Deputy Director Operations

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home.

IRC’s vision for Niger is that individuals, households and communities are resilient, self-reliant and able to thrive in a changing context. IRC Niger is present in the regions of Tillabery, Tahoua, Agadez and Diffa with projects in the following areas: Environmental Health (EH) and Non Food Items (NFI) including Emergency – Rapid Response Mechanism (RRM), Protection (SGBV, Child Protection, Monitoring Protection and Protection Integration), Education, Nutrition, Health and Livelihoods. 

Job Overview/Summary

The Deputy Director of Operations (DDO) is a member of the senior management team (SMT) (along with the deputy Director of Programs (DDP), Country Director (CD) and Financial Controller (FC)). She/he is responsible for leading and managing the operations teams in the Country Program ensuring they are fit-for-purpose and respond to the needs of IRC’s programs. The DDO is expected to contribute to high levels of teamwork and inter-departmental and cross-sectorial collaboration.  Through her/his leadership, operations teams will be supportive of program delivery, results driven and guided by data analysis, problem identification and problem solving. 

Major Responsibilities

Ethics and Integrity

Adhere to and act in accordance with the IRC Way (code of conduct) and other Global HR Policies and Procedures, and communicate through word and example a high standard of compliance with all applicable policies and regulations.

Management and Strategy

Actively contribute to and participate in management and leadership platforms such as the senior management team, the country leadership team and the country management team. Be a champion for the implementation of the Niger Strategic Action Plan and ensure quality and meaningful participation of operations teams in strategy related activities. 

Security

Ensure the highest possible standard of security management through participatory threat and risk analysis and the development and implementation of standard operating procedures. Guarantee widespread and cross-departmental understanding and ownership of security management. Oversee ongoing contextual and risk analysis ensuring all necessary teams have access to relevant security information. 

Human Resources and Administration

Provide leadership to the human resources and administration team and ensuring the application of best practices and adherence to national and state level NGO and other relevant compliance regulations. Ensure proper functioning of the HR department and necessary support to all sectors and teams. Oversee the development/review of HR policies, guidelines and processes. Ensure recruitment, staff planning, training needs assessments and plans are carried out to meet the needs of all departments. Oversee the administration functions especially as they relate to rental agreements, visas and registration. 

Supply Chain and Warehousing

Lead an efficient and responsive supply chain system that meets the needs of program teams. Ensure that all processes from procurement to warehousing meet IRC and donor compliance requirements. Working closely with the DDP, ensure that program and field staff are jointly preparing, implementing and monitoring appropriate tools such as procurement and distribution plans. 

Information Communications Technology

Based on comprehensive needs assessments ensure that all digital data and information needs of operations and program teams are catered for. This will involve the provisioning hardware, software and ongoing training. Given the remote and insecure location of field sites, particular attention should be paid to ensuring robust connectivity and communication channels both between field teams and offices and between offices. 

Fleet Management

Ensure the adequate provision of reliable and safe transport for all departments and particularly programs to allow the effective and efficient delivery of programs in sometimes remote locations with varied terrain. Lead assessments of fleet capacity and ensure proper fleet management including servicing, driver training etc. 

Finance and Compliance

In close collaboration with the FC and the DDP, ensure operating costs are included in operating budgets and funding proposals and that programmatic growth or scale downs are factored into operations planning. In cooperation with the Finance Controller, ensure that all support systems and operations teams are operating in accordance with IRC and donor compliance regulations and have necessary risk mitigation strategies in place. 

Key Working Relationships

Position Reports to: Country Director 

Position directly supervises:

The Deputy Director of Operations will directly supervise the HR Coordinator and ADMIN Officer. Through a “management in partnership approach” the Deputy Director of Operations will jointly supervise the Supply Chain Coordinator and IT Manager. Management in Partnership is a type of matrix management used at the IRC. Management in Partnership aims to ensure effective and efficient management and supervision of multi-facing and cross-departmental roles.

Other key contacts:

Country Program:  Senior Management Team members, Grants Coordinator,

Organizationally: Regional Director, Deputy Regional Director for Programs, Regional Safety and Security Advisor, Regional Supply Chain Director, Global Supply Chain Quality Assurance Team, and others.

 Requirements

• Masters degree required (management-related or general operations preferred);
• Minimum of 5 years’ experience managing operations and/or projects in fragile and insecure locations, preferably in Africa;
• Demonstrated ability to manage field staff and remote field offices;
• Experience in logistics, HR/Admin, and security management
• Experience having managed operations (including security)  in conflict-impacted setting
• Excellent cross-cultural communication skills
• Excellent staff capacity building and training skills
• Strong problem-solving, analytical and decision-making skills;
• Strong computer skills;
• Flexibility, ability to work independently and meet deadlines

Languages Required/Preferred: 

• Fluency in spoken and written English and French is required

Computer/Other Requirements:

• Full professional competency in Microsoft Office Suite, especially Word, Excel, PowerPoint

Standards of Professional Conduct The IRC and IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – Code of Conduct.  These are Integrity, Service, and Accountability.  In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Harassment-Free Workplace, Fiscal Integrity, Anti-Retaliation, Combating Trafficking in Persons and several others.

Description de l’Organisation:

L'International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires à travers le monde et aide les populations victimes à survivre et reconstruire leur vie. Fondée en 1933 à la demande d'Albert Einstein, IRC offre le secours et l'assistance pour améliorer la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou les catastrophes. Présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis, nous restaurons la sécurité, la dignité et l'espoir pour des millions de personnes loin de chez elles et qui souffrent. IRC ouvre la voie vers des conditions de vie meilleure pour ces personnes.

La vision de l'IRC pour le Niger est que les individus, les ménages et les communautés sont résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte changeant. IRC Niger est présent dans les régions de Tillabery, Tahoua, Agadez et Diffa avec des projets dans les domaines suivants: Santé environnementale (EH) et articles non alimentaires (NFI), y compris urgence - Mécanisme d'intervention rapide (RRM), Protection (SGBV, Protection de l'enfant, Surveillance Intégration de la protection et de la protection), l'éducation, la nutrition, la santé et les moyens de subsistance. 

Aperçu/Résumé du poste

Le Directeur Adjoint des Opérations (DDO) est membre de l'équipe de direction (SMT) (avec le Directeur Adjoint des Programmes (DDP), le Directeur Pays (CD) et le Contrôleur Financier (FC)). Il / elle est responsable de la direction et de la gestion des équipes des opérations du programme de pays en s'assurant qu'elles sont adaptées aux besoins et répondent aux besoins des programmes de l'IRC. Le DDO devrait contribuer à des niveaux élevés de travail d'équipe et de collaboration inter-département et intersectorielle. Grâce à son leadership, les équipes des opérations appuieront la prestation des programmes, axées sur les résultats et guidées par l'analyse des données, l'identification des problèmes et la résolution de problèmes.

Responsabilités Principales

Ethique and Intégrité

Adhérer et agir en conformité avec le Code de conduite (IRC Way) et d'autres politiques et procédures globales de ressources humaines, et communiquer par la parole et par l’exemple une norme élevée de conformité avec toutes les politiques et réglementations applicables.

Gestion et Stratégie

Contribuer activement et participer à des plates-formes de gestion et de leadership telles que l'équipe de direction, l'équipe de leadership du pays et l'équipe de gestion du pays. Être un champion de la mise en œuvre du Plan d’Action Stratégique du Niger et assurer une participation significative et de qualité des équipes opérationnelles aux activités liées à la stratégie

Sécurité

Assurer le niveau de gestion de la sécurité le plus élevé possible grâce à l'analyse participative des menaces et des risques et à l'élaboration et à la mise en œuvre de procédures d’opérations standard. Garantir une compréhension et une appropriation étendues et transversales de la gestion de la sécurité. Superviser l'analyse contextuelle et des risques en cours, en s'assurant que toutes les équipes nécessaires ont accès aux informations de sécurité pertinentes.

Ressources Humaines et Administration

Assurer le leadership de l'équipe des ressources humaines et de l'administration et veiller à l'application des meilleures pratiques et à l'adhésion aux réglementations nationales des ONG et autres qui seraient pertinentes. Assurer le bon fonctionnement du département des ressources humaines et le soutien nécessaire à tous les secteurs et toutes les équipes. Superviser l'élaboration / l'examen des politiques, des lignes directrices et des processus de RH. Veiller à ce que le recrutement, la planification du personnel, les évaluations des besoins de formation et les plans soient réalisés pour répondre aux besoins de tous les départements. Superviser les fonctions d'administration, en particulier en ce qui concerne les contrats de location, les visas et l'enregistrement.

Chaine d’approvisionnement et Entreposage

Diriger un système de chaîne d'approvisionnement efficace et réactif qui répond aux besoins des équipes de programme. Assurez-vous que tous les processus, de l'approvisionnement à l'entreposage, respectent les exigences de conformité de l'IRC et des donateurs. Travailler en étroite collaboration avec le DDP, veiller à ce que le personnel du programme et le personnel de terrain préparent, mettent en œuvre et surveillent conjointement les outils appropriés tels que les plans d'approvisionnement et de distribution. 

Technologie de communication de l'information

Sur la base d'évaluations complètes des besoins, veiller à ce que tous les besoins en données et informations numériques des opérations et des équipes de programme soient pris en compte. Cela impliquera le matériel d'approvisionnement, les logiciels et la formation continue. Compte tenu de l'éloignement et de l'insécurité des sites sur le terrain, une attention particulière devrait être accordée à la garantie d'une connectivité et de canaux de communication solides entre les équipes de terrain et les bureaux et entre les bureaux. 

Gestion de la Flotte

Assurer la fourniture adéquate de moyens de transport fiables et sûrs pour tous les départements et en particulier les programmes pour permettre la livraison efficace et efficiente des programmes dans des endroits parfois éloignés avec des terrains variés. Diriger des évaluations de la capacité de la flotte et assurer une bonne gestion de la flotte, y compris l'entretien, la formation des conducteurs, etc. 

Finance et Conformité

En étroite collaboration avec le CF et le DDP, s'assurer que les coûts de fonctionnement sont inclus dans les budgets de fonctionnement et les propositions de financement et que la croissance programmatique ou les réductions d'échelle sont prises en compte dans la planification des opérations. En collaboration avec le contrôleur des finances, s'assurer que tous les systèmes de soutien et les équipes opérationnelles fonctionnent conformément aux règlements de l'IRC et des bailleurs de fonds et que les stratégies nécessaires d'atténuation des risques sont en place. 

Relations de Travail Clés

Le poste rapporte au: Directeur Pays 

Le poste supervise directement:

Le directeur adjoint des opérations supervisera directement le coordonnateur des ressources humaines et l'agent ADMIN. Grâce à une «approche de gestion en partenariat», le directeur adjoint des opérations supervisera conjointement le coordonnateur de la chaîne d'approvisionnement et le manager IT. La gestion en partenariat est un type de gestion matricielle utilisé à l’IRC. La gestion en partenariat vise à assurer une gestion et une supervision efficaces et efficientes des rôles multiples et interdépartementales.

Autres contacts clés:

Programme pays: Membres de l’équipe de direction, Coordonnateur Grants,

Organisationnellement: Directeur Régional, Directeur Adjoint Régional pour les Programmes, Conseiller régional de sûreté et de sécurité, Directeur régional de la chaîne d'approvisionnement, Équipe mondiale d'assurance de la qualité de la chaîne d'approvisionnement, et autres.

 Exigences

• Diplôme de Master requis (préférence pour les opérations générales ou liées à la gestion);
• Minimum de 5 ans d'expérience dans la gestion d'opérations et / ou de projets dans des zones fragiles et précaires, de préférence en Afrique;
• Aptitude démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux extérieurs éloignés;
• Expérience en logistique, RH / Admin et gestion de la sécurité
• Expérience d'avoir géré des opérations (y compris la sécurité) dans un contexte de conflit
• Excellentes compétences en communication interculturelle
• Excellentes capacités de renforcement des capacités et de formation du personnel
• Fortes aptitudes à la résolution de problèmes, à l'analyse et à la prise de décision;
• Bonnes compétences en informatique;
• Flexibilité, capacité à travailler de façon autonome et respecter les délais

Langues requises / préférées: 

• La maîtrise de l'anglais et du français parlés et écrits est requise

Informatique / Autres exigences:

• Compétence professionnelle complète dans Microsoft Office Suite, en particulier Word, Excel, PowerPoint

Normes de conduite professionnelle Les employés de l'IRC et de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans le Code de conduite de l'IRC – IRC Way. Ce sont l'intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, L’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et l'abus, la protection des enfants, un milieu de travail sans harcèlement, l'intégrité fiscale, la lutte contre la rétorsion, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.

Egalité entre les sexes: L'IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre travail y compris les congés parentaux, les protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et allocations de soutien. 

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