Programme Assistant, GS-5, Fixed Term, Lomé-Togo #52581

L'assistant(e) de programme (G5) est affecté(e) à la section Efficacité du programme et rend compte directement au superviseur, en l’occurrence le spécialiste planification, suivi et évaluation. Sous la supervision et la direction du superviseur, l'assistant(e) de programme fournit un large éventail d'appui administratif, opérationnel et procédural à la section Efficacité du programme. Le/la titulaire facilite la mise en œuvre, le suivi et l'exécution des résultats de la composante de programme en veillant à ce que les tâches soient exécutées en temps voulu et de manière efficace, conformément aux règles et règlements de l'UNICEF. Le/la titulaire peut appuyer un ou plusieurs domaines de programme ou initiatives interfonctionnelles et travaille souvent en coordination avec d'autres sections.

L'UNICEF œuvre dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l'adolescence.

La mission fondamentale de l'UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, que ce soit dans les programmes, les activités de plaidoyer et les opérations. La réalisation des droits de l’enfant sous l’angle de l’équité vise à s’assurer de chances égales dans la vie, dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles. Il est de plus en plus évident qu'investir dans la santé, l'éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d'une société, en s'attaquant aux inégalités, donnera non seulement à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduira également à une croissance soutenue et à la stabilité des pays. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits de l'homme de tous les enfants, ce qui est le mandat universel de l'UNICEF, tel qu'il est défini dans la Convention relative aux droits de l'enfant, tout en soutenant le développement équitable.

L'UNICEF est un lieu où se construisent des carrières : nous offrons à notre personnel diverses possibilités de développement professionnel et personnel qui les aideront à renforcer leur sens du devoir tout en servant les enfants et les communautés à travers le monde.

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Pour chaque enfant, le droit à l'engagement 

Comment pouvez-vous faire la différence? 

Principales fonctions, responsabilités et tâches connexes : 

1. Soutien au programme

• Effectuer les transactions dans le logiciel Vision et assurer l'exactitude des données, fournir les informations nécessaires pour suivre la mise en œuvre de la composante de programme, suivre les dépenses et traiter les modifications si nécessaire.
• Fournir des contributions au bulletin des indicateurs de gestion et produire des analyses spécifiques, grâce aux outils numériques, pour faciliter l’identification et la résolution des goulots d’étranglement.
• Assurer la liaison avec les collègues des autres composantes de programme et des opérations pour résoudre les problèmes transactionnels ou procéduraux.

2. Soutien administratif et financier

• Faciliter le traitement des contrats (consultants, fournisseurs, partenariats), y compris les téléchargements des termes de référence, les transactions de la passerelle de services et les arrangements logistiques.
• Gérer le calendrier des principaux événements de la composante de programme et faciliter la tenue des réunions d'équipe.
• Maintenir à jour les systèmes de suivi des congés, des absences et des événements d'équipe.
• Préparer la documentation pour le suivi financier dont les rapports budgétaires.
• Collecter et faciliter le traitement des factures et des demandes de paiement par l'intermédiaire du logiciel Vision et de la plateforme Service Gateway.
• Effectuer des vérifications physiques des biens de bureau, formuler des demandes d'achat pour les remplacer et mettre à jour les registres des biens conformément à la politique de gestion des biens de l'UNICEF.
• Mettre à jour la base de données de contacts des partenaires, les listes de participants à la formation et les listes de consultants, en veillant à ce que les informations soient à jour et conformes aux meilleures pratiques.

3. Soutien aux opérations et aux déplacements

• Fournir un soutien aux déplacements des membres de l'équipe, y compris les réservations de voyage/itinéraire, et la coordination avec les points focaux des voyages et les RH pour les droits.
• Soutenir l'approvisionnement en fournitures et la gestion de l'équipement de bureau, tenir à jour les inventaires.

4. Soutien administratif et logistique et coordination des événements

• Fournir un soutien logistique et opérationnel pour les sessions de formation, les ateliers et les conférences, y compris la coordination des fournisseurs, les réservations de lieux/salles, les services de restauration et la communication pour la confirmation des participants.
• Aider à préparer les documents d'information, les ordres du jour et les registres de présence.

5. Gestion des connaissances et communication

• Maintenir un archivage bien organisé, à la fois numérique et physique si nécessaire, des systèmes de partage des connaissances et de mémoire institutionnelle.
• Fournir un soutien administratif et logistique pour l'intégration des nouveaux membres du personnel, stagiaires ou consultants.
• Aider le personnel à naviguer dans le dépôt numérique pour trouver la ressource la plus récente et la plus pertinente.
• Rédiger et réviser les communications internes, y compris les résumés des réunions, et fournir des contributions aux guides de procédure si nécessaire.

6. Dextérité numérique

• Utiliser les nouveaux outils utilisant l’IA et la visualisation pour obtenir des informations synthétisées.
• Maintenir les archives numériques conformément aux directives de l'UNICEF en matière de main-d'œuvre numérique et de protection des données.
• Promouvoir les solutions numériques et aider les collègues à adopter de nouveaux outils pour plus d'efficacité.
• Protégez les documents en garantissant la confidentialité et atténuez les risques liés aux données.

7. Soutien d'urgence et flexibilité

• Soutenir la section en cas d'urgence et/ou d'affectations de pointe en redéfinissant les priorités des tâches et en fournissant un soutien administratif et logistique accéléré.
• Assurer la continuité des activités en fournissant un soutien de remplacement au bureau au besoin.

Pour plus d'informations à propos du poste, merci de lire la description du poste ici : JD Programme Assistant GS5.docx

Pour devenir défenseur de tous les enfants, vous devrez...

Minimum requirements:

• Education: Avoir un diplôme BAC+3 en gestion administrative, gestion de projet ou tout autre domaine connexe d’intérêt est exigé.
• Experience professionnelle:  Avoir au moins cinq années d'expérience dans l'administration ou le travail de bureau, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, sont exigées.
• Exigences lingustiques: La maîtrise du français est exigée. La connaissance de l’anglais et d'une ou plusieurs langues locales est un atout.

For every Child, you demonstrate...

UNICEF’s Core Values of Care, Respect, Integrity, Trust and Accountability and Sustainability (CRITAS) underpin everything we do and how we do it. Get acquainted with Our Values Charter: UNICEF Values

The UNICEF competencies required for this post are…

(1) Builds and maintains partnerships

(2) Demonstrates self-awareness and ethical awareness

(3) Drive to achieve results for impact

(4) Innovates and embraces change

(5) Manages ambiguity and complexity

(6) Thinks and acts strategically

(7) Works collaboratively with others 

Familiarize yourself with our competency framework and its different levels.

UNICEF promotes and advocates for the protection of the rights of every child, everywhere, in everything it does and is mandated to support the realization of the rights of every child, including those most disadvantaged, and our global workforce must reflect the diversity of those children. The UNICEF family is committed to include everyone, irrespective of their race/ethnicity, disability, gender identity, sexual orientation, religion, nationality, socio-economic background, minority, or any other status.

UNICEF encourages applications from all qualified candidates, regardless of gender, nationality, religious or ethnic backgrounds, and from people with disabilities, including neurodivergence. We offer a wide range of benefits to our staff, including paid parental leave, breastfeeding breaks and reasonable accommodation for persons with disabilities. UNICEF provides reasonable accommodation throughout the recruitment process. If you require any accommodation, please submit your request through the accessibility email button on the UNICEF Careers webpage Accessibility | UNICEF. Should you be shortlisted, please get in touch with the recruiter directly to share further details, enabling us to make the necessary arrangements in advance.

UNICEF does not hire candidates who are married to children (persons under 18). UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities. UNICEF is committed to promote the protection and safeguarding of all children. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check, and selected candidates with disabilities may be requested to submit supporting documentation in relation to their disability confidentially.

UNICEF appointments are subject to medical clearance.  Issuance of a visa by the host country of the duty station is required for IP positions and will be facilitated by UNICEF. Appointments may also be subject to inoculation (vaccination) requirements, including against SARS-CoV-2 (Covid). Should you be selected for a position with UNICEF, you either must be inoculated as required or receive a medical exemption from the relevant department of the UN. Otherwise, the selection will be canceled.

Remarks:

As per Article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity.

UNICEF is committed to fostering an inclusive, representative, and welcoming workforce. For this position, eligible and suitable female  are encouraged to apply.

Government employees who are considered for employment with UNICEF are normally required to resign from their government positions before taking up an assignment with UNICEF. UNICEF reserves the right to withdraw an offer of appointment, without compensation, if a visa or medical clearance is not obtained, or necessary inoculation requirements are not met, within a reasonable period for any reason. 

UNICEF does not charge a processing fee at any stage of its recruitment, selection, and hiring processes (i.e., application stage, interview stage, validation stage, or appointment and training). UNICEF will not ask for applicants’ bank account information.

Humanitarian action is a cross-cutting priority within UNICEF’s Strategic Plan. UNICEF is committed to stay and deliver in humanitarian contexts. Therefore, all staff, at all levels across all functional areas, can be called upon to be deployed to support humanitarian response, contributing to both strengthening resilience of communities and capacity of national authorities.

All UNICEF positions are advertised, and only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process. An internal candidate performing at the level of the post in the relevant functional area, or an internal/external candidate in the corresponding Talent Group, may be selected, if suitable for the post, without assessment of other candidates.

Additional information about working for UNICEF can be found here.