Administrateur/trice

Introduction

Le poste est situé au sein de l'Unité des services de projet, de gouvernance, de gestion et d'administration (PGMS) au sein du Département de gestion de l'information et de la technologie (INFOTEC). INFOTEC est responsable de la gestion de l’information et de l’utilisation de la technologie au sein du BIT. Le département fournit l’infrastructure, les services et les technologies d'applications informatiques modernes, sécurisées et fiables pour permettre au BIT de gérer efficacement l'information et d'utiliser la technologie afin de remplir sa mission. L'unité PGMS fournit un large éventail de soutiens, tels qu'une fonction centralisée de coordination de projets, un bureau de gestion de projet pour évaluer systématiquement l'analyse de rentabilité liée aux propositions de projets, en examinant les points forts, les risques, les coûts, les avantages et le coût total de l’acquisition; la fourniture de capacités de gestion pour divers projets informatiques ayant un impact départemental et/ou global. Il exécute également des fonctions d'unité de soutien à la gestion telles que la planification et la budgétisation des ressources du département, l'exécution de tous les événements commerciaux ayant un impact financier et programmatique, leur suivi et leur rapport, les achats centralisés, la facturation et l’inventaire du matériel informatique, des logiciels et des contrats de maintenance à l'échelle du bureau, et gère les projections et les dépenses de coûts fixes récurrents. L'unité mène également des projets informatiques transversaux complexes pour le Bureau. 

Le poste est chargé de soutenir les activités d’achats, d’administration et financières de l’unité. Plus précisément, cela comprend le soutien à l’achat centralisé d’ordinateurs portables, la supervision des procédures opérationnelles standardisées (SOP) de l’unité et le rôle de coordonnateur/trice pour l’apprentissage continu au sein du département. 

Le/la titulaire fera rapport au/à la fonctionnaire chargé(e) des activités opérationnelles.

Tâches spécifiques

1. Effectuer les activités administratives financières quotidiennes associées à l’achat centralisé d’ordinateurs portables pour l’Organisation.
2. Vérifier que le fonds centralisé pour l’achat des ordinateurs est utilisé de manière appropriée ; veiller à ce que les frais d'accessoires et de développement des commandes d'ordinateurs portables financés par la coopération soient refacturés en temps opportun ; fournir les informations appropriées aux préparateurs de bons de commande du département; fournir des informations et des conseils au personnel financier des bureaux du BIT pour l'exercice annuel de renouvellement des ordinateurs PC; et suivre l'avancement des commandes avec les bureaux et les fournisseurs.
3. Fournir des conseils au secrétariat du département pour les activités d’achat, y compris des informations pour la préparation des bons de commande. Obtenir et vérifier les pièces justificatives pour la création d’accords à long terme pour le Département. Collaborer avec PROCUREMENT pour toute  erogation aux termes et conditions. Enregistrer les accords (LTA) au sein du système ERP du BIT et suivre les avancées grâce au système d’approbation et de gestion des délais. 
4. Recueillir des données relatives aux bons de commande et aux demandes d’achat en cours pour tous les fonds du département. Effectuer une analyse approfondie des informations, rédiger des rapports. Partager périodiquement ces rapports avec l’équipe de direction du département. Effectuer une évaluation comparative des allocations budgétaires par rapport aux engagements pour chaque source de fonds et soulever rapidement toute préoccupation auprès des gestionnaires concernés. 
5. Jouer le rôle de certification financière pour le fonds du budget ordinaire du département. Surveiller l’allocation des fonds et son utilisation appropriée. Aider au soutien administratif des autres fonds gérées par le département. 
6. Collaborer avec les managers du département afin d’examiner et de valider les transactions de reçus avant de demander au Secrétariat de saisir les reçus correspondants dans le système ERP.
7. Créer, examiner et/ou mettre à jour les procédures administratives standard internes (SOP) et fournir des conseils et une formation au personnel, selon les besoins.
8. Aider à la préparation de la soumission des propositions de programme et du budget du Département. Préparer les estimations budgétaires et les prévisions de dépenses pour les allocations du personnel. Fournir un soutien pour la saisie des allocations prévues du programme et du budget dans le système ERP.
9. Administrer le budget de développement du personnel du département et, en tant que coordonnateur de l'apprentissage, superviser les activités de développement du personnel en étroite consultation avec les managers du département.
10. Surveiller, prévoir et rendre compte régulièrement au/à la chef(fe) de l'unité PGMS sur les allocations et les dépenses en personnel du département. Fournir un soutien à la préparation de la revue trimestrielle des dépenses de personnel. Recueillir les informations pertinentes auprès des chefs de service et rédiger un rapport prévoyant les allocations non dépensées sur les fonds alloués au personnel.
11. Effectuer d'autres tâches pertinentes tells qu’assignées.
 

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1.    Obtenir, rassembler et mettre au point des bases de données contenant des informations administratives, notamment sur le personnel, le budget ou les finances.
2.    Participer à l’organisation de conférences, séminaires et réunions.
3.    Veiller au suivi des activités et des ressources et actualiser les informations.
4.    Tenir à jour les registres des engagements et des dépenses.
5.    Préparer des rapports périodiques sur des questions administratives.
6.    Participer au soutien administratif des projets et à l’élaboration des propositions de projets.
7.    Préparer des estimations de budget et les prévisions en matière de dépenses. Proposer des modifications d’allocations et les justifier.
8.    Préparer des rapports sur l’état d’avancement des projets ainsi que les plans d’activités de l’unité de travail.
9.    Superviser le travail du personnel d’appui administratif.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire de premier grade en administration ou dans un autre domaine pertinent.

Expérience

Au moins trois ans d’expérience dans le domaine de la gestion administrative des finance, des achats ou des ressources humaines ou dans un domaine similaire au sein d’un département d‘appui opérationnel de grande envergure.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue de travail de l’organisation (anglais, français, espagnol) et bonnes connaissances d’une seconde de ces langues.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
 

Compétences techniques - Bonne connaissance des politiques et procédures administratives et financières des Nations Unies et du BIT. Bonne maîtrise des applications de la suite Office (en particulier les fonctionnalités d'Excel telles que les tableaux croisés dynamiques et le développement de macros) et des outils de communication et de travail associés (ex. Jira, MS Teams). Maîtrise des opérations financières et des transactions liées aux ressources humaines via un système ERP.

Compétences comportementales - Capacité à analyser des dossiers administratifs et des données financières. Capacité à planifier et organiser le travail. Capacité à travailler rapidement, avec précision et calmement sous contraintes de temps. Capacité à communiquer efficacement tant oralement que par écrit. Capacité à entretenir des relations de travail harmonieuses. Engagement envers l’apprentissage continu et le développement de nouvelles compétences. Capacité à travailler de sa propre initiative ainsi qu'en tant que membre d'une équipe. Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude non discriminatoires, inclusifs et tenant compte des considérations de genre.