Chef de Projet

Le Ministère de l'éducation et de la formation professionnelle (MENFP) en Haïti a bénéficié du soutien de l'USAID au programme de lecture de la première année depuis août 2012. Plus récemment, le projet An n ALE a été lancé en août 2015 couvrant environ 600 écoles fondamentales avec un livre Fournitures partout au pays. Ce soutien se concrétise par la fourniture d'apprentissage, d'exercices et de livres de lecture en langue créole et en français pour la première et la deuxième année.

Après un arrêt brutal en novembre 2016, le MENFP et son partenaire américain planifient de relancer le projet en septembre 2017 avec le soutien de l'UNOPS. L'UNOPS soutiendra 750 écoles la première année et la deuxième année, il sera de 850 écoles. Par conséquent, nous apporterons 120 000 livres.

La contribution de l'UNOPS se concentrera sur la cartographie des 750 écoles en 2017, et au début de 2018, l'UNOPS sera chargée de la cartographie de toutes les écoles du pays. Le projet permettra à des milliers d'enfants de bénéficier de matériaux d'apprentissage de haute qualité adaptés à l'environnement et à la réalité haïtienne. Le soutien de l'UNOPS aidera à soutenir le projet, en particulier dans les régions éloignées ou les zones difficiles d'accès. À l'heure actuelle, il n'existe aucun système de distribution en place. Le terrain souvent difficile et le faible niveau de sécurité dans certaines zones ajoutent aux difficultés. Cela nécessite une solide assistance logistique technique, et l'UNOPS possède un bilan de la conduite d'une telle opération avec efficacité.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Le chef de projet est chargé d'élaborer/lire les documents d’initialisation du projet et l’accord juridique. Il doit également posséder une excellente connaissance des modalités et conditions du projet ainsi que des rôles et responsabilités de chaque partenaire/partie prenante afin de s’assurer que les résultats du (des) projet(s) répondent aux argumentaires commerciaux tant de l’UNOPS que du client. La réussite du (des) projet(s), et donc du chef de projet, sera évaluée en fonction des critères de réussite des engagements de l’UNOPS, lesquels sont liés aux responsabilités ci-dessous.

Les rôles et responsabilités d’un chef de projet de niveau 3 sont similaires à ceux d’un chef de projet de niveau 4, la différence résidant dans le niveau et la complexité du projet ainsi que le niveau de responsabilité spécifique au poste. Un chef de projet de ce niveau est en principe responsable d’un ou plusieurs projet(s) de l’UNOPS de niveau 3. Il/elle doit être en mesure de gérer un ou plusieurs projet(s) dont le niveau de complexité et de risque est élevé. Ce type de projet est soumis à des délais serrés et son succès requiert la collaboration avec divers fournisseurs externes. Le chef de projet est responsable de tous les aspects du cycle de vie du projet. Il/elle doit être en mesure de s’acquitter, avec une certaine autonomie, des tâches et responsabilités essentielles à la réussite du projet telles que définies ci-dessous :

Gestion des parties prenantes :

• Établir une excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet, responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les principales parties prenantes.
• Gérer les communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et veiller à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits.
• Conseiller le client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
• Gérer le flux d’informations entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et le personnel de projet.
• Capacité rédactionnel au niveau des propositions de projet
• Développer de nouveaux mandats avec Directeur pays ou Chef de programme
• Développer de bonnes relations avec les partenaires.

Performance et résultats :

• Développer et maintenir les plans des projets
• Mettre en œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des) projet(s).
• Prendre en compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux, d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
• Gérer la production des produits requis, en assumant la responsabilité de la progression des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant, des mesures correctives.
• Être en relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de comptes.
• Autoriser les lots de travaux.
• Informer le comité de pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par rapport au plan.
• Identifier et gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les meilleurs résultats possibles.
• Gérer et évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le client.
• Surveiller et évaluer les performances des fournisseurs de services.
• Identifier les opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
• Identifier les risques liés au cas d'affaire interne de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.

Procédures :

• Respecter les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
• Élaborer/adapter les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i) documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes.
• Rédiger les rapports suivants :

                                i.            Rapports des points clés

                              ii.            Rapports de fin de séquence

                            iii.            Liste de vérification de clôture du projet

                             iv.            Rapport de fin de projet

                               v.            Rapport de livraison des produits

• Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
• S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS.
• Gérer les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps.
• Comprendre et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en lien avec le projet.
• Comprendre la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais de personnel.
• Gérer les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports financiers précis).
• Si le chef de projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements nécessaires, sous sa supervision.

Gestion des connaissances :

• Intervenir au sein des Communautés de pratique concernées.
• Collaborer activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des bonnes pratiques à l’aide de la base de connaissances.
• Faire un retour sur les politiques aux directeurs des différents groupes, et favoriser ainsi l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
• Consigner les enseignements conformément au système de rapport.
• Intégrer les enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification.

Gestion du personnel : le cas échéant

• Diriger et motiver l’équipe de gestion de projet.
• S’assurer que les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies.
• S’assurer que les performances des membres de l’équipe sont évaluées.
• Identifier les membres très performants et faire part de leurs qualités au directeur du centre d’opérations.
• Posséder une excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres du personnel nommé).
• Procéder à la sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux plans du (des) projet(s).
• Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées pour remplir ces fonctions.
• Fournir un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e) pour remplir ces fonctions.
• Assurer la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).

Valeurs et principes fondamentaux :

• Compréhension et respect des principes de durabilité de l'UNOPS

                                I.            Chercher comment intégrer les principes de durabilité de l'UNOPS dans la gestion quotidienne des projets.

                              II.            Veiller à instaurer l'égalité entre les sexes sur le lieu de travail.

                            III.            Défendre l’aspect « durabilité » des projets auprès des parties prenantes principales.

• Compréhension et respect de l'appropriation et des capacités nationales

                                i.            Comprendre les principes de la Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide au développement et les intégrer aux plans du (des) projet(s).

                              ii.            Chercher à recruter localement du personnel qualifié.

                            iii.            Chercher des façons de renforcer les capacités des partenaires locaux.

• Partenariats et coordination

                                i.            Comprendre le Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD), l’UNOPS ainsi que la place du projet au sein du système de l’ONU.

                              ii.            S’efforcer de créer des partenariats solides et à assurer une coordination efficace entre les acteurs du projet concernés (ONU, gouvernements, organisations non gouvernementales, entre autres).

• Responsabilité vis-à-vis des résultats et utilisation responsable des ressources

                                i.            Les processus de gestion de projet sont conçus pour assurer le maximum de responsabilité, de transparence et de résultats optimaux. Si un projet ou des processus ne respectent pas ces principes, le chef de projet doit en informer l’un de ses supérieurs hiérarchiques.

• Excellence

                                i.            Contribuer à l'innovation et à l'adaptation des meilleures pratiques en termes de durabilité et de qualité.

• Diplôme universitaire de deuxième ou troisième cycle en gestion de projets, administration des entreprises, relations internationales, sciences politiques, ou autre discipline pertinente.

• Suivre la formation fondamentale l’UNOPS sur la gestion de projets (dans l’année suivant la signature des présents termes de référence).

Expérience professionnelle:

• 7 ans d’Expérience dans la gestion de projet dans des milieux difficiles;

• Dirigé des projets électoraux ou de gouvernance dans des pays en voie de développement est un atout
• Capacité reconnue d’adaptation et de travail dans des conditions variées

• Ccapacité reconnue de rédaction de projet (5 ans minimum) ;

Exigence minimale :      

Sept ans d'expérience progressive dans l’élaboration et la gestion de projets, axée sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, au sein d’organisations du secteur public ou privé.

Exigences supplémentaires :

• Avoir une expérience en gestion de projet en Haiti serait un atout
• Bonne connaissance du milieu
• Expérience de travail au sein des Nations Unies serait un atout

• Maîtrise du français et de l'anglais oral et écrit est requis;

Compétences principales

• Maîtrise du français oral et écrit est requis;
• Démonstration de fortes qualités de leadership;
• Flexibilité dans la compréhension de tout type de mission;
• Capable de travailler dans un environnement multinational/culturel;
• Fiable et capable de travailler sous pression, pendant de longues heures;

Compétences en gestion de projet

• Compétences en gestion de projet
• Gestion budgétaire
• Renforcement des capacités
• Gestion des clients
• Négociation de contrats
• Connaissance et respect du règlement financier et des règles de gestion financière
• Gestion des connaissances
• Suivi et évaluation
• Rédaction de rapports aux différentes étapes du projet
• Conception de projets
• Élaboration de projets
• Analyse des risques
• Gestion des parties prenantes
• Constitution de l'équipe de projet

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à 6 PM Haiti, ou à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.