Auxiliar de Adquisiciones, Multiple positions

Buenos Aires

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Buenos Aires
Grade: Administrative support - LICA-4, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Administrative support
- Procurement
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

Bajo la guía y supervisión directa del/la Especialista de Adquisiciones, el/la Auxiliar de Adquisiciones del Centro de Proyectos brinda apoyo administrativo a los servicios de adquisiciones asegurando la alta calidad y precisión del trabajo. Él / ella usa su propio criterio para abordar situaciones imprevistas, buscando asesoramiento y / o reportando al supervisor según corresponda. El/la Auxiliar de Adquisiciones se relaciona con el Grupo de Servicios de Operaciones y Soporte y los Gerentes de Proyecto para garantizar el mejor apoyo. Al realizar su trabajo, el/la Auxiliar de Adquisiciones promueve un enfoque al cliente, calidad y está orientado/a a resultados.

Functional Responsibilities

Resumen de las funciones clave:

Implementación de estrategias operativas.
Soporte a procesos de adquisiciones
Apoyo para construir e intercambiar conocimiento.

1. Garantiza la implementación de las estrategias operativas y de adquisición, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Cumplimiento total de las actividades de adquisiciones con las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS.
Aportes al mapeo de procesos comerciales de adquisiciones de la oficina y a la elaboración de Procedimientos Operativos Estándar internos en Adquisiciones y Logística, en consulta con el/la supervisor/a directo/a y la administración de la oficina.

2. Apoya los procesos de adquisiciones para los proyectos de UNOPS y a petición de otras agencias, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Apoyo técnico y administrativo para el procesamiento de facturas de firmas contratadas por la oficina para suministrar bienes o servicios;
Asistencia en la preparación de informes y monitoreo de gastos administrativos;
Asistencia en la preparación de informes financieros para donantes y contrapartes del gobierno beneficiario;
Asistencia a los/las Analistas/Especialistas en Adquisiciones, proveedores y Sede de UNOPS para resolver problemas relacionados con los pagos;
Preparación de correspondencia relacionada con asuntos de adquisiciones;
Respuesta a consultas relacionadas con adquisiciones de oficinas en los países, consultores, empresas, etc, en materia de adquisiciones;
Mantenimiento de archivos de trabajo sobre actividades de Adquisiciones;
Asistencia en la preparación de correspondencia, informes, cuadros, gráficos, tablas, etc, utilizando paquetes de software estándar.

3. Proporciona apoyo para la construcción e intercambio de conocimiento, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Participación en las capacitaciones para el personal de operaciones/proyectos sobre Adquisiciones.
Contribuciones sólidas a redes de conocimiento y comunidades de práctica.

Los resultados clave tienen un impacto en la ejecución de la gestión de los servicios de adquisiciones del Centro de Proyectos en términos de calidad y precisión del trabajo realizado. La entrada precisa de datos y la información financiera, la presentación de información y el enfoque orientado al cliente mejoran la capacidad de UNOPS como proveedor de servicios eficiente y de primera clase y contribuidor al desarrollo del país.

Education/Experience/Language requirements

Educación

Se requiere Titulo de Educación secundaria, preferiblemente con experiencia en prácticas contables/comerciales.
Formación complementaria en adquisiciones se considera un plus.

Experiencia

Se requiere un minimo de 4 años de experiencia relevante en la prestación de servicios de apoyo financiero/administrativo o adquisiciones.
Se considera un plus aportar experiencia en Organismos internacionales y/o Agencias del Sistema de Naciones Unidas

Idioma

Se requiere fluidez en el idioma español
Se valorará conocimiento del idioma inglés

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA)
Nivel de contrato: Local ICA 4 - Soporte (LICA)
Duración de contrato: 12 meses con posibilidades de extensión de acuerdo a disponibilidad de fondos y buen desempeño.

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Información adicional

Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 8 p.m. Argentina
Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.

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