Associé(e) aux Finances

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 

 

 

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L'équipe des Finances soutient le Bureau Pays (BP) dans la promotion de son programme de développement durable en améliorant continuellement la performance financière du BP, en assurant une saine gestion des ressources financières et en assurant une forte responsabilisation grâce à une prise de décision éclairée, à des processus de gestion financière efficaces et à des rapports financiers transparents conformes aux normes internationales et aux directives réglementaires.

 

 

OBJECTIF DU POSTE

Sous la direction et la supervision directe du Manager des Opérations, l'Associé(e) aux Finances assure la direction de l'exécution des services financiers au sein du Bureau Pays (BP) en veillant à l'utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l'intégrité des services financiers. L'Associé(e) aux Finances promeut une approche collaborative et axée sur le client, conformément aux règles et règlements du PNUD.

L'Associé(e) aux Finances supervise et dirige le personnel de soutien de l'unité des Finances. L'Associé(e) aux Finances travaille en étroite collaboration avec les équipes chargé(e)s des Opérations, du Programmes et des projets du BP, ainsi qu'avec le personnel du Siège du PNUD et du GSSC pour fournir des informations et résoudre des problèmes complexes liés à la gestion financière et aux opérations.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein des unités, des fonctions, d'équipes et de projets multidisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

 

 

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITES

 

1.)   Soutenir l'administration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles et adapter les processus et les procédures.   Exemple de tâches:

• Veiller à ce que les activités financières du BP, le système d'enregistrement et de communication des rapports financiers et le suivi des recommandations de l'audit soient pleinement conformes aux politiques et procédures du PNUD en matière de programmes et d'opérations (POPP) et aux stratégies.  Faciliter la mise en place de contrôles internes efficaces et le bon fonctionnement d'un système de gestion des ressources financières axé sur le client.
• Aider la direction du bureau à préparer et à réviser les processus opérationnels des finances du BP, à cartographier et à élaborer le contenu des procédures opérationnelles normalisées internes dans le domaine des finances, en consultation avec la direction du bureau.
• Préparer des rapports contenant une analyse de la situation financière du BP.
• Aider à soutenir la direction du bureau à définir le cadre et les conditions des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources.
• Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau. 
• Surveiller régulièrement les rapports d'exception financière pour les activités et les transactions inhabituelles ; et investiguer sur les anomalies ou les transactions inhabituelles. Informer la haute direction du BP et les autres membres du personnel du PNUD au Siège des résultats de l'investigation lorsque des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
• Maintenir les ententes de financement et de fonds en fiducie, assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du BP. 

 

2.)   Assurer l'administration des budgets des projets de gestion du BP (Management Projects), l'apurement des budgets pour les projets de développement et le fonctionnement d'un système optimal de recouvrement des coûts.   Exemple de tâches:

• Produire de l'information approfondie pour la planification des ressources financières du BP.
• Préparer et modifier les budgets des projets du PNUD, assurer le suivi avec le Siège des plafonds de dépenses autorisés (ASL) pour les projets de gestion.
• Assurer l'administration du mécanisme de contrôle des projets de développement en surveillant les budgets, en préparant et en modifiant l'état budgétaire par rapport à l'ASL, et faire le suivi avec le Siège sur l'ASL pour les projets de gestion. 
• Préparer en temps opportun les factures de recouvrement des coûts et de DPC dans l'ERP pour les services fournis par le PNUD. Élaborer et mettre en œuvre un système de suivi (tracking) des revenus et assurer le suivi du recouvrement des coûts. Établir des critères pour la répartition proportionnelle des contributions des organismes au compte des services communs, préparer et modifier le budget des services communs et assurer le suivi du recouvrement des paiements en temps opportun.

 

3.)  Fournir un soutien comptable et administratif à l'unité Finances   Exemple de tâches:

• Assurer un bon contrôle des pièces justificatives et des factures de paiement et une bonne gestion des documents, y compris l'archivage systématique. 
• Examiner la surveillance (oversight) périodique des rapports financiers pour les projets et les fonds de gestion/l'équilibre budgétaire. 
• Maintenir un système interne de contrôle des dépenses qui permet de s'assurer que les factures traitées sont jointes et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et affichées dans l'ERP ; et les demandes de frais de voyage, de remboursement de frais de voyage (Travel claim) et autres droits sont dûment traités.
• Coordonner et examiner les comptes alloués du grand livre général et du grand livre auxiliaire et soutenir la clôture du projet en temps opportun.
• Prenez des mesures correctives en temps opportun sur les factures non validées (unposted invoices), y compris les factures comportant des erreurs de validation, des exceptions de correspondance (match exceptions) et/ou des factures non approuvées. Fournir une réponse rapide aux demandes du Siège pour résoudre les problèmes de données financières.
• Tenir à jour les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi des contributions avec les partenaires.
• Assurer l'enregistrement, le rapprochement et la soumission en temps opportun des demandes de TVA auprès de l'autorité fiscale compétente et assurer le suivi des remboursements de TVA, ainsi que des autres impôts et taxes existants dans le pays.
• Enregistrer et rapprocher les autres revenus, y compris le paiement du GLOC (Contributions du Gouvernement aux charges locales du Bureau du PNUD), les contributions en nature des gouvernements et les revenus des organismes par le biais de l'UPL/LPL
• Effectuer les certifications trimestrielles et de fin d'année en temps opportun, conformément aux lignes directrices du Bureau de la Gestion Financière (OFM guidelines). 
• Suivre l’évolution des textes fiscaux du pays et s’assurer que le BP y soit conforme et que les avantages et privilèges des Nations Unies en général et du PNUD en particulier soient acquis.

 

4.)   Assurer le bon fonctionnement et la gestion de la trésorerie du BP   Exemple de tâches:

• Procéder à un examen en temps opportun de la situation de trésorerie des comptes locaux afin de garantir des fonds suffisants pour les décaissements et de maintenir le niveau de liquidité approuvé par l’organe de gestion de la trésorerie du Siège. Identifiez et enregistrez les recettes et créez des dépôts ou des demandes de revenus.
• Identifiez et enregistrez les contributions.
• Agir au titre de suppléant de l'Analyste/Spécialiste des Finances (ou du Manager des Opérations) en tant que contact principal avec la direction de la banque locale pour les questions opérationnelles courantes, y compris la négociation du taux de change lors du réapprovisionnement. Peut être membre du comité de signataires de la banque sur décision du Représentant Résident.
• Préparez des rapprochements bancaires précis et en temps opportun. Sélectionnez les virements bancaires et les transactions (DEAL) pour approbation et règlements.
• Préparer en temps opportun des prévisions mensuelles de trésorerie à l'intention du Manager des Opérations et de l'analyste aux finances. Liaison avec les agences des Nations Unies pour obtenir une estimation de leurs besoins de trésorerie. Agir à titre de caissier suppléant pour les décaissements en espèces effectués sur place.

 

5.)   Assurer la facilitation de l'acquisition et du partage des connaissances au sein du BP   Exemple de tâches:

• Organiser une formation sur la gestion financière à l'intention du personnel des opérations, des programmes et des projets.
• Synthétiser les leçons apprises et les meilleures pratiques en matière de gestion financière.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

 

Le (la) titulaire s'acquitte de toutes autres tâches qui s'inscrivent dans le cadre de son profil fonctionnel et qui sont jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.   Responsabilités de supervision et de gestion : Superviser le personnel de soutien de l'unité des Finances.  

 

 

 

EXIGENCES

Education

• Diplôme d’études secondaires est requis, Ou
• Diplôme universitaire dans le domaine de la comptabilité/finance sera dument pris en considération mais pas un requis.
• Comptable pleinement qualifié, d'un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou achèvement complet du Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD. Aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n'est requis. 
• Les candidats n'ayant aucune qualification professionnelle en comptabilité, mais titulaires d'un diplôme spécialisé en comptabilité et/ou en finance, doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s'ils sont recrutés. Cependant, aucun test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD n'est requis.
• Les candidats qui n'ont pas de qualifications professionnelles en comptabilité, mais qui ont une expérience pertinente, doivent passer avec succès le test de comptabilité et de finance (AFT) du PNUD avant d'être présélectionnés et doivent suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD, s'ils sont recrutés.

 

 Expérience, connaissances et compétences

• Minimum 7 ans (avec diplôme d'études secondaires) ou 4 ans (avec une licence) d'expérience en finance et comptabilité à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au niveau national ou international sont exigés.
• Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) est requise
• Une connaissance approfondie des feuilles de calcul et des systèmes de gestion Web tels que les progiciels financiers ERP et les progiciels de bases de données est souhaitable
• Une expérience de travail dans un organisme international ou les nations unies est souhaitable
• La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise. 

 

Exigences linguistiques

• La maîtrise de la langue de l'ONU du lieu d'affectation (français) est exigée.
• La maîtrise de la langue nationale du lieu d'affectation est exigée du personnel local.
• La connaissance de l'anglais est un atout

 

 

Démonstration attendue des compétences   Noyau du poste   Obtenir des résultats NIVEAU 2 : Augmentation des solutions et simplification des processus, équilibre la vitesse et la précision dans l’exécution du travail Penser de manière innovante NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s’ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d’une pensée systémique/intégrée Apprendre en continu NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir l’apprentissage S’adapter avec agilité  NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement Agir avec détermination  NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément S'engager et s'associer NIVEAU 2 : Être facilitateur/intégrateur, rassembler les gens, créer/maintenir des coalitions/partenariats Favoriser la diversité et l'inclusion NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, en tenir compte dans la prise de décision

 

Les compétences du PNUD en matière de gestion du personnel peuvent être consultées sur le site dédié.

 

Compétences transversales et techniques     Domaine thématique Nom Définition Gestion d'entreprise

Satisfaction de la clientèle/Gestion de la clientèle

 

• Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens d'ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients

Développement des affaires Facilitation des connaissances 

• Capacité à dynamiser des individus et des communautés de contributeurs pour qu'ils participent et partagent, notamment à l'extérieur

Gestion d'entreprise Travailler avec des preuves et des données 

• Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d'éclairer les conclusions et d'appuyer la prise de décisions.

Finance Comptabilité (Général)

• Connaissance des concepts, principes, règlements et politiques comptables et aptitude à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Finance Gestion du budget 

• Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l'élaboration et la gestion des budgets de l'équipe

Finance Gestion des risques d'audit

• Aptitude à traiter les questions soulevées au cours d'un audit et à proposer des solutions afin de garantir l'obtention d'une opinion d'audit véridique et juste.

Finance Services bancaires et gestion de trésorerie

• Capacité à collecter, manipuler et gérer des liquidités, ce qui implique d'évaluer la liquidité du marché, les flux de trésorerie et les investissements.

 

 

KEYWORDS

• Gestion des ressources financières et de la trésorerie
• Contrôle et optimisation des dépenses
• Systèmes de recouvrement des coûts 
• Précision et qualité des Rapports financiers 
• Respect des procédures et des principes comptables
• Contrôle Interne et Audit
• Classement 

 

 

DISCLAIMER 

Informations importantes pour les candidats :
Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD :
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d'œuvre 

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.