Chargé(e) de la gestion des Services Communs

L’équipe pays des Nations Unies en Haiti (UNCT) sous le leadership du Coordonnateur Résident conjugue ses efforts pour mettre en place un programme intégré dans le cadre de son mandat d’appui au Gouvernement et aux populations pour  le  développement d’Haïti. L’ensemble des agences qui en font partie mettent en communs leurs activités opérationnelles en vue de réduire les couts de transactions par l’harmonisation et la simplification des procédures. Elles visent aussi à réaliser des économies d’échelle à travers la négociation des contrats communs pour l’achat des biens et services au bénéfice du programme intégré aussi bien que des programmes spécifiques de chaque agence. Afin de bien gérer ce dispositif, le UNCT a mis en place le groupe inter-agence de de gestion des opérations ou ‘Operations Management Team’ (OMT) avec pour mandat d’avancer l’agenda du Business Operations Strategy (BOS) tout en focalisant sur l’élaboration des accords de long terme (LTA) communs aux agences avec les fournisseurs.

L’OMT est composée des chargés des opérations de toutes les agences faisant partie de de UNCT et aussi d’un représentant de la Mission des Nations Unies pour la Stabilisation d’Haïti (MINUSTAH). Il est présidé par le Directeur des opérations du PNUD. Afin d’aider le Président de l’OMT dans la tâche de coordination des activités et aussi pour le suivi au jour le jour de la mise en œuvre du plan d’action annuel de l’OMT, le PNUD recherche un(e) Secrétaire Administratif(ve) chargé(e) des Services Communs. 

Sous la supervision générale du Directeur de Pays Adjoint / Opérations du PNUD, le (la) Secrétaire Administratif(ve) de l’OMT chargé(e) de la gestion des Services Communs assumera les responsabilités et fonctions suivantes :

1.      Appui au Directeur Pays Adjoint/Operations dans le cadre de l’Operations Management Team

2.      Gestion des Services communs et des processus BOS et LTA

3.      Gestion financière des services communs:

Appui au Directeur Pays Adjoint/Operations dans le cadre de l’Operations Management Team

·         Préparer les réunions, établir les comptes rendus et assurer le suivi des décisions ;

·         Faciliter le processus de à la réalisation des différentes enquêtes entreprises par l’OMT sur demande de la Commission de la Fonction Publique Internationale (ICSC) ;

·         Assurer le renforcement et la redynamisation des groupes de travail si nécessaire ;

·         Assurer le rôle de point focal et de coordinateur des questions logistiques dans les liaisons inter-agences et des relations de travail avec la mission des Nations Unies en Haiti ;

·         Préparer les retraites de l’OMT et en assurer la rédaction des rapports

·         Exécuter toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient être assignées par le Président de l’OMT.

Gestion des Services communs et des processus BOS et LTA :

·         Coordonner la collecte de données auprès des agences pour la réalisation des analyses liées au BOS ;

·         Appuyer le Groupe de travail sur le Procurement dans la coordination des processus LTA

·         Recueillir les besoins et les requêtes en termes de services au niveau des différentes Agences et proposer des arrangements pour la mise en commun ;

·         Assurer que les agences paient leurs contributions aux budgets communs ;

·         Tenir   l’inventaire des biens/équipements achetés avec le financement commun ;

·         Maintenir un système de suivi/traçabilité des consommations et des dépenses effectuées pour le compte des agences en collaboration avec les services financiers du PNUD ;

·         Assurer une organisation et une gestion efficace des services communs qui passe par un partenariat d’accomplissement durable et de résultats entre  les agences ;

Gestion financière des services communs:

·         Assurer la planification et la mise en place d’un système de gestion des ressources financières communes ;

·         Elaborer et assurer la révision du budget des Services Communs ;

·         Assurer la collecte et la gestion appropriée des contributions des agences, afin de garantir les fonds nécessaires pour le bon fonctionnement des activités communes ;

·         Assurer le suivi et la tenue d’une comptabilité régulière et constante des contributions reçues  avec les documents justificatifs ;

·         Assurer un suivi continu avec l’Unité des finances du PNUD pour la vérification et la mise à jour  des budgets dans le système de gestion Atlas ;

·         Produire périodiquement les rapports de gestion ainsi que les états financiers relatifs aux services communs ;

Développement et partage des connaissances:

•        Rechercher et vulgariser les nouvelles procédures et pratiques communes édictées par DOCO et pouvant bénéficier le UNCT/OMT

•        Organiser des séances d'information aux agences de l'ONU sur les questions relatives aux services communs, fourniture de conseils et de soutien administratif liées aux services communs;

•        Renforcer ses connaissances et assurer le partage en matière de gestion et d'administration par l’organisation de formations du personnel administratif, la synthèse des leçons apprises, les meilleures pratiques ;

•        Contribuer aux réseaux et communautés de pratique de connaissances du PNUD.

Compétences générales :

·         Démontrer l’intégrité en appliquant les valeurs des Nations Unies ;

·         Promouvoir la vision, la mission et l’objectif du mandat du PNUD ;

·         Capacités à travailler dans un environnement multiculturel

Compétences fonctionnelles :

·         Avoir le sens de l’initiative, de la pro activité et de l’anticipation

·         Gestion des connaissances/d'apprentissages

·         Avoir l’esprit d’équipe et de partage des connaissances et de l’information.

·         Habilité à créer et à entretenir le partenariat et le relationnel

·         Capacité à gérer des bases de données multiples et des informations sensibles

·         Promouvoir un environnement d’apprentissage et de formation au bureau

·         Avoir l’esprit d’expérimenter et d’appliquer les nouvelles connaissances.

Efficacité opérationnelle/développement

·         Maîtrise des connaissances informatiques et des nouvelles technologies

·         Habilité à implémenter des changements en matière de gestion dans le système onusien

·         Capacité à se focaliser sur l’impact et les résultats et à promouvoir une éthique de service

·         Capacité à analyser soigneusement et logiquement les problèmes, menant à des recommandations concrètes, en vue de solutions.

·         Pouvoir contribuer efficacement aux activités d’équipe, faire preuve d’ouverture et de coopération

·         Forte capacité à entretenir de bonnes relations avec les clients externes et internes ;

·         Capacité à rester calme, à travailler sous la pression et le stress ;

·         Avoir une ouverture d’esprit et une capacité à travailler dans des situations complexes ;

·         Capacité à gérer positivement les critiques et différents points de vue ;

·         Solliciter le feedback du personnel par rapport à son travail ;

·         Capacité à conseiller, à prendre des initiatives ; à être courtois et discret.

Education :

•        Diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique, des finances ou dans un domaine connexe.

Expérience:

·         5 ans d'expérience pertinente dans la coordination des activités de plusieurs spécialités  et en administration;

·         Expérience dans la gestion des services d’appui d’une Organisation Internationale ;

·         Posséder de bonnes techniques de communications orales et écrites ;

·         Bonne maitrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais ;

·         Maîtrise du Logiciel/module de gestion, la connaissance d’Atlas étant un atout.

Le poste est ouvert aux candidats des deux (2) sexes de nationalites haitienne.