Procurement Associate

Lome

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Lome
Grade: Administrative support - GS-7, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Procurement
- PROCUREMENT
Closing Date: Closed

Background

Sous l’autorité du Représentant Résident et la supervision directe du Spécialiste aux Approvisionnements, l’Associé(e) aux Approvisionnements assure dans la transparence et l’efficacité le processus des acquisitions dans le bureau. L’Associé(e) aux Approvisionnement promeut une approche de qualité orientée vers les clients. Il/Elle peut superviser le clérical et les agents d’appui de l’Unité, il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du programme et des projets au bureau et au siège en vue de résoudre les problèmes liés aux achats et pour des échanges d’information.

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clés :

Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
Organisation des processus d’achat
Mise en œuvre de stratégie d'approvisionnement
Contrôle des biens du bureau
Fourniture de services logistiques
Facilite le développement et le partage des connaissances

1.Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en se focalisant sur les résultats suivants :

Respect des processus d’achat avec les règles et procédures, les politiques et stratégies du PNUD, mise en œuvre effective du contrôle interne

Configuration du plan d’achat du bureau et élaboration du contenu du “Standard Operating Procedures” (SOPs) en concertation directe avec le superviseur et l’équipe de direction du bureau

2.Organise des processus d’achat pour le bureau, les projets DIM/NIM et à la demande des autres agences en se focalisant sur les résultats suivants :

Préparation de plans d’achat pour le bureau et les projets et en assurer leur mise en œuvre et le suivi

Organisation de processus d’achat y compris la préparation des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des offres, factures ou proforma, leur évaluation, négocie les conditions des contrats en respect avec les règles et procédures du PNUD

Préparation des bons d’achat et des contrats dans ou hors Atlas, préparation des RPO pour les contrats de service, la création des vendeurs dans l’Atlas

Préparation pour l’examen du comité de contrat et des biens (CAP) et du comité de conseil en achat (ACP, RACP)

Mise en oeuvre du système de contrôle interne qui garantisse que le bons de commande sont dûment préparés et distribués. Actions correctives prises à temps pour les bons de commande accusant des erreurs

Présentation des rapports d’achat du bureau

Préparation des factures pour le recouvrement des coûts dans Atlas

Mise en œuvre du processus de commande groupée pour les agences en relation avec la réforme des N.U.

3.Assure la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement en se focalisant sur l’accomplissement des résultats suivants :

Développement et mise à jour de la liste des fournisseurs, mise en œuvre et évaluation/sélection des fournisseurs

4.Assure le développement et le partage des connaissances en se focalisant sur les résultats suivants :

Organisation de formation pour le personnel des opérations et des projets sur les achats

Résume les leçons apprises et les meilleures expériences dans le domaine des achats

5.Accomplit toute autre tâche qui lui serait confiée entrant dans ses compétences et apporte un appui continuel à l’unité des achats

Competencies

Core competencies

Innovation

Ability to make new and useful ideas work:Level 3: Adapts deliverables to meet client needs

Leadership

Ability to persuade others to follow:Level 3: Proactively seeks and recognizes contributions of others

People Management

Ability to improve performance and satisfaction:Level 3: Appropriately involves team in different stages of work and decision-making

Communication

Ability to listen, adapt, persuade and transform:Level 3: Expresses information and views with adaptive reasoning and appreciation for complexity and variation

Delivery

Ability to get things done while exercising good judgement :Level 3: Takes responsibility for addressing critical situations and delivering core value

Technical competencies

Purchase to pay

Knowledge of purchase to pay cycles, concepts, principles and policies and ability to apply to strategic and /or practical situation :Level 3: Implement & Manage: Exercises skills and knowledge independently, demonstrating ability to manage self and team responsibilities, in area of work

Procurement

The ability to acquire goods, services or works from an outside external source : Level 3: Implement & Manage: Exercises skills and knowledge independently, demonstrating ability to manage self and team responsibilities, in area of work

Sourcing

Ability to find, evaluate and engage suppliers of goods and services:Level 3: Implement & Manage: Exercises skills and knowledge independently, demonstrating ability to manage self and team responsibilities, in area of work

Strategic sourcing

Knowledge of strategic sourcing concepts, principles and methods and ability to apply to strategic and/or practical situations:Level 3: Implement & Manage: Exercises skills and knowledge independently, demonstrating ability to manage self and team responsibilities, in area of work

Required Skills and Experience

Education:

Education secondaire, de préférence avec une formation spécialisée en Approvisionnement. Niveau universitaire en Administration Publique ou une spécialisation en Approvisionnement.

Experience:

7 ans dans les activités des services généraux.

Maîtrise de l’ordinateur avec les logiciels (MS Word, PowerPoint, Excel et logiciels du Siège).

Connaissance prouvée des systèmes d’achat automatisés. Gestion de base de données (site web) aussi bien que de l’Intranet et Internet pour la préparation ou l’exécution de rapports ou d’analyse

Maîtrise de la communication moderne (style et format des lettres, mémorandum, fax, e-mail, comptes-rendus et rapports dynamisme

Language Requirements:

Maîtrise du français et bonne compréhension de l’anglais.

Other:

Non-Smoking environment

Disclaimer

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the website.

This vacancy is now closed.
However, we have found similar vacancies for you: