del sistema contable colombiano, formación previa en contabilidad o puestos similares
• Mostrar un entusiasmo proactivo para adquirir nuevos procesos, y contribuir activamente sugiriendo métodos innovadores para optimizar y mantener las operaciones de back-office sin problemas.
• Nivel de Inglés B1/B2

HABILIDADES DESEADAS:

• Experiencia de trabajo en el sector educativo o en un entorno escolar
• Se valorará el conocimiento y la familiaridad con el sistema de Bachillerato Internacional
• Líder facilitador
• Cree en el compromiso, la integridad y la responsabilidad
• Versatilidad y adaptabilidad a un entorno cambiante y capacidad para gestionar múltiples prioridades
• Persona emprendedora con capacidad para aportar soluciones creativas
• Se valorará la certificación de las normas humanitarias Esfera.
• Competencia en negociación

HOW TO APPLY:

Interested candidates are invited to submit their applications, including a copy of their CV, Cover Letter, and a written authorization to personal data processing, by sending an email, indicating in the subject “***ADMIN & HR OFFICER COLOMBIA**”, to the address:hrcolombia@stillirisengo.org.

At Still I Rise, we celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees. We thrive on it for the benefit of our programs, our mission, and our community.

Please kindly note that only shortlisted candidates will be contacted for an interview. Thank you for your interest in Still I Rise.

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CÓMO APLICAR:

Se invita a los candidatos interesados ​​a enviar un correo electrónico a hrcolombia@stillirisengo.org indicando el asunto "***ADMIN & HR COLOMBIA **". El correo debe incluir CV, Carta de presentación y en el cuerpo del correo debe aclarar que autoriza a Still I Rise a utilizar sus datos personales para contactarlo en relación a este proceso de contratación.

Tenga en cuenta que solo los candidatos preseleccionados serán contactados para una entrevista. Gracias por su interés en Still I Rise.

En Still I Rise, celebramos la diversidad y nos comprometemos a crear un entorno integrador para todos los empleados. Nos nutrimos de ella en beneficio de nuestros programas, nuestra misión y nuestra comunidad.