L'UNICEF Côte d'Ivoire est à la recherche d'un(e) Assistant(e) au Programme pour aider à la planification, à la mise en œuvre et au suivi de nos programmes. Vous serez chargé(e) de travailler en étroite collaboration avec notre équipe pour soutenir la gestion du programme de pays, en veillant à ce que nos activités soient mises en œuvre de manière efficace et en temps opportun. Si vous êtes une personne proactive et flexible, avec une expérience dans la coordination et le soutien administratif, nous vous invitons à postuler pour rejoindre notre équipe dynamique !

L'UNICEF œuvre dans plus de 190 pays et territoires pour sauver la vie des enfants, défendre leurs droits et les aider à réaliser leur potentiel, de la petite enfance à l'adolescence.

À l'UNICEF, nous sommes engagés, passionnés et fiers de ce que nous faisons tant que l'on a besoin de nous. Promouvoir les droits de chaque enfant n'est pas seulement un travail, c'est une vocation.

L'UNICEF est un lieu où se construisent des carrières : nous offrons à notre personnel diverses possibilités de développement professionnel et personnel qui les aideront à renforcer leur sens du devoir tout en servant les enfants et les communautés à travers le monde. Nous accueillons tous ceux qui souhaitent s'intégrer et s'épanouir dans une culture diversifiée et passionnée, associée à une rémunération et à des avantages sociaux attractifs.

Visitez our website pour en savoir plus sur ce que nous faisons à l'UNICEF.

Pour chaque enfant, un(e) héros (héroïne) !

La mission fondamentale de l'UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout dans le monde, dans toutes les activités de l'organisation, qu'il s'agisse de programmes, de plaidoyer ou d'opérations. La stratégie d'équité, qui met l'accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et les plus exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l'enfant en actions concrètes. Pour l'UNICEF, l'équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et de réaliser leur plein potentiel, sans discrimination, préjugé ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant a des chances inégales dans la vie, que ce soit sur le plan social, politique, économique, civique ou culturel, ses droits sont bafoués. Il est de plus en plus évident que l'investissement dans la santé, l'éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d'une société, c'est-à-dire en s'attaquant aux inégalités, permettra non seulement à tous les enfants de réaliser leur potentiel, mais aussi d'assurer une croissance et une stabilité durables aux pays. C'est pourquoi il est si important de mettre l'accent sur l'équité. Cela accélère les progrès vers la réalisation des droits humains de tous les enfants, ce qui constitue le mandat universel de l'UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l'enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

Comment pouvez-vous faire la différence? 

OBJECTIF DU POSTE

Sous la supervision et la direction du chef de la planification, du suivi, des données et des preuves (PMDE), l'assistant(e) de programme soutient la section en fournissant une gamme de services de soutien procédural, administratif et opérationnel pour l'élaboration, la mise en œuvre, l'exécution et le suivi du programme de pays, en veillant à ce que celui-ci soit mis en œuvre de manière efficace et en temps opportun, conformément aux règles et règlements de l'UNICEF.

L'assistant(e) de programme travaille en étroite collaboration avec divers membres du personnel de la section, du bureau de pays, du gouvernement, des agences des Nations Unies et d'autres partenaires externes afin de soutenir la gestion du programme de pays. Il/elle suit les étapes clés et fournit régulièrement des informations sur leur état d'avancement et des conseils sur les améliorations à apporter afin de maintenir les activités sur la bonne voie.

FONCTIONS CLES, RESPONSABILITES ET TACHES/MISSIONS CONNEXES

Résumé des fonctions/responsabilités clés :

1. Soutien à la gestion des programmes

•Aider à la planification et à la mise en œuvre des plans de travail (PT) et des activités du programme, en veillant à leur alignement sur les priorités de l'organisation et les objectifs du PMDE.

•Effectuer des transactions dans VISION/SAP et FIORI, suivre la mise en œuvre des projets, suivre les

dépenses et traiter les modifications si nécessaire.

•Effectuer des transactions dans VISION et FIORI concernant les subventions et les éléments liés aux programmes, y compris, mais sans s'y limiter, l'enregistrement des allocations de subventions et le suivi des subventions de programmes arrivant à expiration.

•Soutenir la préparation des rapports et des indicateurs de performance, y compris la rédaction de contributions pour la documentation liée au PMDE.

2. Soutien au suivi

•Aider au suivi des résultats du programme, notamment en assurant le suivi des étapes clés et des progrès par rapport aux indicateurs.

•Préparer les informations de suivi et de rapport pour le superviseur et l'équipe sur les indicateurs de performance convenus afin de favoriser une gestion plus efficace et la responsabilisation vis-à-vis des résultats.

•Contribuer aux contrôles ponctuels réguliers des interventions des partenaires de mise en œuvre afin d'évaluer leur tenue des registres financiers, leurs contrôles des dépenses et leurs systèmes de rapport.

•Tenir à jour les registres et les plans de contrôle pour le suivi de la mise en œuvre et des dépenses financières.

3. Gestion administrative et financière

•Faciliter le traitement des contrats des consultants, des fournisseurs et des partenariats, y compris le téléchargement des termes de référence et les dispositions logistiques.

•Veiller à l'enregistrement et au traitement rapides et précis des demandes des partenaires de mise en œuvre (gouvernement et OSC) concernant les transferts directs d'argent liquide (DCT), le remboursement des fonds et les liquidations.

•Préparer la documentation pour le suivi financier, telle que les rapports budgétaires et les plans de contrôle.

•Surveiller régulièrement les budgets et les dépenses financières de la section PMDE à l'aide des outils appropriés, en veillant au respect des règles et règlements de l'UNICEF, et en tenant le supérieur hiérarchique informé et conseillé sur les mesures à prendre pour la prise de décision et/ou le suivi.

•Surveiller régulièrement les réservations de fonds, les engagements ouverts et l'état des contrats.

•Collecter et traiter les factures et les demandes de paiement via VISION et Service Gateway.

•Tenir à jour les calendriers du bureau, organiser les réunions et rédiger les procès-verbaux, en veillant au classement et à la diffusion appropriés des documents.

4. Gestion des connaissances et communication

•Soutenir les initiatives de partage des connaissances en tenant à jour les bases de données des partenaires, des consultants et des participants aux formations.

•Aider à la préparation des présentations, des notes d'information et des documents de référence pour les réunions et les ateliers liés au PMDE.

•Soutenir la section PMDE dans la recherche, la compilation et l'analyse d'informations qualitatives et quantitatives provenant de diverses sources sur des sujets liés au travail de la section afin de faciliter la mise en œuvre du programme ainsi que la préparation de rapports, de documents de travail et de présentations.

•Soutenir les activités de renforcement des capacités liées à la gestion des programmes en préparant du matériel de formation et en participant à des exercices.

•Veiller à la bonne documentation et à l'archivage des informations relatives au programme afin de faciliter leur consultation et leur communication.

5. Soutien opérationnel et logistique

•Coordonner les préparatifs de voyage du personnel et des partenaires, en veillant au respect des politiques de l'organisation.

•Surveiller et suivre la distribution efficace des fournitures nécessaires à la mise en œuvre efficace du programme.

•Fournir un soutien logistique pour les événements, les ateliers et les sessions de formation, y compris l'organisation des lieux et la coordination des participants.

IMPACT DES RESULTATS

Il/elle est responsable de l'ensemble des activités administratives et de soutien au programme. Les résultats clés ont un impact sur la performance globale du bureau national et sur le succès de la mise en œuvre des activités du programme. Un suivi précis du programme et des recommandations, la saisie des données et la présentation des informations garantissent une prise de décision appropriée concernant le programme.

L'efficacité et l'efficience du soutien apporté par l'assistant(e) de programme au portefeuille PMDE facilitent l'obtention de résultats concrets et durables, ce qui renforce à son tour la capacité des bureaux et de l'UNICEF à aider les femmes et les enfants les plus vulnérables.

Pour devenir défenseur des droits de tous les enfants, vous devez avoir...

• Formation: Diplôme d'études secondaires (BAC ou équivalent), de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés à la gestion de projets et/ou à la gestion administrative et financière.
• Expérience: 

  • Au moins 6 ans d'expérience professionnelle dans des fonctions administratives ou de bureau à responsabilités croissantes sont requis.

  • Solides compétences organisationnelles et numériques (systèmes SAP/ERP, MS Office).

  • Capacité à gérer plusieurs priorités dans des délais serrés.

  • Connaissance des règles, règlements et méthodologies PME de l'UNICEF (gestion axée sur les résultats, programmation axée sur l'équité).

• Exigences linguistiques: La maîtrise du français et la connaissance pratique de l'anglais sont requises.

Valeurs et compétences de l'UNICEF requises :

i) Valeurs fondamentales

• Attention
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Durabilité

ii) Compétences génériques de l'UNICEF

• Fait preuve de conscience de soi et d'éthique (1)
• Travaille en collaboration avec les autres (1)
• Établit et entretient des partenariats (1)
• Innove et accepte le changement (1)
• Réfléchit et agit de manière stratégique (1)
• S'efforce d'obtenir des résultats probants (1)
• Gère l'ambiguïté et la complexité (1)

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Familiarisez-vous avec our competency framework et ses différents niveaux.

L'UNICEF  existe pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre personnel doit refléter la diversité de ces enfants. The UNICEF family is committed to include everyone, indépendamment de leur race/ethnie, de leur âge, de leur handicap, de leur identité de genre, de leur orientation sexuelle, de leur religion, de leur nationalité, de leur origine socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.

Nous proposons une wide range of measures to include a more diverse workforce, comme le congé parental rémunéré, le congé d'allaitement, et reasonable accommodation for persons with disabilities. L'UNICEF encourage vivement le recours à des modalités de travail flexibles.

L'UNICEF n'engage pas de candidats mariés à des enfants (personnes de moins de 18 ans). L'UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations unies et de l'UNICEF, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus de pouvoir et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés feront l'objet d'une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents et devront adhérer à ces normes et principes. Le contrôle des antécédents comprendra la vérification des titres universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être amenés à fournir des informations supplémentaires pour la vérification de leurs antécédents.

Les nominations à l'UNICEF sont soumises à un contrôle médical.  La délivrance d'un visa par le pays d'accueil du lieu d'affectation est requise pour les postes IP et sera facilitée par l'UNICEF. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), notamment contre le SARS-CoV-2 (Covid). Si vous êtes sélectionné(e) pour un poste à l'UNICEF, vous devez soit être vacciné(e) comme requis, soit recevoir une exemption médicale de la part du département concerné de l'ONU. Dans le cas contraire, la sélection sera annulée.

Remarques:

Conformément à l'article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations unies, la considération dominante dans l'emploi du personnel est la nécessité d'assurer les plus hautes qualités d'efficacité, de compétence et d'intégrité.

L'engagement actif de l'UNICEF en faveur de la diversité et de l'inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les candidatures féminines éligibles et appropriés sont encouragés à postuler.

Les fonctionnaires dont la candidature est envisagée pour un emploi à l'UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur poste avant d'accepter une mission à l'UNICEF.

L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d'emploi, sans compensation, si un visa ou un certificat médical n'est pas obtenu, ou si les vaccinations nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable, pour quelle que raison que ce soit.

L'UNICEF ne facture des frais de dossier à aucun stade de ses processus de recrutement, de sélection et d'embauche (c'est-à-dire au stade de la candidature, de l'entretien, de la validation ou de la nomination et de la formation).

L'UNICEF ne demande pas d'informations sur les comptes bancaires des candidats.

L'UNICEF ne facilite pas la délivrance d'un visa et d'une autorisation de travail aux candidats dont la candidature est envisagée pour des postes de la catégorie des administrateurs nationaux et des agents des services généraux.

Les candidatures des femmes et personnes handicapées éligibles et dont les profils correspondent aux critères requis sont vivement encouragées. 

Tous les postes de l'UNICEF sont annoncés et seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection. Un candidat interne au niveau du poste dans le domaine fonctionnel concerné, ou un candidat interne/externe dans le groupe de talents correspondant, peut être sélectionné, s'il convient au poste, sans évaluation des autres candidats.

Des informations supplémentaires sur le travail de l'UNICEF sont disponibles here.