Business Support Associate - African Risk Capacity (ARC) - HQ relocation

Business Support Associate – African Risk Capacity (ARC) – HQ relocation

🚩 Vacancy Announcement n°: 832166

📢 Titre du poste: Business Support Associate

✨ Type de contrat et grade : Accord de Service Spécial - SSA 6 (Temps plein)

📧 Durée: 6 mois

✅ Unité / Division : African Risk Capacity

📍   Localisation: Abidjan, Côte d'Ivoire

✅Salaire attendu/échelle : 1 461 600 XOF par mois

⏰ Date de clôture : 03 avril 2024

Les candidatures féminines sont vivement encouragées !

À PROPOS DU PAM

Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Il est attaché au principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de séropositivité ou de handicap.

Le PAM recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent ses principes humanitaires. La sélection du personnel se fait sur une base compétitive et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les hommes et les femmes. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Etant réputée la plus importante au monde en termes d’actions humanitaires, il opère dans plus de 120 pays et territoires, apportant une aide vitale dans les situations d'urgence, ouvrant la voie à la paix, à la stabilité et à la prospérité pour les personnes se remettant d'un conflit, d'une catastrophe ou de l'impact du changement climatique, et soutenant des moyens de subsistance durables et résilients .Au PAM, les personnes sont au cœur de tout ce que nous faisons, et la vision de la future main-d'œuvre du PAM est celle d'équipes diverses, engagées, qualifiées et très performantes, sélectionnées sur la base du mérite, opérant dans un environnement de travail sain et inclusif, vivant les valeurs du PAM (intégrité, collaboration, engagement, humanité et inclusion) et travaillant avec des partenaires pour sauver et changer la vie de ceux pour qui le PAM a pour mission de servir.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL :

Débutant en qualité de projets spécial, l’ARC s’est vu qualifiée en 2012 comme agence spécialisée de l’union africaine.

Avec une vision initiale de support pour la lutte contre l’insécurité alimentaire, l’amélioration des conditions de vie, la capacité à résister et réagir face aux circonstances extrêmes et naturelles ainsi que le développement d’un facteur déterminant qu’est la résilience ; l’ARC s’est créé des ramifications sectorielles telles que l’assurance et la finance.

Pour remplir pleinement son rôle, le Programme alimentaire mondial assure pour cette illustre institution l’approvisionnement en service administratif, de gestion de projet, de management du personnel ainsi que de service technique dans le cadre de l’exécution qualitative des feuilles de routes à travers un accord service administratif (ASA).

Ce qui rend l’application en plénitude des lois et règlements à l’ARC dans le volet sécuritaire, en question de technologie de l’information ainsi que le réaménagement bureautique au même titre que le PAM.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS :

1/ Assurer une excellente planification, une coordination et supervision de ce projet de rénovation et d'aménagement d'un nouveau bureau,

2/ Être un grand support pour la réalisation des études de faisabilité et des analyses coûts-avantages pour les nouvelles propositions de rénovation,

3/ Faciliter l’élaboration des spécifications et des normes pour le mobilier de bureau conformément aux exigences de l'organisation et en assurer l’acquisition,

4/Contribuer efficacement à la garantie une installation optimale en phase avec les normes requises suite à l’élaboration des politiques adaptées,

5/ Assurer en permanence la gestion du matériel acquis, les services liés aux prestataires d’entretien ainsi que la gestion du local sur le volet de sécurité et de salubrité,

6/ Répondre au besoin d’analyses de données complexes afin de fournir à la direction et aux clients des informations et des rapports précis en vue d'une planification et d'une prise de décision efficaces.

7/ Faciliter la conformité des services fournis avec la politique interne en matière de sécurité et de santé au travail et contribuer à la formulation de recommandations à l'intention de la direction sur les améliorations,

8/ Coordonner ou créer des MPO avec l'unité des achats afin de faciliter l'émission de bons de commande en temps utile pour les projets de rénovation/amélioration en fonction des besoins,

9/ Participer à l'examen des demandes d'achat, en veillant au respect des procédures et des lignes directrices établies,

10/Collaborer avec l'unité chargée des achats pour contrôler l'état des commandes, suivre les livraisons et résoudre tout problème lié aux achats.

11/ Collaborer avec le service finance, les aider au contrôle financier et au suivi du budget pour la gestion des installations et soutenir la préparation des budgets de projets et des prévisions financières,

12/ Faire maintenir une communication structurée et transparente vis-à-vis de toutes les unités inter-agissantes.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES REQUISES :

Éducation :

-Licence en ingénierie, en administration des affaires, en commerce, en sciences sociales ou dans un domaine connexe.

-Qualification supplémentaire en management des projets, de la construction ou des services de construction, de la santé et de la sécurité au travail est un atout.

Expérience :              

Six (6) années d'expérience professionnelle, avec des responsabilités progressives dans la fourniture d'un soutien administratif ou opérationnel dans un environnement de gestion d'installations, d'ingénierie ou technique.

Compétences techniques & Aptitudes personnelles :

-Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser les tâches et de respecter les délais.

-Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, y compris à la rédaction de rapports et à la présentation.

-Maîtrise des applications MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de projets.

-Parfaite aptitude à contrôler et à enregistrer les transactions financières, en analyse de données et interprétation et contrôle de budget,

-Solides compétences en résolution de problème et de prise de décision,

-Capacité à identifier et à recommander de manière proactive des domaines d'amélioration de la conception et de la fourniture de services spécialisés.

-Capacité à nouer des relations avec diverses personnes dans toutes les fonctions.

-Une bonne connaissance des exigences du PAM en matière d'installations, de sécurité et d'infrastructures informatiques est un atout.

Langue :

La maîtrise (niveau C) de l'anglais et du français.