BACKGROUND
The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The mission of the IRC is to help people whose lives and livelihoods are shattered by conflict and disaster to survive, recover and gain control of their future.
CONSORTIUM MEMBERS AND THEIR PROGRAM IN BURUNDI
IRC Burundi
The International Rescue Committee (IRC) has been working in Burundi since 1996, initially supporting return and reintegration of refugees from Tanzania. Since then, the IRC has expanded its support to Congolese refugees and post-conflict support to Burundians. IRC Burundi’s programming includes women’s empowerment and protection, education, child protection, community services, livelihoods and is UNHCR’s partner to deliver the Logistical Support Program (LSP) which includes overall logistical support for the camps and returning refugees (transportation, vehicle maintenance, warehousing, return and reintegration support. The IRC responds to emergencies prompted by natural disaster as well as the current political crisis in Burundi.
CARE International
CARE International began its activities in Burundi in 1994, by bringing an emergency aid to people affected by civil war. From 2004, intervention was extended to long term development programs.
Today, CARE International in Burundi is changing. It nowadays plays a catalyst and facilitator role for partner organizations. In line with Care International’s 2020 vision, the latter has now become a technical leader of innovations for economic empowerment, peace, dignity, social cohesion and good governance, with special emphasis on vulnerable women and the youth.
SCOPE OF WORK
The EH Coordinator provides overall strategic direction and vision for the IRC Burundi Environmental Health programming and is the focal point of the consortium between IRC and CARE in Burundi in the context of their multiyear WASH project in the Gitega and Muyinga provinces. S/he also collaborates with other INGOs, stakeholders and supervised partners.
Under the supervision of the Deputy Director of Program (DDP) of IRC Burundi, the EH Coordinator is bound by the vision, the mission and the core values of the IRC. S/he ensures the coherence of all EH/WASH activities of the organization, in close collaboration with the other program leads, especially in the context of the socio economic empowerment of youth and women and accountability.
The EH Coordinator serves as first focal point for communication/coordination/operation with WASH relevant partners and donors In addition to overseeing the implementation of the activities listed above, the position plays an active role in the general strategic leadership of the sector. The position represents the WASH program at various levels including the national WASH sector working group, the government, international and national NGO partners, UN agencies and other strategic partnerships.
His/her tasks will include the below as well as any other tasks as requested.
POSITION OBJECTIVES
•Design, develop and manage IRC’s EH Program and a consortium WASH project jointly implemented with CARE Burundi
•Technically ensure and maintain the quality and standards implemented by this project through the whole consortium team
•Oversee all contractors and partners engaged in the implementation of EH projects
•Ensure good performance and team-building of staff under his/her direct supervision
•Represent IRC and consortium in all WASH forums/events as requested
•Maintain close links and collaboration with other sectors
•Ensure that emergency WASH activities are implemented in a timely and professional manner (as per SPHERE and IRC Standards) and in line with beneficiary needs
RESPONSIBILITIES
Responsible for full project management of consortium project and other IRC EH/WASH projects
•Oversee the management of project in its portfolio in accordance with all project documents;
•Ensure efficient project management developing/using and training staff on the tools of the consortium
•Propose budget revisions of projects to his/her supervisor if need be, in agreement with the consortium
•Ensure compliance with agreed on conventions and procedures in all programming under direct responsibility
•Establish and maintain regular and open contacts with all the actors of the WASH consortium and ensure regular information flow
•Ensure regularly and timely qualitative reports (narrative and financial)
Technical quality
•Provide technical and management leadership to the consortium and IRC internal in accordance with international best practice and IRC policy
•Prepare project plans, review designs and maintain accurate, organized work files and detailed records, including Activity Summaries, site plans, location maps, project budgets and schedules Contribute to the development of a national WASH strategy within the respective working group
•Ensure all implementation plans address training needs at all levels including community, government agency and partner organizations
•Review technical designs for water production and delivery and structural designs
•Produce and review contracts for works implemented through subcontractors or partners
•Assure appropriate monitoring of materials, equipment and supplies for technical work
•Ensure program activities foster accountability to beneficiaries and that gender and protection sensitivity and inclusion are adequately addressed in all programming under direct responsibility
Staff supervision & development
•Overall responsibility for management of consortium members on a technical and accountability level
•Overall responsibility for staff timesheets, work plans, vacation schedules, and staff training/development activities directly under his/her supervision
•Lead the recruitment of staff when funding is confirmed
•Take responsibility for discussing job expectations, performance, and objectives on an informal, quarterly basis with designated staff
•Lead annual performance reviews for all staff under his/her supervision
•Adhere to and act in accordance with the IRC Global HR Policies and Procedures
Partnership: coordination and leadership
•Participate proactively in WASH sectorial group, and other relevant working group meetings, as well as in all appropriate fora
•Establish and maintain good relationships with members of the IRC, CARE International and others in the consortium as well as in all programming under direct responsibility
•Establish and maintain good relations with implementing partners
•Identify the need for and implement capacity building activities of partners
•Contribute to strategic discussions on program development as lead member of the technical steering committee of the IRC/CARE consortium
•Share information on all programming under direct responsibility with external stakeholders, contributing to the coordination of all donors’ visits
Monitoring, evaluation, quality assurance and reporting
•Develop and maintain an effective monitoring and planning system
•Responsible for all internal and external programmatic reporting, including donors reports
•Coordinate program evaluations and reviews, ensure documentation of lessons learned informing reporting and program development
•Contribute to the development of guidelines, including technical design of software and hardware interventions and project modus operandi, for all domains under its responsibility
•Ensure IRC and international quality standards for humanitarian action are fulfilled throughout the project management cycle
•Provide technical support to the team under direct responsibility and the overall mission as well as national and international project partners ;
•Ensure that gender, protection and environmental impact are mainstreamed in all programming under direct responsibility.
•In collaboration with the heads of program of both from IRC and CARE, support the M&E team to develop a coherent M&E system and a plan to implement eventual lessons learned
•Ensure the development of tools for monitoring and evaluation of the project by involving communities and other partners
•Coordinate annual reviews, audits and evaluations with the consortium
•Ensure the collection of data for regular narrative reporting
•Ensure the respect of the contractual obligations of the consortium in the drafting and transmission of financial and narrative of quality reports
Coordination and optimal use of resources (in close collaboration with finance and logistic departments)
•Ensure regular and accurate analysis of spending, leading budget revisions in accordance with the consortium and with the finance department
•Ensure regular follow up of procurement including purchases and stock in cooperation with Care’s project Manager and with the supply chain department
•Ensure the regular procurement plans and cash flow overview
•Coach the consortium team (Care and IRC) to ensure efficient and effective planning, implementation and monitoring of all activities and their understanding of expected program outcomes
•Ensure at all-time optimal use of financial, human and logistics resources
•Contribute to the full compliance with security plans and protocols of own team and to security related information sharing in cooperation with the Senior Management Team (SMT)
Other duties
•Consistently and proactively monitor/assess the safety and security of the team; promptly reporting concerns or incidents to the steering committee and IRC SMT, and when liaising with community leaders and other external parties as required to maintain/enhance the security environment for IRC programs
•Other duties as assigned by the supervisor to enable and develop joint programs with CARE
REQUIREMENTS
•Fluency in French and English required (oral and written), Kirundi or Swahili an advantage
•Minimum of Bachelor’s Degree in Civil Engineering, hydrology, public health or related subject; Masters level education preferred.
•Eight (8) years professional experience in design and implementation of WASH projects in multiple development contexts, including experience in an emergency context
•Groundwater hydrology and/or water resource management experience required
•At least 3 years project’s experiences as Consortium leader (with international NGO in WASH)
•Experience overseeing infrastructure sub-contractors and implementing partner NGOs
•Experience in East Africa (in WASH consortium will be an asset)
•Strong program/technical and budget management skills, planning, reporting, monitoring and evaluation skills
•At least 2 years in Community based program manager in WASH (accountability, empowerment of people will be an asset)
•Excellent understanding of WASH issues in fragile situations and knowledge of international standards
•Strong written and oral communication skills, effective in representation and liaison
•Ability to work well in and to promote teamwork; comfortable in a multi-cultural environment, flexible and able to handle pressure well
•Knowledge and/or experience in conflict management, protection, or other related field
•Excellent professional approach and strong team building skills
•Strong management, planning, analytical and interpersonal
•Experience in projects financed by International Financing Institutions
•Excellent Computer skills: MS Word, Excel; AutoCAD, STATA (or similar data analysis tool) and GIS preferred
IRC is an Equal Opportunity Employer IRC considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, color, national origin, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran status or disability.
CONTEXTE
L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires au monde et vient à l’aide aux populations afin qu’elles survivent et reconstruisent leur vie. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins de survie et une aide de subsistance aux réfugiés forcés de fuir des situations de guerre ou de catastrophe. Travaillant aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, nous rétablissons la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes qui sont déracinés et qui luttent pour endurer. L'IRC ouvre la voie « du mal à la maison » (« from harm to home »).
MEMBRES DU CONSORTIUM ET LEUR PROGRAMME AU BURUNDI
IRC au Burundi
L'IRC a commencé sa programmation au Burundi en 1996 et s'est initialement concentré à soutenir le retour et la réintégration de réfugiés revenant de la Tanzanie. Depuis lors, l'IRC a élargi son soutien aux réfugiés congolais et au soutien post-conflit aux Burundais. La programmation de l'IRC au Burundi comprend l'autonomisation et la protection des femmes, l'éducation, la protection de l'enfance, les services communautaires, les moyens de subsistance. L’IRC est également le partenaire de l'UNHCR pour la mise en œuvre du Programme de Soutien Logistique (LSP) qui comprend un soutien logistique global pour les camps de réfugiés et rapatriés (transport, entretien des véhicules, entreposage et soutien au retour et à la réintégration). L'IRC répond aux situations d'urgence provoquées par les catastrophes naturelles ainsi que par la crise politique actuelle au Burundi.
CARE International au Burundi
CARE International a commencé ses activités au Burundi en 1994, en apportant une aide d'urgence aux personnes touchées par la guerre civile. À partir de 2004, l'intervention a été étendue aux programmes de développement à long terme.
Aujourd'hui, CARE International au Burundi change : Il joue aujourd'hui un rôle de catalyseur et de facilitateur pour les organisations partenaires. Conformément à la vision 2020 de Care International, ce dernier est devenu un chef de file technique en matière d'autonomisation économique, de paix, de dignité, de cohésion sociale et de bonne gouvernance, en mettant l'accent sur les femmes vulnérables et les jeunes.
CAHIER DE CHARGES
Le/la Coordonnateur/-tric SE fournit une orientation et une vision stratégique globale pour la programmation d’IRC au Burundi sur la santé environnementale et est le point focal du consortium entre IRC et CARE au Burundi dans le cadre de leur projet Eau, Hygiène et Assainissement (EHA – WaSH) pluriannuel dans les provinces de Gitega et Muyinga. Il/elle collabore également avec d'autres ONGI, parties prenantes et partenaires supervisés.
Sous la supervision du Directeur adjoint du Programme (DDP) de l'IRC Burundi, le/la Coordonnateur/-trice SE est lié par la vision, la mission et les valeurs fondamentales de l’IRC. Il/elle assure la cohérence de toutes les activités SE/EHA de l'organisation, en étroite collaboration avec les autres programmes, notamment dans le contexte de l'autonomisation socio-économique des jeunes et des femmes et de la responsabilité.
Le/la Coordonnateur/-trice SE sert de premier point focal pour la communication, la coordination et l'exploitation avec les partenaires et les bailleurs de fonds dans le domaine EHA. En plus de superviser la mise en œuvre des activités énumérées ci-dessus, le poste joue un rôle actif dans le leadership stratégique général du secteur. Le poste représente le programme EHA à différents niveaux, y compris le groupe de travail national du secteur EHA, le gouvernement, les ONG internationales et nationales, les agences des Nations Unies et d'autres partenariats stratégiques.
Ses tâches comprendront ce qui suit ainsi que toute autre tâche requise.
OBJECTIFS DE LA POSITION
•Concevoir, développer et gérer le programme SE d'IRC et un projet de consortium EHA mis en œuvre conjointement avec CARE Burundi ;
•Assurer et maintenir techniquement la qualité et les normes mises en œuvre par ce projet à travers l'ensemble de l'équipe du consortium ;
•Superviser tous les entrepreneurs et partenaires engagés dans la mise en œuvre des projets SE ;
•Assurer de bonnes performances et le renforcement en équipe du personnel sous sa supervision directe ;
•Représenter l'IRC et le consortium dans tous les forums/événements EHA sur demande ;
•Maintenir des liens étroits et une collaboration avec d'autres secteurs ;
•Veiller à ce que les activités EHA d'urgence soient mises en œuvre de manière rapide et professionnelle (selon les normes SPHERE et les normes de l’IRC) et conformément aux besoins des bénéficiaires.
RESPONSABILITES
Gestion complète du projet en consortium et d'autres projets d'IRC en SE/EHA
•Superviser la gestion des projet dans son portefeuille conformément à tous les documents du projet ;
•Assurer une gestion de projet efficace ; développer, utiliser et former du personnel sur les outils du consortium ;
•Proposer des révisions budgétaires des projets à son superviseur, le cas échéant, en accord avec le consortium ;
•Assurer le respect des conventions et des procédures convenues dans toutes les projets sous sa responsabilité directe ;
•Établir et maintenir des contacts réguliers et ouverts avec tous les acteurs du consortium EHA et assurer un flux d'information régulier ;
•Assurer des rapports qualitatifs et ponctuels réguliers (narratifs et financiers).
Qualité technique
•Fournir un leadership technique et de gestion au consortium et à l'IRC en interne conformément aux meilleures pratiques internationales et à la politique de l’IRC ;
•Préparer les plans de projet, examiner les conceptions et tenir à jour des dossiers de travail précis et organisés et des dossiers détaillés, y compris les résumés des activités, les plans de site, les cartes de localisation, les budgets et les calendriers du projet Contribuer à l'élaboration d'une stratégie nationale WASH au sein du groupe de travail respectif
•S'assurer que tous les plans de mise en œuvre répondent aux besoins de formation à tous les niveaux, y compris la collectivité, les organismes gouvernementaux et les organismes partenaires.
•Examiner les conceptions techniques pour la production et la distribution de l'eau et les conceptions structurales.
•Produire et réviser les contrats pour les travaux exécutés par l'intermédiaire de sous-traitants ou de partenaires.
•Assurer un suivi approprié des matériaux, de l'équipement et des fournitures pour les travaux techniques.
•Contribuer au développement d'une stratégie nationale EHA au sein du groupe de travail respectif ;
•Veiller à ce que les activités du programme favorisent la responsabilisation envers les bénéficiaires et que la sensibilité et l'inclusion du genre et de protection soient abordées de manière adéquate dans tous les projets sous responsabilité directe.
Supervision et développement du personnel
•Etre responsable de la gestion des membres du consortium au niveau technique et de responsabilisation ;
•Etre responsable des feuilles de temps du personnel, des plans de travail, des horaires de vacances et des activités de formation/développement du personnel directement sous sa supervision ;
•Diriger le recrutement du personnel lorsque le financement est confirmé ;
•Assumer la responsabilité de discuter des attentes, des performances et des objectifs du travail de façon informelle, trimestrielle, avec le personnel désigné ;
•Diriger les examens annuels du rendement pour tout le personnel sous sa supervision ;
•Adhérer et agir conformément aux politiques et procédures mondiales en matière de RH de l'IRC.
Partenariat : coordination et leadership
•Participer de manière proactive dans le groupe sectoriel EHA et d'autres réunions pertinentes des groupes de travail, ainsi que dans tous les forums appropriés ;
•Établir et maintenir de bonnes relations avec les membres de l'IRC, CARE International et d'autres membres du consortium ainsi que dans tous les projets sous sa responsabilité directe ;
•Établir et maintenir de bonnes relations avec les partenaires d'exécution ;
•Identifier la nécessité et la mise en œuvre des activités de renforcement des capacités des partenaires ;
•Contribuer aux discussions stratégiques sur l'élaboration de programmes en tant que membre principal du comité de direction technique du consortium IRC/CARE ;
•Partager des informations sur toute la programmation sous sa responsabilité directe avec les parties prenantes externes, en contribuant à la coordination de toutes les visites des donateurs.
Suivi, évaluation, assurance de qualité et reporting
•Développer et maintenir un système efficace de suivi et de planification ;
•Etre responsable de tous les rapports programmatiques internes et externes, y compris les rapports aux bailleurs de fonds ;
•Coordonner les évaluations et les analyses des projets, assurer la documentation des leçons apprises informant les personnes responsables des rapports et l'élaboration des programmes
•Contribuer à l'élaboration de lignes directrices, y compris la conception technique des interventions logicielles et matérielles et le mode de fonctionnement du projet, pour tous les domaines sous sa responsabilité ;
•Assurer que les normes de l'IRC et les normes internationales de qualité pour l'action humanitaire sont respectées tout au long du cycle de gestion du projet ;
•Fournir un soutien technique à l'équipe sous la responsabilité directe, à la mission globale ainsi qu'aux partenaires de projets nationaux et internationaux ;
•Veiller à ce que le genre, la protection et l'impact environnemental soient intégrés dans toutes les émissions sous sa responsabilité directe ;
•En collaboration avec les chefs de programme d’IRC et de CARE, soutenir l'équipe de suivi et évaluation (S&E) pour développer un système cohérent de S&E et un plan pour mettre en œuvre les éventuelles leçons apprises ;
•Assurer le développement d'outils de S&E du projet en impliquant les communautés et les autres partenaires ;
•Coordonner les examens annuels, les audits et les évaluations avec le consortium ;
•Assurer la collecte de données pour les rapports narratifs réguliers ;
•Assurer le respect des obligations contractuelles du consortium dans la rédaction et la transmission des rapports de qualité financiers et narratifs.
Coordination et utilisation optimale des ressources (en étroite collaboration avec les départements financiers et logistiques)
•Assurer une analyse régulière et précise des dépenses, effectuer des révisions budgétaires conformes au consortium et au service des finances ;
•Assurer un suivi régulier de l’approvisionnement, y compris les achats et les stocks, en collaboration avec le gestionnaire de projet de Care et avec le service de la chaîne d'approvisionnement de l’IRC ;
•Assurer à ce que les plans d'approvisionnement et l'aperçu des flux de trésorerie soient réguliers ;
•Entraîner l'équipe du consortium (Care and IRC) pour assurer une planification, une mise en œuvre et un suivi efficient et efficace de toutes les activités et assurer leur compréhension des résultats attendus du programme ;
•Assurer l'utilisation optimale de ressources financières, humaines et logistiques ;
•Assurer à ce que son équipe respecte pleinement les plans et protocoles de sécurité et fait connaître des informations liées à la sécurité, en coopération avec l'équipe de direction (Senior Management Team - SMT).
Autre tâches
•Surveiller de manière cohérente et proactive la sécurité et la sûreté de l'équipe ; en informant rapidement les préoccupations ou les incidents au comité de direction de l'IRC (SMT), aussi lors de la liaison avec les dirigeants communautaires et les autres parties externes nécessaires pour maintenir/améliorer l'environnement de sécurité pour les projets EHA d’IRC ;
•Autres tâches assignées par le superviseur pour permettre et développer des activités conjointes avec CARE.
EXIGENCES
•Maîtrise du français et de l'anglais indispensable (oral et écrit), connaissance en kirundi ou swahili est considéré un atout ;
•Niveau minimum de baccalauréat en génie civil, en hydrologie, en santé publique ou équivalent ; l'enseignement de niveau supérieur est préféré ;
•Huit (8) années d'expérience professionnelle dans la conception et la mise en œuvre de projets EHA dans des multiples contextes de développement, y compris l'expérience dans un contexte d'urgence ;
•Connaissance en hydrologie des eaux souterraines et/ou la gestion des ressources en eau est un atout ;
•Au moins une expérience du projet en tant que leader du Consortium (avec ONG internationale dans EHA) ;
•L'expérience en Afrique de l'Est (en consortium EHA est considéré un atout) ;
•Fortes compétences en gestion de programmes et techniques, gestion de budget, planification, reporting, suivi et évaluation ;
•Expérience de la supervision des sous-traitants d'infrastructures et des ONG partenaires de mise en œuvre
•Au moins deux (2) ans d’expérience dans la gestion de programme communautaire en EHA ; connaissance en responsabilisation et autonomisation des personnes est considéré un atout ;
•Excellente compréhension des problématiques EHA dans des situations fragiles et connaissance des normes internationales ;
•Forte capacité en communication efficace écrite et orale, en représentation et en liaison ;
•Capacité de bien travailler et de promouvoir le travail d'équipe ; confortable dans un environnement multiculturel, souple et capable de bien gérer la pression ;
•Connaissance et/ou expérience en gestion de conflits, en protection ou dans un autre domaine lié ;
•Excellente approche professionnelle et fortes compétences en équipe ;
•Forte gestion, planification, analyse et interpersonnelle ;
•Expérience dans des projets financés par des institutions de financement internationales ;
•Excellentes compétences informatiques : MS Word, Excel; AutoCAD, STATA (ou outil d'analyse de données similaire) et SIG préférés
IRC est un employeur respectant l'égalité des chances. L'IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état matrimonial, au statut de vétéran ou au handicap.
