Administrative Officer

Le lien entre les questions de sécurité, de développement humanitaire et de sécurité autour du lac Tchad a donné lieu à une insurrection extrémiste insoluble qui a coûté la vie à des dizaines de milliers de personnes, environ 2,5 millions de personnes ont été déplacées et plus de 10 millions de personnes touchées et dans le besoin. Alors que de robustes opérations militaires nationales et multinationales ont repris le territoire précédemment contrôlé par Boko Haram, le PNUD reconnaît qu’une nouvelle approche est nécessaire pour consolider ces acquis et créer les conditions nécessaires pour passer de la responsabilité militaire à la responsabilité civile en matière de sécurité. assistance humanitaire à la reprise des processus de développement en panne. Dans ce contexte, le mécanisme de stabilisation régionale du PNUD est destiné à fournir une nouvelle approche, adaptée aux besoins d'un changement radical dans l'ampleur et la nature de l'intervention, une amélioration de la rapidité de la réponse, une couverture territoriale accrue et une coopération régionale améliorée.

La création d’un centre de stabilisation du PNUD vise à renforcer la coopération civilo-militaire en vue de concevoir et de mettre en œuvre des plans d’action conjoints pour la stabilisation immédiate de zones cibles spécifiques, pour renforcer la sécurité et l’état de droit, ainsi que pour la fourniture d'infrastructures, de services de base et de moyens de subsistance. paquet de réponse. Le centre garantira la mise en œuvre de la stratégie régionale de stabilisation de la CBLT par la Commission du bassin du lac Tchad (CBLT) et l'Union africaine, en renforçant la cohérence et la coordination de la réponse à la crise du lac Tchad et en mettant en place le mécanisme et le processus nécessaires à la mise en œuvre du nouveau mode de travail. et une transition de la fourniture de l'aide humanitaire au développement et à la résilience.

Le Centre de Services de la Fenêtre Nationale de Stabilisation au Niger, créé dans le cadre du mécanisme de stabilisation régional du PNUD, vise à faire en sorte que les efforts nationaux de stabilisation immédiats soient bien ciblés, calibrés et pleinement pris en charge par les parties prenantes concernées ; et est mis en place pour fournir le soutien opérationnel dédié nécessaire à une mise en œuvre rapide.

Structure hiérarchique et partenaires

Le centre de services de la Fenêtre Nationale de Stabilisation s’occupera des fonctions financières, de passation des marchés et de gestion / administration de projets, et sera dirigé par l’Operations Manager qui sera appuyé par l’Analyst Administratif.

Sous la direction générale du chef du programme et la supervision directe de l’Opérations Manager, l'analyste administratif assure l'administration et l'exécution générales d'activités opérationnelles et logistiques variées et interdépendantes dans le sous-bureau, assurant ainsi une qualité et une précision élevées du travail.

L'analyste administratif favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L'analyste administratif travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du bureau et d'autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente :

• Mise en œuvre des stratégies opérationnelles ;
• Prestation de services de soutien administratif efficaces et efficients ;
• Appui à la gestion des approvisionnements et des actifs ;
• Contrôle administratif et financier efficace au sein du bureau ;
• Services communs appropriés ;
• Appui à l'acquisition et au partage des connaissances.

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU/PNUD ;
• Appui à la cartographie des processus administratifs opérationnels du bureau de pays et à l'élaboration des procédures opérationnelles standard internes (SOP) ;
• Élaboration de plans de travail axés sur les résultats pour l'équipe administrative ;
• Élaboration de propositions et mise en œuvre de stratégies d'économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.

2.   Assurer la prestation efficace et efficiente des services de soutien administratif, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Coordination et supervision du personnel de soutien engagé dans les domaines de l'enregistrement, des services généraux, de l'opérateur/réceptionniste téléphonique, etc.;
• Coordination et supervision des expéditions et du dédouanement, des voyages, de la gestion des événements, des enquêtes administratives, des services de transport et d'assurance, de la gestion de l'espace et de l'approvisionnement en fournitures ;
• Présentation d'informations approfondies pour la planification des ressources financières des services administratifs ;
• Appui en matière de protocole, d'enregistrement du personnel, de coordination avec les autorités locales, d'espace et d'autres questions administratives ;
• Présentation d'informations sur les services administratifs fournis pour les factures de   recouvrement des coûts.

3.  Fournir un soutien à la bonne gestion des approvisionnements et des biens, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Coordination de la gestion des biens dans le bureau de pays, préparation et soumission en temps voulu des rapports d'inventaire périodiques, coordination de la vérification physique des articles en stock ;
• Coordination de l’approvisionnement en fournitures de bureau de qualité Prépare les plans d'approvisionnement annuels, avec une liste indicative de biens et services tels qu'identifiés dans le plan de travail annuel, en collaboration avec le spécialiste des achats. Gestion adéquate des actifs et remise en temps voulu, le cas échéant ;
• Dans le cadre d'une stratégie de renforcement des capacités à long terme, renforce les capacités des homologues et du personnel national des centres de services.

4. Assure un contrôle administratif et financier efficace au sein du bureau, en mettant l'accent sur l'obtention des résultats suivants :

• Mise en œuvre du mécanisme de contrôle des services administratifs, tenue des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses ;
• Examen, recherche, vérification et rapprochement d'une variété de données et de rapports afin d'assurer l'exactitude et la conformité avec les règles et règlements administratifs ; création d'informations sur la configuration des fournisseurs dans Atlas ;
• Examen de l'intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle, analyse des résultats et mise en œuvre d'actions correctives si nécessaire ;
• Contrôle approprié des stocks; supervision de la délivrance appropriée des articles et des fournitures en stock ;
• Examen des autorisations de voyage, de la documentation et des paiements
• Assistance dans la préparation du budget, des rapports d'audit et d'autres rapports. ;
• Fourniture d'informations recherchées, de rapports pour les exercices d'audit.

5.  Veiller à ce que les services communs appropriés soient axés sur l'atteinte des résultats suivants :

• Maintien de services communs pour assurer l'intégration des activités relatives aux services communs et la mise en œuvre de la réforme de l'ONU ;
• Planification et suivi appropriés du budget des services communs et des contributions des organismes au compte des services communs.

6.  Facilitation de l'acquisition et du partage des connaissances

• Contribuer à l'acquisition et au partage des connaissances en matière d’administration, gestion et d'opérations au sein du Bureau ;
• Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur les questions liées aux opérations ;
• Synthèse des enseignements tirés de l'expérience et des meilleures pratiques et contributions utiles aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratiques pertinents ;
• De solides contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Impacts et résultats clés :

Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité du bureau. Une analyse et une présentation précises de l'information renforcent les capacités du bureau et favorisent l'image de l'ONU/PNUD en tant que contributeur efficace au développement du pays. L'initiative de l’Analyste Administratif est déterminante pour la finalisation du travail en temps voulu. Les principaux résultats ont une incidence sur le moral du personnel au sein du bureau.

Innovation

• Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles ;
• Conceptualise et analyse les problèmes afin d'identifier les problèmes, les problèmes sous-jacents et leurs relations ;
• Apporte des idées et des approches pratiques et créatives pour faire face aux situations difficiles ;
• S'efforce d'obtenir des services de qualité (internes / externes) axés sur le client lors de la prise de décisions et d'actions.

Direction

Capacité à persuader les autres de suivre

• Établit des relations solides avec les clients, met l'accent sur l'impact et les résultats pour le client et répond positivement aux commentaires ;
• Excellentes compétences analytiques et organisationnelles requises ;
• Capacité à planifier son propre travail, à gérer des priorités conflictuelles, à rendre compte de l'avancement des travaux et à fournir les résultats de manière ponctuelle ;
• Approche constamment travailler avec énergie et une attitude positive et constructive ;
• Fait preuve d'ouverture au changement et de capacité à gérer les complexités ;
• Etablit des objectifs et des normes de performance clairs ;
• Exécute les responsabilités en conséquence.

Ressources humaines

Capacité à améliorer les performances et la satisfaction

• Capacité à planifier son propre travail, à gérer des priorités conflictuelles, à rendre compte de l'avancement des travaux et à fournir les résultats de manière ponctuelle ;
• Approche constamment travailler avec énergie et une attitude positive et constructive ;
• Fait preuve d'ouverture au changement et de capacité à gérer les complexités.

La communication

Capacité d'écoute, d'adaptation, de persuasion et de transformation

• Solides compétences en communication (parlées et écrites) et capacité à articuler des idées dans un style clair et concis ;
• Démontre de bonnes compétences en communication orale et écrite.

Livraison

Capacité à faire les choses

• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs fixés ;
• Aptitude à diriger la planification stratégique, le suivi et l’évaluation des programmes et projets de développement, à mobiliser des ressources ;
• Capacité à formuler et à gérer des budgets.

Professionnalisme / connaissances techniques

Se concentrer sur les domaines de connaissances et de compétences nécessaires pour exercer efficacement les fonctions du poste.

• Comprend les aspects plus avancés du domaine principal de spécialisation ainsi que les concepts fondamentaux des disciplines connexes ;
• Agit en tant que consultant interne dans le domaine de l’expertise et partage les connaissances avec le personnel ;
• Continue à rechercher de nouvelles méthodes et systèmes améliorés pour accomplir le travail de l'unité ;
• Se tient au courant des nouveaux développements dans le domaine de la discipline professionnelle et de la connaissance du travail et cherche à se développer professionnellement ;
• Démontre une connaissance approfondie de la technologie de l'information et l'applique à des tâches ;
• Démontre une compréhension et une connaissance complètes des directives actuelles et des outils de gestion de projet et les utilise régulièrement dans les tâches assignées.

Gestion des connaissances

Capacité à gérer et à partager efficacement les informations et les connaissances

• Démontre des connaissances techniques et de fond permettant de répondre aux responsabilités et aux exigences des postes avec excellence ;
• Utilise efficacement les systèmes de gestion basés sur les TIC et le Web comme outils et ressources ;
• Fait preuve de motivation et de capacité à poursuivre ses développements personnels et à apprendre.

Orientation client

Comprendre et satisfaire ou dépasser les besoins des clients. Anticiper et répondre aux besoins et préoccupations des clients.

• Anticipe les besoins des clients ;
• Travaille à la création d'un environnement propice à une relation harmonieuse entre les clients et le fournisseur de services ;
• Démontre une compréhension de la perspective du client ;
• Tient le client informé des problèmes ou des retards dans la fourniture des services ;
• Fait preuve de discrétion et de souplesse dans l'interprétation des règles afin de répondre aux besoins des clients et d'atteindre plus efficacement les objectifs de l'organisation ;
• Sollicite des commentaires sur la prestation et la qualité des services.

La gestion des conflits

Rester calme, recueilli et patient face aux conflits. Résoudre les conflits interpersonnels en se concentrant sur des solutions mutuellement acceptables

• Reste calme, posé et patient, quel que soit son état d'esprit face aux conflits ;
• Exprime son désaccord de manière constructive en se concentrant sur le problème et non sur la personne ;
• Exprime son point de vue de manière neutre plutôt que sur un ton argumentatif, en évitant les conflits improductifs ;
• Crée un consensus en concentrant l’attention sur les domaines d’accord et en amenant les autres à les confirmer ;
• En cas de concurrence pour les ressources organisationnelles, adopte systématiquement une approche gagnant-gagnant pour répondre aux besoins ;
• Crée un climat organisationnel de respect des autres.

Travail en équipe

Travailler efficacement avec les collègues de manière à permettre la réalisation d'objectifs communs.

• Construit des équipes efficaces, apportant des antécédents, des compétences et une expertise diversifiés pour maximiser l'innovation et la réalisation des objectifs ;
• Se rend accessible et participe aux activités de l'entreprise (par exemple, comités ad hoc, groupes de travail, etc.) en partageant les informations qui leur sont associées ;
• Reconnaît les occasions de répondre aux priorités de l'organisation par le travail en équipe, inspire et motive les employés à les atteindre collectivement en les encourageant à réfléchir et à agir de manière coopérative, ouverte et honnête.

La gestion du stress

Maintenir un profil professionnel en situation de stress

• Capable de travailler sous pression et de coordonner plusieurs activités et processus simultanément ;
• Maintient un style de travail respectueux et responsable ;
• Gère les émotions.

Education :

• Diplôme universitaire supérieur (Minimum Master 2 ou équivalent) en administration des affaires, en gestion des opérations, en sciences sociales, en développement international, en économie ou dans une discipline apparentée ;
• Un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d'expérience admissible peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

Expérience :

• Au moins 2 années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion des ressources humaines et la gestion opérationnelle de projets ou de programmes ;
• Expérience de relations professionnelles de haut niveau avec des représentants de gouvernements ;
• Expérience pratique de la gestion opérationnelle de projet, y compris une connaissance pratique approfondie des ressources humaines, des TIC, des finances, de la gestion de projet, de la gestion des actifs et de la logistique ;
• Une vaste expertise en passation de marché revêt une importance particulière ;
• Une solide expérience professionnelle dans un cadre international avec l'ONU ou des organisations internationales, ou un contexte similaire ;
• L’expérience de la région Afrique est un avantage ;
• Une bonne connaissance du système ERP du PNUD (Atlas) est souhaitable ;
• Une connaissance pratique des principes et pratiques de gestion de projets du PNUD est essentielle.

Exigences linguistiques :

• Français courant ;
• Une connaissance pratique de l’Anglais est requise.

Autre :

• Connaissances informatiques est une exigence: Word, Excel, PowerPoint, etc.

Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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