Business Support Associate

Business Support Associate - G6

Post Title: Business Support Associate

Location: Kousseri

Durée: 12 months

Type de contrat: Fixed-Term

Sous la supervision générale du Chef de Bureau terrain de Maroua et la supervision directe de l’Administrateur chargé du programme à Kousseri, le/la titulaire du poste sera responsable des taches cid dessous énumérées :

Il (elle) a notamment pour responsabilités d’assurer les tâches suivantes :

Appui à la gestion financière 

1. Il (elle) prépare et met à jour le suivi des dépenses communes des agences du SNU à la maison des Nations Unies (UN House) à Kousseri dans le respect du Memorandum.
2. Il (elle) gère la collecte, l’archivage et l’envoi des justificatifs nécessaires au suivi financier.
3. Il (elle) est en charge de mettre en place et de maintenir à jour un système de gestion et d’archivage efficace et efficient des dossiers.
4. Il (elle) sera amené(e) à assister les administrateurs hors de Kousseri de chaque agence dans les différentes tâches liées à la gestion administrative et financière de leur représentation à Kousseri, y compris l’organisation des voyages (Ndjamena-Yaoundé-Ndjamena)

Appui à la gestion administrative courante de la plateforme du SNU 

1. Il (elle) apporte un appui dans le cadre de l’organisation et la gestion courante des bureaux de la plateforme (organisation des réunions ; l’envoi, la réception et la distribution des divers courriers dans le temps.).
2. Gestion et suivi des missions des agences (réservations de vol dans UNHAS, d’Hotels pour les hôtes, gestion de l’accueil et du transport, gestion des plans pour avoir des escortes en liaison avec UNDSS et OCHA…).
3. Il (elle) peut être amené(e) à saisir et/ou mettre en forme des comptes rendus des réunions ou de séminaires et des documents administratifs (courriers, rapports,), de les produire et les diffuser aux partenaires.
4. Il (elle) est en charge de l’achat de fournitures et consommables de la plateforme et de la gestion des frais liés à la plateforme (règlement des factures d’eau, d’énergie et autres services en relation avec la plateforme).

QUALIFICATIONS

• Education : Baccalauréat

  Une Licence en gestion (comptable, financier, …) ou tout autre diplôme équivalent serait un atout.

• Avoir une parfaite maîtrise de l’outil informatique et logiciels bureautiques (pack Microsoft). Un test sera organisé dans ce cadre.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE   

• Au moins 3 années d’expérience dans le domaine de la gestion de projets de coopération, développement ou humanitaire. Une expérience avec les ONGs ou dans une agence humanitaire/de coopération du système des Nations Unies et de ses procédures constitue un avantage supplémentaire.

CONNAISSANCES ET APTITUDES

• Compétences en rédaction et sens de l’organisation et de coordination et une solide connaissance en rédaction administrative et communication 
• Aptitude à recueillir des informations, à faire des analyses pertinentes, en tirer des conclusions et à faire des propositions constructives 
• Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction 
• Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives et fournir un appui et des services de qualité en temps voulu 
• Discrétion et capacité à travailler avec des personnes d’horizons culturels différents 
• Flexibilité d’ajuster les horaires de travail et les priorités 
• Bon relationnel.

LANGUES

• Avoir une excellente maitrise du français ou de l’anglais (écrit/oral) avec une bonne connaissance de l’autre.
•  La connaissance de la langue locale serait un atout.

(Female Candidates are encouraged to apply)