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Assistante Admin/Secrétaire/Réceptionniste

Nouakchott

  • Organization: FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
  • Location: Nouakchott
  • Grade: Consultancy - Consultant - Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • FNMAU
  • Closing Date: Closed

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FAO s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre et de nationalité.

Les personnes handicapées sont de même encouragées à postuler.

Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le titulaire du poste pourra être réaffecté à d'autres activités et/ou lieux d'affectation

en fonction des besoins de l'Organisation.

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Cadre organisationnel
 
De graves déficits pluviométriques dans de nombreuses régions de la zone sahélienne en 2017 ont causé des déficits dans la production agricole et les parcours. La saison des pluies de 2017 a été caractérisée par une répartition irrégulière des précipitations, entraînant une diminution drastique des pâturages pour les grandes zones de pâturage et une production agricole limitée dans certaines zones. Cela a également déclenché le début de la saison de soudure 2018 (mars au lieu de mai) et sa durée prolongée (jusqu'en septembre au lieu d'août). La production de fourrage dans les zones les plus touchées devrait être insuffisante pour répondre aux besoins en une année régulière. Le manque de pâturages et d'eau a conduit à une transhumance précoce (interne et transfrontalière), les pasteurs se déplaçant deux mois plus tôt que d'habitude pour chercher de l'eau et du fourrage pour leur bétail, provoquant de fortes concentrations d'animaux dans certaines zones.
Le Système régional de prévention et de gestion des crises alimentaires (PREGEC) recommande d’accélérer la mise en œuvre rapide des plans de réponse nationaux pour\:
- Assister les populations dans les situations d’urgence alimentaire et nutritionnelle dans les pays du Sahel, en accordant une attention particulière aux groupes les plus vulnérables, en particulier les jeunes enfants, les femmes enceintes et les mères allaitantes;
- Protéger les moyens de subsistance des populations pastorales et agro-pastorales sous pression en mettant l'accent sur l'approvisionnement en aliments du bétail et d'autres outils de gestion de la vulnérabilité pastorale.
 
Position hiérarchique
 
Le consultant travaillera sous la supervision générale du Représentant de la FAO et la supervision directe de l’Assistant Administratif
 
Domaine de spécialisation
Secrétariat.
 
 
 
Tâches et responsabilités
 
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO et la supervision directe de l’Assistant Administratif, l’intéressée apportera  son appui au bureau dans les différentes tâches de secrétariat, réception  logistique et dans le domaine de l’Administration \:
 
Elle aura les tâches spécifiques suivantes \:
 
  • Appuyer l’assistant administratif dans l’ensemble des activités d’achats dans le système GRMS \: élaboration des bons de commande (PO) et soumission pour validation dans le système ; impression des bons de commande, soumission pour signature, remise aux fournisseurs et classement
  • Appuyer l’assistant administratif et les opérations dans le lancement des appels d’offre \: Impression/duplication et mise sous plis des dossiers d’appels d’offre, contact et remise des dossiers aux fournisseurs invités en temps voulu, suivi et réception des offres. 
  • Classer l’ensemble des documents liés aux activités d’achats
  • Recevoir des appels téléphoniques au niveau du standard, réception et enregistrement du courrier et accueil des visiteurs ;
  • Différentes tâches de secrétariat ;
  • Appuyer l’assistant administratif et les opérations dans la finalisation des lettres d’entente, contrats avec les partenaires \: impression/duplication des dossiers, soumission à la signature, appui à l’enregistrement et à la reliure des dossiers, appui au suivi
  • Appuyer le bureau dans le suivi et le classement des rapports reçus et enregistrés pour améliorer leur traçabilité
  • Appuyer le bureau pour l’organisation des ateliers/formations (préparation des badges, dossiers, photocopies etc…), et l’élaboration éventuelle de courriers, tableau de synthèse Excel, présentations Powerpoint…
  • Appuyer progressivement la secrétaire principale dans l’élaboration, le suivi et la mise à jour des Local Travel Autorization (LTA) et des Travel Expense Claim (TEC) dans le système GRMS
Exécution des tâches  éventuelles en appui à l’institution de façon général 
 

 
 
LES CANDIDATS SERONT SÉLECTIONNÉS EN FONCTION DES CRITÈRES SUIVANTS\:
 
Conditions minimales à remplir
 
  • Formation d’études secondaires (niveau Baccalauréat);
  • Maîtrise du Français et connaissances moyennes en Anglais. Connaissance des langues locales du pays
  • Expérience de 10 ans dans le domaine d’assistante administratif/ secrétariat
  • Disposer d’une pièce d’identité nationale ;
 
 
 
FAO Compétences générales
  • Être axé sur les résultats
  • Esprit d'équipe
  • Communiquer
  • Établir des relations constructives.
  • Partage des connaissances et amélioration continue
 
 
Qualifications techniques/fonctionnelles
  • Diplôme \: Brevet  technique supérieur (BTS) option  Bureautique – Secrétaire de Direction
  • Maitrise de l’outil informatique, particulièrement Word, Excel, Power Point, Outlook ;
 
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 Please Veuillez noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO –
Engagement envers l’Organisation, respect de tous et intégrité et transparence.

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RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES
  • La FAO ne charge pas de frais à tout moment du processus de recrutement (demande, entrevue, traitement).
  • Prière de noter que la FAO ne prend en considération que les titres universitaires et diplômes délivrés par des établissements reconnus figurant sur la liste de l'Association internationale des universités/UNESCO.
  • Seuls les certificats de compétence linguistique délivrés par les prestataires externes agréés par l'ONU et / ou les examens officiels linguistiques de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiquées dans les applications en ligne. 
  • Les candidats en possession de certificats de langue acceptés doivent les télécharger en soumettant leur candidature. Pour plus d’infmorations, visitez http\://www.fao.org/3/I8446EN/i8446en.pdf
  • Pour d'autres questions, visitez le site web de l'emploi de la FAO\: http\://www.fao.org/employment/home/fr/
  • Pour plus d'informations sur les catégories, la durée du contrat et les honoraires, veuillez vous référer à la page Conditions.

COMMENT PRÉSENTER SA CANDIDATURE
 
Pour présenter une candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne que vous trouverez sur Jobs at FAO. Veuillez noter que les candidatures peuvent uniquement être soumises en ligne et que les dossiers incomplets ne seront pas pris en compte.
 
Les avis de vacance de poste seront retirés du le portail des carriers à 23 h 59 (heure d'Europe centrale) le jour de la date limite de dépôt des candidatures. Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai suffisant avant la date limite.
 
Pour toute question ou toute demande d’aide, s’adresser à\: iRecruitment@fao.org
 

LA FAO EST UN ESPACE NON FUMEUR


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