Asistente Administrativo

OVERVIEW

Parent Sector : Field Office

Duty Station: Montevideo

Classification of duty station: [[filter12]]

Standard Duration of Assignement : [[filter13]]

Job Family: Natural Sciences

Type of contract : Non Staff

Level : 

Duration of contract : From 1 to 6 months

Recruitment open to : External candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 01/04/2024

 

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

 

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

La Conferencia de Aguas Internacionales (IWC, por sus siglas en inglés) del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM o GEF, por sus siglas en inglés) es el evento principal del portafolio de Aguas Internacionales (IW) del GEF. Los objetivos de la IWC son facilitar el aprendizaje y el intercambio de experiencias transversales y en todo el portafolio de aguas internacionales del GEF.

La décima IWC (IWC10) tendrá lugar en Uruguay del 23 al 26 de septiembre de 2024 en Punta del Este. La conferencia principal será precedida por talleres previos a la conferencia el 21-22 de septiembre de 2024 en Montevideo y discusiones Nexus el 19-20 de septiembre en Montevideo.

El proyecto GEF IW:LEARN, implementado por el PNUD y el PNUMA y ejecutado por la COI/UNESCO, tiene la tarea de organizar y ejecutar la IWC10. Con este fin, IW:LEARN a través de la Oficina de la UNESCO en Montevideo está buscando reclutar un asistente administrativo para apoyar los aspectos administrativos, logísticos, contractuales y de apoyo a la coordinación local del evento. El asistente colaborará estrechamente con la Unidad de Coordinación del Proyecto IW:LEARN (ubicada en la sede de la UNESCO en París, Francia), el comité anfitrión nacional (liderado por el Ministerio de Ambiente de Uruguay) y el organizador local del evento.

Long Description

Bajo la supervisión del Responsable del Programa Hidrológico Intergubernamental para América Latina y el Caribe, y en coordinación con el equipo del Programa, el/la Asistente administrativo/a realizará las siguiente tareas:

1. Proporcionar apoyo administrativo, logístico, contractual y general a la organización de la Mesa Redonda del Nexus Guaraní (19-20 de septiembre de 2024), talleres previos a la conferencia (21-22 de septiembre de 2024) y, principalmente , a la conferencia IWC10 (23-26 de septiembre de 2024).

1. En particular deberá, brindar apoyo en:

• Contratación de servicios locales, incluyendo transporte; cena de gala, espectáculo cultural y fiesta; fotógrafo y compra de materiales promocionales de la conferencia.
• Impresión de materiales de visibilidad, banners, etc.
• Coordinación de alojamiento para los participantes.

• Organización de servicios de catering para los talleres previos a la conferencia.
• Organización de los talleres previos a la conferencia en las instalaciones de CAF y/o la oficina regional de la UNESCO en Montevideo.
• Proporcionar cualquier otro apoyo en el sitio para la Conferencia y los talleres previos a la conferencia.
• Otros servicios según sea necesario.
• Brindar apoyo logístico en el programa de visitas técnicas (en consulta con el organizador local del evento y el comité anfitrión nacional).
• Brindar apoyo para la contratación de servicios de interpretación (español-inglés).
• Brindar apoyo post conferencia, incluyendo el procesamiento de facturas, pagos, etc
• Proporcionar otro tipo de apoyo general, según sea necesario para la organización exitosa de los eventos.

Long Description Long Description COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework. REQUIRED QUALIFICATIONS

Título universitario o estudiante avanzado en el área de administración, relaciones internacionales u otras áreas afines. Se valorará experiencia en tareas administrativas especialmente vinculadas a la organización de eventos y conferencias.
Los idiomas de trabajo son español, e inglés. La capacidad de expresarse y comprender otros idiomas será valorada.
Conocimientos informáticos en aplicaciones de Office (texto, presentaciones, planillas, otros).
Manejo de internet y de redes sociales

DESIRABLE QUALIFICATIONS

La capacidad de redactar de forma clara y concisa en temas vinculados a la gestión de desarrollo, así como el conocimiento sobre la temática de desarrollo en países de América Latina y el Caribe; capacidad de recopilación, sistematización y análisis de datos e información. Se valorará la experiencia previa en gestión de proyectos, organismos internacionales o regionales. También será ponderada positivamente la habilidad para planificar y organizar el trabajo, la capacidad de desarrollar tareas diversas, en apoyo y coordinación con el equipo de trabajo.
La capacidad de relacionamiento con personas de distintas nacionalidades y culturas son requeridas para el cargo. El postulante deberá poseer valores fundamentales como: compromiso con la Organizacion, integridad, profesionalismo y responsabilidad con las tareas asignadas.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted.

The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview. 

UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.

Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.

Footer

UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States (last update here) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.

UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.