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Warehouse Officer

Kalemie (Congo Democratic)

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Kalemie (Congo Democratic)
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Supply Chain
    • Logistics
    • Transport and Distribution
  • Closing Date:

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Requisition ID: req6803

Job Title: Warehouse Officer

Sector: Supply Chain

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Kalemie, Democratic Republic of the Congo

Job Description

L'officier Warehouse a pour rôles :

Gestion de réception et expédition des matériels

  • S'assure que tous les stocks entrants et sortants sont gérés conformément aux procédures et politiques IRC appliquées.
  • Supervise, suit et met en œuvre les activités, processus et procédures de l'entrepôt pour assurer la disponibilité ininterrompue de produits pharmaceutiques de qualité et d'articles connexes.
  • Établit, en collaboration avec l'équipe de santé, la conformité réglementaire aux opérations d'entrepôt en tenant compte de l'autorisation, de la réception (entrée), de l'inspection, du test, du stockage, de l'enregistrement et de l'enregistrement / de la documentation et de la distribution appropriés dans des conditions optimales, suite à IRC ou les règlements des donateurs.
  • Assure des conditions de stockage adéquates des stocks selon leurs exigences spécifiques.
  • S'assure que tout stock retiré de la base est accompagné d'un bon de sortie autorisé (liste d'emballage) conformément à la liste des stockés approuvée et à un bordereau d'expédition (feuille de route). En cas de sortie des stocks de programme, un certificat de don doit être préparé avant l'expédition du stock.
  • S'assure que tous les produits sont suivis par des cartes binaires et des cartes stock avec des informations essentielles, le code source de financement et le code du projet, la description de la molécule, la date d'expiration, le numéro de lot, etc.
  • S'assure que tous les documents associés sont correctement établis et gardés  pour une traçabilité claire et la vérification de tous les mouvements de stock.
  • Alerte le responsable de l`équipe de santé lorsque les niveaux de stocks d'alerte sont sur le point d'être atteints ou les produits périssables approchent leur date d'expiration.
  • S'assure que toutes les anomalies et dégâts d'inventaire sont dûment documentés, étudiés et signalés au Coordonnateur de Programme et au Gestionnaire du Programme de Santé. Si nécessaire, procéder à une destruction des stocks conformément aux politiques et aux procédures de l'IRC.
  • Se convient avec la chaîne d'approvisionnement pour organiser le transport de marchandises et fournir la documentation d'accompagnement appropriée pour le transport (emballage et bordereau d'expédition, certificat de donation). Communiquer en permanence avec les partenaires de l'IRC en recueillant leurs commentaires après la distribution en ce qui concerne la qualité de l'emballage, l'exactitude du contenu des boîtes scellées ou des questions connexes afin d'améliorer les normes de distribution.
  • Effectue des vérifications récurrentes des audits avec le SCAT sur le composant de l'entrepôt et veille à ce que le CAPA approprié (actions correctives et actions préventives) soit en place afin d'atténuer le risque d'écart de processus.
  • Évalue les performances des systèmes d'entrepôt, les capacités et suggère l'optimisation, le cas échéant.
  • Maintient, discute, forme et met en œuvre les SOP appropriés (procédures d'exploitation standard) de chaque opération connexe et étapes dans l'entrepôt, y compris, mais sans s'y limiter, les processus de réception, de retour et de refus de marchandises, les processus de réapprovisionnement, de préparation des commandes , d'emballage et de vérification, de transferts de stock, de quarantaine, de récupérations de stocks, transformation de produits, transferts de localisation de stockage, inventaire, etc.
  • Forme les nouveaux employés de l'entrepôt et évalue leur charge de travail; réorganise les tâches en matière de séparation des tâches pour des livrables efficaces.
  • Vulgarise et forme en temps opportun les changements dans les SOP d'entrepôt.
  • Surveille la performance du personnel de l'entrepôt pour s'assurer qu'ils adhèrent aux normes de fonctionnement SOP et aux entrepôts.
  • Élabore des statistiques et des rapports statistiques / outils nécessaires pour évaluer les performances et les capacités de l'entrepôt;
  • En collaboration avec l'équipe de santé, développe et met en œuvre des indicateurs de performance clés sur les composants de l'entrepôt liés à la qualité des opérations, la qualité du stockage, le contrôle de la température, la fraîcheur des stocks, le % d’expiration, le % des éléments en mouvement lent, % et la valeur des produits près de date d'expiration, le % des stocks tampons pour les traceurs (éléments clés requis pour exécuter le programme) et d'autres.
  • Effectue des inventaires physiques sur une base mensuelle conformément aux procédures IRC.
  • Soumet des rapports mensuels au responsable de sante avec des analyses et des suggestions.
  • Conseille les pharmacies soutenues par les projets IRC sur la gestion de leur stock médical (commande de stock, réception de stock ...)
  • Fournit à l'équipe de santé de l'IRC des solutions à court et à long terme pour le bon fonctionnement des pharmacies externes.
  • S'assurer que l'accès aux entrepôts est limité au personnel désigné et que les autres membres du personnel sont autorisés à entrer uniquement lorsqu'ils sont accompagnés ou autorisés.

Documentation d'entrepôt

  • Mettre en œuvre le processus de rapport de livraison
  • Gestion des processus de bon de réception et de  livraison
  • Mettre en place un processus de registre d'entrepôt
  • Mettre en œuvre un processus de carte de stock
  • Processus de la carte bin d'implantation
  • Mettre en œuvre le processus de publication des magasins
  • Processus de rapport d'inventaire d'entrepôt

Contrôles d'entrepôt

  • Processus de gestion des stocks
  • La gestion des procédures d'anéantissement
  • Gérer le processus de comptage complet
  • Gérer le processus des inventaires de fin d'année
  • Gérer les rapports de réclamations d'assurance d’IRC
  • Mettre en œuvre les processus FIFO et FEFO
  • Gérer le processus de comptage cyclique

Sécurité d'entrepôt

  • Gestion de la sécurité des entrepôts
  • Connaître le contrôle climatique
  • Gestion de la fumigation
  • Gestion des accès aux entrepôts

Apprentissage et développement

  • Évaluer les lacunes en matière de gestion des stocks
  • Développement professionnel des autres staffs dans l`entrepôt.

Qualifications

  • Qualification minimum requise : Diplôme Universitaire Bac+ 3 en gestion ; Logistique  ou domaines similaires 
  • Expérience deux années dans la gestion des entrepôts pour le compte d`une organisation organisation internationale ;

Compétences & Aptitudes Techniques :

  • Bonnes connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, Power point)
  • Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
  • Bonnes capacités organisationnelles  et de planification;
  • Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
  • Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
  • Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ;
  • Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;
  • Capacité de diriger les équipes et gestions des conflits ;
  • Capacités de prise de décisions très orientées.
  • La gestion du changement ;
  • Gérer le risque SC ;
  • Collaboration multifonctionnelle ;
  • Réflexion stratégique ;
  • Communication efficace ;
  • Capacité de résolution de problèmes ;
  • Approche orientée vers le résultat ;

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