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Asistente de Proyecto- Apoyo a la Implementación del Plan Institucional de Igualdad Laboral en Panamá y el Sello de Igualdad de Género en Empresas

Panamá (Panama)

Background

Bajo la dirección general del/la Coordinador/a del Proyecto de “Igualdad Laboral en Panamá. Apoyo a la implementación del Plan Institucional de Igualdad Laboral y el Sello de Igualdad de Género en Empresas”, el/la Asistente de Proyecto proporciona servicios de apoyo administrativas y financieros asegurando alta calidad, exactitud y consistencia del trabajo del proyecto en cuestión.
 
El/la Asistente de Proyecto trabaja en estrecha colaboración con el personal del Ministerio de Ambiente y el PNUD y de los socios de los proyectos para garantizar el logro de productos y resultados previstos.
 
El/la Asistente de Proyecto será supervisado por el/la Coordinador/a de Proyecto.
 
El Proyecto de Igualdad Laboral en Panamá. Apoyo a la implementación del Plan Institucional de Igualdad Laboral y el Sello de Igualdad de Género en Empresas tiene como objetivo principal fortalecer al Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral (MITRADEL) para la formulación e implementación de políticas públicas que fomenten la igualdad de género en el ámbito laboral, a través de la implementación de algunas de las recomendaciones emanadas del proceso para la elaboración del Plan Institucional de Igualdad Laboral que el Ministerio viene desarrollando con la asistencia técnica del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), así como del Programa de Certificación de Empresas en Sistemas de Gestión con Igualdad de Género, en alianza con el Instituto Nacional de la Mujer (INAMU) y el Ministerio de Comercio e Industria (MICI), con el fin de reducir las brechas de desigualdad entre hombres y mujeres en el ámbito laboral.
 
Este documento de proyecto contribuye a la consecución del Objetivo de Desarrollo Sostenible número 5 “lograr la igualdad entre los géneros y empoderar a todas las mujeres y niñas” que establece como una de las prioridades el “aprobar y fortalecer políticas acertadas y leyes aplicables para promover la igualdad entre los géneros y el empoderamiento de las mujeres y las niñas a todos los niveles”. Y el Objetivo de Desarrollo Sostenible número 8 “promover el crecimiento económico sostenido, inclusivo y sostenible, el empleo pleno y productivo y el trabajo decente para todos” que establece como una de las metas “para 2030, lograr el empleo pleno y productivo y garantizar un trabajo decente para todos los hombres y mujeres, incluidos los jóvenes y las personas con discapacidad, y la igualdad de remuneración por trabajo de igual valor”.
 
En este sentido, el proyecto contempla tres resultados:
  1. Implementado y comunicado el Plan de Igualdad Laboral del MITRADEL, como hoja de ruta institucional que permita poner en marcha y desarrollar acciones concretas y efectivas, tanto al interior del Ministerio como en los servicios que éste presta a la población (a personas, empresas u otras organizaciones), encaminadas a obtener resultados medibles en la promoción de la igualdad entre mujeres y hombres en el ámbito laboral.
  2. Fortalecidos y ampliados, a través de la participación activa de todas las personas y áreas involucradas, los conocimientos y las capacidades institucionales para la promoción de la igualdad de género en el ámbito laboral.
  3. Diseñado e implementado el Programa de Certificación de Sello de Igualdad de Género en Panamá, como proyecto piloto demostrativo en 6 empresas de Panamá.
 

Duties and Responsibilities

1.Tareas relacionadas con la planeación y revisión del proyecto:

  • Apoyar al Coordinador/a en los procesos de elaboración y seguimiento de los Planes Operativos Anuales del proyecto.
  • Apoyar en el seguimiento, monitoreo y evaluación de la implementación del proyecto.
  • Colaborar en la previsión de cursos de acciones que sean requeridos para lograr los objetivos, el alcance pretendido y/o valores agregados para el desarrollo del proyecto.
  • Asistir a la unidad coordinadora en las diferentes actividades relacionadas con la planificación e implementación del proyecto, esto incluye apoyo logístico, asistencia en giras de campo, registro de recomendaciones y requerimientos durante el desarrollo de ajustes y adaptaciones de las acciones a realizarse, así como asistencia en la redacción de informes, coordinación de reuniones, levantar actas, revisión de costos, entre otras.

2.Tareas relacionadas con la administración del proyecto: 

  • Administrar los recursos económicos y financieros asignados al Proyecto bajo la dirección del Coordinador del proyecto, en estrecha colaboración con el PNUD.
  • Realizar trámites para las adquisiciones de bienes y servicios, trámites para procesos de convocatoria y contrataciones de acuerdo con la política y procedimientos del PNUD.
  • Tramitar órdenes de compra, solicitudes de pago, reembolso de viáticos, solicitudes de contrato y solicitudes de enmiendas relacionadas con el proyecto.
  • Preparar la correspondencia y llevar el control de la misma.
  • Llevar el inventario de los bienes del proyecto.
  • Llevar un registro actualizado con las fechas finales de los contratos y las fechas de entrega de productos con sus respectivos pagos.
  • Mantener al día los archivos del proyecto tanto en físico como electrónico.
  • Apoyar con el monitoreo financiero de los proyectos y alertar sobre situaciones que lo ameriten.
  • Apoyar en la consolidación de gastos para los reportes financieros y reportes semestrales y de cierre de año.
  • Apoyar en la consolidación de la información técnica y financiera para elaborar el reporte anual de proyecto y sus anexos.
  • Apoyar en el proceso de auditorías externas que realicen al proyecto.
  • Cualquier otra tarea que sea asignada por el/la Coordinador/a que esté relacionada con el proyecto.
3.Tareas técnicas relacionadas con la implementación del proyecto: 
  • Asistir al Coordinador/a en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación del proyecto.
  • Realizar gestiones operativas de los planes de trabajo según las normas y procedimientos del PNUD para proyectos de implementación nacional.
  • Facilitar la coordinación con la Oficina de Género e Igualdad de Oportunidades Laborales del MITRADEL, así como con cualquiera de los actores que tengan que ver con el Proyecto.
  • Apoyar en la realización de las actividades del proyecto (reuniones, talleres y seminarios, viajes, entre otros); para lo cual se requiere coordinar todo lo relacionado con la logística de los eventos, (envío de invitación, confirmación de asistencia, tramitar cotizaciones, reserva de hospedaje, transporte, preparación de equipo y material necesario, etc.) y participar de las actividades cuando sea requerido. 
  • Recibir el equipo utilizado y cualquier otro material como banner u otros, las listas de asistencia, archivos digitales de fotografías y/o grabaciones, para generar un registro operativo de cada evento que realice la Unidad Coordinadora que incluya como mínimo la invitación, agenda, lugar, fecha, lista de invitados, lista de participantes (asistencia firmada), materiales presentados, materiales entregados, documentos de soporte, archivos de audio, video o fotografía. 
  • Brindar apoyo en el registro de minutas de reuniones de coordinación, reuniones semestrales de seguimiento, reuniones de Junta de Proyecto, y otras que sean requeridas.
  • Generar y actualizar la base de datos del proyecto (proveedores, contrataciones, socios, entre otros).
  • Mantener al día los archivos del proyecto tanto en físico como electrónicos de las actividades realizadas.
  • Acompañar al Coordinador/a en reuniones para elaborar la ayuda memoria y lista de asistencia del evento.
  • Realizar en el marco de su experiencia y competencias técnicas, otras actividades que le sean asignadas en apoyo al proyecto.
 
Resultados Esperados: 
  • Manejo administrativo y financiero del proyecto y su registro en el sistema ATLAS es veraz, eficiente y cumple con los procedimientos del PNUD, de acuerdo con el perfil de usuario otorgado.
  • Apoyo a la Unidad de Gestión en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos, adquisiciones, recursos humanos y financieros, y atender la auditoria requerida. 
  • Apoya en el cumplimiento de los requerimientos del ciclo anual de proyectos y acompaña en su logística y actividades locales y de campo.
  • Apoyo en la preparación de Informes técnicos, financieros y contables, trimestrales, semestrales y anuales según los requerimientos de los donantes. 
  • El proyecto cuenta con una base de datos actualizada digital e impresa; así como un buen registro de archivos del proyecto.
 

Competencies

Se requiere de amplia competencia y experiencias en el manejo administrativo y financiero. Es deseable que el/la candidata/a, cuente con experiencia en proyectos de desarrollo. Amplias habilidades en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de apoyo logístico a la organización de reuniones o talleres.
 
Habilidades sociales para trabajar con actores de diferentes contextos y conocimiento del entorno nacional con capacidad en la creación de redes de apoyo al proyecto.
 
Cualidades y destrezas:
  • Mostrar un modelo de integridad, acorde al estándar de valores éticos de las Naciones Unidas.
  • Habilidades de recopilación y sistematización de la información.
  • Facilidad de uso de programas o aplicaciones informáticas de escritorio y servicios de sistemas operativos como el Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, entre otros) y Windows.
  • Mostrar valores de compromiso, capacidad de adaptabilidad y disposición al servicio. 
  • Demostrar una proactividad orientada a armonizar decisiones, acciones y requerimientos.
  • Mostrar iniciativas de búsqueda de conocimiento, información y mejores prácticas para su aplicación.
 
Gestión:
  • Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.
  • Demostrar conocimientos de actuales directrices y herramientas de gestión de proyectos y su utilización en asignaciones de trabajo.
 
Comunicación y Socialización:
  • Habilidad oral y escrita para el desarrollo de una comunicación positiva y constructiva.
  • Capacidad de interactuar con otras personas en diferentes escenarios y circunstancias.
  • Empatía y sensibilidad para apreciar y respetar las diferencias y la diversidad que pueden presentar las personas, al dar a conocer sus intereses, preocupaciones y sentimientos.
  • Demostrar calma, control y una actitud positiva, así como un adecuado manejo al estar bajo presión.

Required Skills and Experience

Educación:
  • Licenciatura en administración, finanzas u otros relacionados con el área administrativa y/o ciencias sociales.
Experiencia:
  • Experiencia general mínima de 5 años en gestión administrativa y financiera y/o seguimiento de proyectos.
  • Manejo de instrumentos y procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo. 
  • Manejo de instrumentos de planificación presupuestaria, reportes financieros y monitoreo del presupuesto y auditorías.
  • Se valorará experiencia de trabajo en ONG´s, entidades de Gobierno u otras instituciones en gestión administrativa de proyectos de desarrollo.
 
Idiomas:
  • Excelente dominio del idioma español.
  • Conocimientos del idioma inglés.

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  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Panamá (Panama)
  • Grade: SB-3, Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Legal - Broad
    • Project and Programme Management
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
    • Legal - International Law
  • Closing Date: 2018-08-21

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