Asistente de Administración (Recepción)

TERMINOS DE REFERENCIA

Título del Puesto: Asistente de Administración (Recepción)

Tipo y Grado de Contrato: Duración Determinada (Fixed Term) – GS4

Estación de Trabajo: Tegucigalpa, Honduras

Contexto organizacional:

En este nivel, el trabajo se lleva a cabo bajo supervisión mínima. Se espera que los titulares de puestos de trabajo produzcan un trabajo organizado y preciso, emprendiendo actividades específicas de apoyo empresarial.  Pueden ofrecer orientación sobre prácticas estándar a más personal subalterno en su área de trabajo.

Objetivo de la posición:

El/la Asistente de Administración respalda la entrega y el mantenimiento de las prácticas administrativas con calidad, orientada al cliente.

Actividades y responsabilidades

Bajo la supervisión directa del/la Asociada Senior de Administración y bajo la supervisión general del/la Oficial de Administracion y Finanzas, el/la titular cumplirá con la responsabilidad de asistir con tareas administrativas en el área de Recepción del PMA con las siguientes funciones.

1. Controlar el acceso de las visitas del PMA, permitiendo el ingreso de personas que sean debidamente autorizadas manteniendo un registro diario de las visitas que ingresen a las instalaciones del PMA.
2. Atender llamadas telefónicas entrantes y salientes de la planta telefónica y transferirlas a la extensión correspondiente.
3. Control y calendarización del uso de salas de reuniones del PMA.
4. Mantener un directorio telefónico actualizado con listado de números del personal, instituciones, agencias y organizaciones afines, así como teléfonos de emergencias.
5. Registro electrónico y distribución oportuna de toda la correspondencia y documentación oficial que ingresa del PMA, según normas y lineamientos oficiales.
6. Control y registro apropiado de salidas de equipo, paquetes y correspondencia oficial del PMA, según normas y lineamientos oficiales.
7. Manejo del sistema corporativo Invoice Tracking System (ITS) para el registro de facturas de proveedores.
8. Elaboración de Memos y reportes mensuales de recuperaciones de llamadas personales por teléfono celular y teléfono fijo, conforme reporte del ring master generado por
   ICT.
9. Encargado del proceso de creación y seguimiento de vendors del PMA.
10. Elaboración de estimaciones presupuestarias, términos de referencia, seguimiento a procesos de compra, certificaciones y evaluaciones de proveedores de servicios relacionados con telefonía, fotocopiado y paquetería, asegurando el cumplimiento de las normas oficiales del PMA.
11. Administración de los contratos de proveedores de servicios de telefonía, fotocopiado y paquetería, asegurando la provisión de los servicios en tiempo y calidad, aplicando los manuales, procedimientos y regulaciones administrativas de PMA, velando por el cumplimiento de los éstos.
12. Registro oportuno de los Service Entry Sheet (SES) y Good Receipt Notes (GRN) en el sistema WINGSII, de los servicios y productos recibidos cada mes, asegurando el cumplimiento de las condiciones contractuales.
13. Tramite de las exoneraciones de impuestos y preparación oportuna de la documentación para el pago mensual conforme acuerdos contractuales.
14. Mantener comunicación fluida con los proveedores, asegurando la inmediata resolución de problemas relacionados con el servicio. 
15. Mantener actualizado y en orden los archivos de pagos y procesos administrativos en forma electrónica y en duro.
16. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea asignada por su supervisor(a) inmediato(a).

Calificaciones Mínimas:

Educación:

Educación secundaria completa. Es deseable un certificado post-secundario en el área de administración o afines.

Idioma:

Fluidez oral y escrita en el idioma Español.  Se requiere idioma inglés a nivel laboral para la comunicación, lectura de materiales y políticas de administración de PMA.   

Experiencia y Conocimientos Deseables:

• Competente en el uso de equipos de oficina, MSOffice, y sistema SAP. 
• Conocimiento de rutinas y métodos de trabajo para completar procesos bajo supervisión mínima.
• Utiliza el tacto y la cortesía para dar y recibir información a una amplia gama de personas.
• Capacidad para identificar discrepancias en los datos y rectificar problemas que requieren atención.
• Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el trabajo a más personal subalterno.
• Experiencia en manejo sistema SAP, conocimiento de procedimientos administrativos.

Términos y Condiciones:

Esta posición está abierta solo a ciudadanos Hondureños/as. 

Fecha límite de aplicación:

Esta vacante está abierta desde el 11 de enero hasta el 3 de febrero, 2019.

El PMA está comprometido con la diversidad y la inclusión y en proporcionar igualdad de oportunidades de empleo. No discrimina la diversidad de género, edad, educación, nacionalidad, origen étnico, raza, discapacidad, orientación sexual y religión. El PMA invita particularmente a participar a mujeres, afrodescendientes y personas de origen indígena.