Assistant aux achats et en approvisionnement, GS5/TA_Antananarivo, Madagascar # 110238

Le titulaire du poste, se chargera de préparer les dossier appels d’offres et les demandes de pro-forma aux fournisseurs et prestataires potentiels ; de faire des tableaux de comparaison en vue de l'évaluation financière ; d’organiser des échantillonnages ; d’établir des bons de commande ; de tenir à jour les rapports de monitorage hebdomadaire des requêtes programmatiques et de la livraison des commandes locales et internationales ; et de maintenir un bon classement des dossiers techniques et financiers liés aux achats de fournitures et aux contrats institutionnels.

• Titre : Assistant aux achats et en approvisionnement
• Reference du poste : 110238
• Grade : GS-5 (Grille du Système des Nations Unies)
• Type de nomination : Temporaire (Temporary Appointment-TA)

• Durée : 6 mois (avec possibilité de renouvellement)
• Section : Approvisionnements et Logistiques

• Nombre de poste : Un (01)
• Lieu d’affectation : Antananarivo

L'UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés, sauver leur vie,  défendre leurs droits et pour les aider à réaliser leur potentiel.  Dans 190 pays et territoires, nous travaillons chaque jour pour chaque enfant, partout, afin de construire un monde meilleur pour tous et que nous n'abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, un espoir

But du poste

Sous la supervision de l’Administrateur en Approvisionnement, le titulaire du poste, se chargera de préparer les dossier appels d’offres et les demandes de pro-forma aux fournisseurs et prestataires potentiels ; de faire des tableaux de comparaison en vue de l'évaluation financière ; d’organiser des échantillonnages ; d’établir des bons de commande ; de tenir à jour les rapports de monitorage hebdomadaire des requêtes programmatiques et de la livraison des commandes locales et internationales ;  et de maintenir un bon classement des dossiers techniques et financiers liés aux achats de fournitures et aux contrats institutionnels.

Comment pouvez-vous faire la différence ?

Principales tâches et responsabilités

• Communiquer avec nos sections de programmes et des opérations et recevoir les requêtes pour des achats locaux et internationaux de biens et services institutionnels, les vérifier par rapport au planning annuel la conformité des documentations et transmettre les réquisitions au niveau de l’Administrateur en Approvisionnement pour finalisation.
• Préparer les dossiers appels d’offres et les demandes de pro-forma aux fournisseurs et prestataires potentiels.
• Préparer pour vérification de l’Administrateur en Approvisionnement des listes des fournisseurs invités.

• Transmettre et assurer activement le suivi des dossiers appels d’offres et des demandes de pro-forma avec les fournisseurs et prestataires potentiels. Si nécessaire, organiser des appels aux manifestations d’intérêt (AMI).
• Organiser et participer aux dépouillements des grands appels d’offres.
• Coordonner et collecter les évaluations techniques par les sections de programmes et des opérations.
• Organiser et participer au rapportage des échantillonnages ; archiver les échantillons conformes aux procédures en vigueur dans l’entrepôt de UNICEF. Si nécessaire, participer aux visites d’échantillonnages auprès des fournisseurs locaux.
• Etablir les tableaux de comparaison des offres reçues et transmettre l'évaluation financière aux sections de programmes et des opérations émettrices de la requête pour approbation de l’utilisation des fonds.
• Préparer et transmettre les bons de commandes pour achat local et international, et les contrats services institutionnels.
• Assurer la livraison à temps des commandes locales en conformité avec la qualité et les spécifications des articles requis suivant les termes et conditions dans les bons de commande.
• Recevoir et faire la vérification initiale des factures relatives aux achats locaux et contrats services institutionnels ; compléter les documents pour envoi aux sections de programmes et des opérations concernées.
• Tenir un classement adéquat des dossiers relatifs aux appels d’offres, aux demandes de prix simples et aux contrats services institutionnels, conformément aux procédures de l'UNICEF en vigueur.
• Etablir pour le Management les rapports de monitorage hebdomadaire des requêtes programmatiques par rapport aux dossiers en cours de traitement ainsi qu'aux livraisons en cours.
• Maintenir à jour la base de données des fournisseurs et prestataires institutionnels locaux.
• Suivre avec le Responsable Logistique l’arrivée et le dédouanement des achats internationaux de routine et pour les urgences.
• Assurer d’autres tâches administratives et techno-commerciales.

Pour se qualifier comme défenseur pour chaque enfant, il vous faut :

• Titulaire du diplôme de fin d’étude secondaire (bac+2), de préférence appuyé par une formation supplémentaire en administration commerciales/affaires.
• Avoir au moins cinq (5) années d’expériences professionnelles en appui administratif, achats, approvisionnement et/ou passation de marché.
• Etre intègre, honnête et organisé(e), capable de travailler sous pression. Une expérience dans des réponses aux urgences humanitaires serait un atout.
• Etre capable de produire un travail de haute qualité et précision.
• Avoir une bonne connaissance en informatique : Word, Excel, Power Point, et Internet.
• Avoir une très bonne maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais de travail.
• Avoir de bonnes compétences en communication et un excellent joueur d'équipe.
• Des expériences au sein du Système des Nations Unies ou dans une Organisation internationale est un atout.
• Ce poste est réservé aux candidats de nationalité Malagasy ou aux étrangers titulaires d’une carte de résident à Madagascar.

Pour chaque enfant, vous devez démontrez…

Les valeurs fondamentales de l'UNICEF, à savoir l'engagement, la diversité et l'intégrité, et les compétences de base en matière de communication, de travail en équipe et de recherche de résultats.

Les compétences techniques requises pour ce poste sont : analyse, apprentissage et recherche, planification et organisation, suivi des instructions et des procédures.

Voir notre cadre de compétences sur: http://www.unicef.org/about/employ/files/UNICEF_Competencies.pdf

Comment postuler

 Les candidats intéressés sont priés de postuler uniquement en ligne via le lien https://www.unicef.org/about/employ/?job=et d'y joindre en fichiers attachés une lettre de motivation, CV détaillé et une copie du diplôme le plus élevé. 

Tout dossier incomplet ou soumis en ligne après la date butoir (28 Juin 2019) ne sera pas considéré.

Remarque :

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s et participeront à la prochaine étape du processus de sélection.

Si vous avez besoin d'aide, ou avez des questions, veuillez contacter l’adresse e-mail : hrantananarivo@unicef.org

L'UNICEF s'engage au respect de la diversité et à l'inclusion au sein de sa force de travail, encourage tous les candidats, sans distinction de sexe, de nationalité, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

L’UNICEF applique une politique de zéro tolérance par rapport à l’exploitation et l’abus sexuel, et à toute forme de harcèlement, incluant le harcèlement sexuel, et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront alors être soumis à une rigoureuse vérification de références et d’antécédents