Assistant RH et Admin

Requisition ID: req51112

Job Title: Assistant RH et Admin

Sector: Operations

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Muyinga, Burundi

Work Arrangement:

Job Description

Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l’IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Elle a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réintégration après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne humaine et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l'oppression.

L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l'accent sur l'assainissement de l'eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers les programmes de reconstruction post-conflit.

L’IRC met en œuvre des programmes qui cherchent à satisfaire les besoins des groupes vulnérables, y compris les réfugiés et rapatriés, dans les secteurs de la Protection de l’Enfance, de la Protection et État de Droits (PED), et de la Protection et Autonomisation des Femmes et des Filles (PAF).IRC Burundi a également un programme de relèvement économique et développement (ERD) en réponse à l'aggravation de la situation économique et de la sécurité alimentaire.

Sous la supervision directe du Coordinateur de Terrain et la supervision technique de Bujumbura, L’assistant(e) des Ressources Humaineset d’Administration a pour responsabilités de traiter toutes tâches liées aux Ressources Humaines et l’Administration a Muyinga, ainsi que collaborer avec les autres partenaires locaux dans la gestion des tâches quotidiennes et périodiques relatives, comme détaillé ci-après :

Responsabilités :

• Assurer que les registres de présences sont régulièrement complétés par les employés, relever les données, les analyser et remettre les recommandations à l’Officier(e) Operations ;
• Développer et maintenir à jour le tableau du suivi des time Sheets des employés basés à Muyinga ;
• Dresser un tableau d’orientation pour les nouveaux employés, assurer que cette activité a été menée convenablement et faire compléter les 2 fiches de suivi aux intéressés, puis assurer qu’elles sont acheminées au Département des RH ;
• Appuyer l’Officière Operations dans la collecte des informations relatives aux employés et la production du rapport mensuel sur les Ressources Humaines ;
• Participer dans l’orientation du personnel IRC dans le domaine relatif à l’administration et des Ressources Humaines .

Gestion de la base des données des congés et des time Sheets :

• S’assurer que la BDD des congés et des TimeSheet sont à jour ;
• S’assurer que tout staff qui demande un congé est en ordre avec les timesheets ;
• Classer chronologiquement toutes les demandes de congés.

Gestion administrative

• Fournir une assistance administrative pour les réquisitions d’achat, de dépense et de remboursement des frais (PR, PRF, etc.);
• Assurer le suivi des contrats de location pour la maison d'hôtes et les logements individuels;
• S'assurer que les documents mis à jour avant l'arrivée et à l'arrivée sont communiqués aux visiteurs;
• Apporter une assistance a l’exécution des taches de bureau (photocopies, scanning);
• Préparer les achats trimestriels de fournitures de bureau, de papeterie, d'articles de nettoyage et de toilette en collaboration avec le responsable des stocks et assurer la gestion des produits d’entretien et de toutes les fournitures de bureau et de maison;
• Préparer les demandes de paiement et s'assurer que toutes les factures de services publics pour le bureau, la maison d'hôtes sont collectées et traitées pour les paiements en temps voulu;
• Signaler et assurer le suivi de toutes les réparations nécessaires dans le bureau en collaboration avec le service Logistique;
• Assurer le suivi de tous les articles tels que les projecteurs, les flip chart, les tableaux, pour les réunions et les ateliers organisés à l’intérieur ou à l’extérieur de IRC, en collaboration avec les organisateurs et le service de Logistique ;
• Superviser les agents d’entretien et les cuisiniers en fonction de leurs JD ;
• Travailler en étroite collaboration avec les gardes de sécurité pour s'assurer que les feuilles d'émargement des portes sont remplies de manière appropriée ;
• Veiller à la propreté du bureau et des alentours .

Appuis divers

• Envoi des courriers aux différents sites ;
• Effectuer toutes autres taches demandées par le superviseur dans le cadre du travail ;
• Appuyer dans la logistique de passation des tests : installation des ordinateurs, mettre le test sur les ordinateurs, récupérer les réponses, etc.

Qualifications

• Une Licence en GRH, en Administration des affaires, Comptabilité ou diplôme équivalent ;
• Expérience de 2 ans dans l’appui au département des ressources humaines et/ou dans l’administration ;
• Bonne connaissance de la législation sociale ;
• Excellentes compétences interpersonnelles ;
• Une bonne communication et les compétences en médiations ;
• Grande capacité d’écoute, d’analyse et de résolution des problèmes et des conflits ;
• Sens de l'organisation et capacité d'établir des priorités et de respecter les délais requis ;
• Esprit d'équipe avec une personnalité attentive à respecter les besoins de bien-être du personnel ;
• Capacité de motiver le personnel / à concilier travail et vie familiale et encourager les autres à le faire ;
• Bonne expression orale et écrite en français et une bonne connaissance de l’anglais.

Compétences & Aptitudes Techniques :

• Bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, Power Point) ;
• Bonnes capacités organisationnelles et de planification ;
• Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
• Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
• Niveau prouvé d’intégrité et de confidentialité ;
• Aptitude à travailler sous pression.

4. Autres :

• Respecter et faire respecter le Code de Déontologie Professionnelle (IRC WAY) ;
• Assister dans toute autre tâche tel que requis par son superviseur technique ou Hiérarchie,
• Exécuter toutes les autres tâches qui lui sont assignées ;
• Assurer et maintenir la confidentialité de toute l’information sensible des Ressources Humaines à tout moment. Travailler d’une manière professionnelle et présenter une image positive d’IRC ;
• Respecter la politique d’éthique d’IRC ;
• Assurer le strict respect des consignes de sécurité en vigueur ;
• Assister dans toute autre tâche demandée par le superviseur.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable .

Tout dossier doit comprendre les éléments suivants : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice a.i des Ressources Humaines, IRC Burundi. •Copies certifiées des diplômes, copies des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail). Les dossiers incomplets ne seront pas dépouillés.

La transmission des dossiers de candidature se fait électroniquement.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 08 Avril 2024 à 17h00 heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.