Assistant administratif et financier (H/F)

Description du projet ou contexte

La facilité SOCIEUX+, est financée par la Commission européenne (direction en charge des partenariats internationaux) ; elle est pilotée par un consortium regroupant quatre agences de coopération et d’expertise européennes : la Fundación Internacional y para Iberoamérica de Administración y Políticas Públicas (FIIAPP), la Belgian International Cooperation on Social Protection (BELINCOSOC), l’Agence Belge de Développement (ENABEL) et Expertise France qui en assure la gestion indirecte en tant que Chef de file.

D’une durée de 4 ans renouvelable (juillet 2020 à juillet 2024), SOCIEUX+ a vocation à mobiliser rapidement une expertise technique émanant des États membres de l’Union européenne, principalement publique, de courte durée pour accompagner les pays en développement, à leur demande, dans la conception et la mise en œuvre de leurs politiques sociales, soit les politiques pour l’emploi et de protection sociale. Depuis sa mise en place, plus de 200 actions de coopération technique ont été mises en œuvre dans plus de 80 pays.

Basé·e à Paris, l'assistant.e de projet administratif/ve et financier/ère est placée sous l’autorité de la cheffe d’équipe adjointe SOCIEUX+.

Merci de cliquer sur le lien suivant pour déposer directement votre candidature : https://expertise-france.gestmax.fr/10023/1/assistant-administratif-et-financier-h-f/fr_FR

Les missions du/ de l'assistant.e de projet administratif/ve et financier/ère sont les suivantes :

Gestion administrative

• Gestion des aspects administratifs des missions d'assistance technique et des contrats d'experts ;
• Rédaction, publication et suivi des appels à candidatures en collaboration avec les autres membres de l'équipe ;
• Rédaction des comptes-rendus de réunions.
• En lien avec les chargé.es de projet, appui administratif à la passation de marché : enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, préparations des éléments contractuels) ;
• Appui aux chargés de projets sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
• Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications diverses, etc.) ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique.

Gestion budgétaire et comptable

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec les chargé.es de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
• Prépare les audits annuels et finaux des projets.

Gestion logistique

• En coordination avec les chargé.es de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction), consignes de sécurité, liaison avec les ambassades de France, etc ;

Appui transverse

• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, base de données…) ;

Compétences techniques

• Bac +2/+3: BTS IUT (GEA), Licence pro (AES, gestion).
• 2/3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion administrative et financière et/ou le contrôle de gestion de projet ou/ou en comptabilité/gestion ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel.
• Expérience sur des postes similaires appréciée

Compétences transverses

• Être méthodique, organisé, proactif et réactif ;
• Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
• Travail en autonomie et forte capacité d’adaptation ;
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) ;
• Capacité à travailler en anglais et en français ;
• Capacité à travailler dans le respect de délais stricts.

Date de prise de poste : Dès que possible

Rémunération et avantages :

• 32k€ brut annuel
• 13em mois
• Mutuelle et prévoyance prise en charge à 100%,
• Tickets restaurant 9€/ jour
• Accord télétravail 2j/ semaines
• 3% de prime sur objectif annuel
• Prime d’intéressement
• • 42 jours de congés payés par an
• Possibilité de monétiser 10 jours de RTT par an
• Compte épargne temps
• Prise en charge de 50% des transports en commun

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