Finance Manager

Sous la supervision du ERT Field Coordinator, Le Finance Manager sera le point focal de toutes les questions relatives aux finances dans la base de Beni. Il travaille avec l’Assistant Finance Controller et le Finance Controller basés à Goma dans l’optimisation de la gestion financière à Beni

Responsabilités principales :

1. Gestion financière et Contrôle

• Assurer que toutes les politiques et procédures dans la base de Beni sont en conformité avec les procédures de l’IRC et les procédures des bailleurs des fonds;
  
• Gérer le département des finances à Beni et se rassurer de se conformer aux exigences et délais fixés par le bureau de Kinshasa, le siège a New York et les bailleurs;
• Fournir à la coordination de la province ainsi qu’aux staffs de programme une analyse mensuelle sur les BVA pour leur permettre de mieux gérer les subventions d’après les règles de l’IRC et les exigences des bailleurs ;
• Travailler avec les opérations et les programmes à Beni pour éviter toute sur-dépense ou sous - dépenses sur les lignes budgétaires des subventions de la province ;
• Assurer que la réconciliation des comptes du bilan (balance sheet reconciliation) est produite au minimum une fois le mois d’après le délai imparti et que la coordination signe sur les fiches des réconciliations des comptes ;
• Assurer que le staff qui a pris des avances les justifie à temps et envoyer un rapport des avances à la coordination pour un meilleur suivi ;
• Fournir des rapports à tous les coordonnateurs et au contrôleur financier, en indiquant clairement l'état des comptes débiteurs pour le personnel de leurs programmes sectoriels, y compris l'administration et la logistique, et cela deux fois par semaine ;
• Superviser la préparation des rapports financiers corrects pour les subventions du Beni et les soumettre dans le délai pour revue avant la soumission aux bailleurs ;
• Superviser l’accomplissement des mesures de contrôle interne à Beni et initier des actions nécessaires pour corriger les faiblesses dans le contrôle interne ;
• Faciliter et coordonner les audits externes, mission de spot checks et contrôles du gouvernement dans la province du Nord-Kivu et faire rapport de toute action susceptible de porter atteinte à l’image de l’IRC ;
• Superviser la protection des actifs de l’IRC dans la ville de Beni (espèces, équipements, inventaires à travers le suivi et le renforcement des mesures de contrôle interne ;
• Assurer la préparation du BVA OADM/OADF pour les départements des Opérations ;
• S’assurer que les points ouverts dans les rapprochements bancaires sont détectés, expliqués et liquidés en temps opportun ;
• Serassurer de l’exactitude des informations financières sur les documents financiers et les rapports financiers pour toute la province (livres de caisse et banque, journaux de clôture mensuelle, documents de paiements, etc.) ;
• Veiller à ce que la diligence raisonnable soit observée dans tous les retraits d'espèces et que les protocoles de sécurité soient respectés; 
• Travailler avec l'Administration pour assurer l'exactitude du calcul de la Paie qui doit inclure des informations correctes sur les déductions statutaires.

2. Conformité

• Veiller à ce que les politiques et règlements des donateurs et celles d’IRC soient respectés en ce qui concerne les décaissements de trésorerie et les rapports de dépenses ;
• Maintenir une connaissance des exigences gouvernementale en matière de fiscalité et autres exigences légales.
  

3. Gestion de la trésorerie

• Superviser les relations avec les banques et gérer les comptes bancaires en province et négocier les frais réduits pour les comptes de l’IRC ;
• En coordination avec le Contrôleur Financier établir les politiques en matière de limite des fonds dans les comptes, les mouvements des fonds et la gestion des devises ;
• Superviser la préparation à temps des réconciliations bancaires et réconciliation des cash et les envoyer à Goma au délai indiqué ;
• Préparer mensuellement l'analyse des prévisions de trésorerie par rapport au décaissement de trésorerie et le soumettre à Goma a temps ;
• Assurer la disponibilité de fonds utiles aux opérations au bureau en tout temps et selon les limites établies ;
• Assurer la disponibilité de liquidités à la banque en tout temps en procédant à la demande d’approvisionnement du compte selon le calendrier agrée avec le bureau de Goma ;
• Tenir informé le contrôleur financier de toute situation susceptible d’avoir un impact négatif dans la performance des finances à Beni.

4. Budget

• Assister dans la préparation et la révision des propositions budgétaires à soumettre aux bailleurs ;
• Assister dans la préparation et la maintenance du budget opérationnel de la province et assister les gestionnaires des budgets à produire leurs budgets opérationnels ;
• Consolider le budget opérationnel et l’actualiser régulièrement. Produire une analyse sur le niveau de couverture des couts opérationnels dans le budget opérationnel ;
• Présenter et faciliter la revue des rapports BVA avec les Managers de terrain et le bureau de Coordination ;
• Envoyer un rapport narratif analytique aux gestionnaires des budgets et à la direction sur la gestion des budgets afin d’assurer que les subventions sont dépensées d’après les règles IRC et les règles des bailleurs ;
• Faire la revue de toutes les charges sur les budgets pour éviter des sur-dépenses ou sous- dépenses sur les lignes budgétaires ;
• Porter à la connaissance du contrôleur financier de tout risque potentiel dans la gestion des budgets.

5. BVA online

• Veiller que les BVA online sont actualisés et contiennent des informations exactes ;
• S’assurer que l’Officier des Finances a coché dans le BVA online comme payés, toute demande de paiement reçu aux finances 
• Se rassurer que les dépenses dans le BVA online sont bien codifiées afin que le rapport présente une image correcte de la situation des dépenses ;
• Participer activement aux réunions du BVA meeting et fournir des recommandations pour éviter des sous-dépenses ou sur-dépenses sur les budgets ;
• Envoyer un rapport au Finance Controller sur les actions à prendre par les finances a l’issue des réunions des Grant Review Meeting afin améliorer la gestion des subventions.

6. Gestion des partenaires

 Se rassurer que le Finance Officer effectue une visite de revue de la capacité des partenaires pour toutes les étapes du « pre-award assessment » et visite de suivi et produire un rapport de visite avec des recommandations sur les points de faiblesse identifiés dans les procédures organisationnelles et de gestion des partenaires et envoyer le rapport à Goma ;

Réviser les rapports financiers reçus des partenaires et les conformer avec les règles des bailleurs. Fournir des recommandations pour l’amélioration dans le rapportage des partenaires ;

7. Surveillance et formation financière sur le terrain

Effectuer des visites de suivi sur le terrain des sites sélectionnés au minimum une fois par trimestre ;

Examiner les systèmes de gestion de trésorerie des sous-bureaux ;

Préparation des rapports écrits pour examen par le contrôleur financier  qui identifie les questions clés et formule des recommandations pour améliorer les processus ou procédures de contrôle interne sur les sites.

8. Gestion du Personnel et Renforcement des capacités

• Travailler avec le Contrôleur Financier basé à Goma pour actualiser les descriptions des taches pour tous les staffs de finance de la base ;
• Elaborer les objectifs de performance pour tous les staffs de Finance a Beni ;
• Veiller à ce que les staffs à Beni  reçoivent une formation financière adéquate pour les aider dans leur taches et minimiser les risques de perte ou me gestion des actifs de l’IRC ;
• Procéder a la revue de performance du staff sous votre supervision selon le calendrier établi par les Ressources Humaines.