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Asistente Administrativo/a y Contable

Bogotá (Colombia)

  • Organization: FAO - Food and Agriculture Organization of the United Nations
  • Location: Bogotá (Colombia)
  • Grade: NPP - National Project Personnel - Local Contractors Agreement - All levels
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2019-12-13

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IMPORTANT NOTICE\: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

FAO seeks gender, geographical and linguistic diversity in order to best serve FAO Members in all regions.

Qualified female applicants are encouraged to apply.

People with disabilities are equally encouraged to apply.

All applications will be treated with the strictest confidentiality.
Organizational Setting

Existen dos vacantes para el puesto de trabajo que se encuentran ubicadas en la oficina FAO Colombia en la ciudad de Bogotá, en el área de Operaciones y Finanzas. Los cargos pertenecen al área de operaciones y finanzas.


Reporting Lines

Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, supervisión directa del coordinador del proyecto y en estrecha coordinación con los Oficiales de Administración y de Operaciones y Finanzas.


Technical Focus

El/la Asistente Administrativo/a y Contable brindará soporte a los proyectos en la correcta implementación de sus presupuestos. Así mismo acompañará a los equipos administrativos y técnicos en los procesos administrativos y operativos, dando cumplimiento a las normas de la FAO.

Tasks and responsibilities
  • Revisión y control a los registros presupuestales enviados por el Proyecto de acuerdo con las aplicaciones disponibles como\: Integrated Management Information System (IMIS), Field Programme Management Information System (FPMIS) y Global Resource Management System (GRMS);
  • Proyectar, ejecutar y ajustar el presupuesto del proyecto;
  • Hacer seguimiento a la correcta implementación del presupuesto;
  • Elaborar las revisiones presupuestales del proyecto, que sean requeridas por FAO;
  • Elaborar mensualmente las proyecciones de los gastos del proyecto, solicitadas por la FAOR;
  • Hacer seguimiento y monitoreo a los gastos, compromisos, desembolsos y disponibilidad de recursos del proyecto, en dólares y en la moneda del Proyecto;
  • Preparar los informes de ejecución presupuestal del Proyecto en dólares y en la moneda del proyecto;
  • Aplicar los procedimientos administrativos y operativos según la normatividad de la FAO y las normas y reglamentos del Sistema de Naciones Unidas;
  • Revisar y verificar que las solicitudes de pago enviados por el proyecto cumplan con los requisitos exigidos por FAO, para tal fin;
  • Revisar y verificar los trámites de viaje (TA y TEC) enviados por los consultores;
  • Ser responsable del manejo de la caja menor, revisarla y verificarla;
  • Apoyar todo lo relacionado con la renovación de contratos de personal y los temas relacionados con los contratos de los consultores del proyecto con la orientación de Gestión Humana;
  • Revisar y verificar que los pagos de contratos de personal cumplan con los requerimientos exigidos en el cumplimiento de las labores técnicas de los consultores (Terms of Reference [TORs]);
  • Acompañar las misiones en terreno a los consultores, cuando sean requeridas;
  • Acompañar al equipo técnico del proyecto en los procesos operativos, dando la capacitación adecuada;
  • Acompañar al equipo administrativo del proyecto en los procesos administrativos y operativos, dando la capacitación adecuada;
  • Hacer seguimiento y verificación en campo, de la inversión de los recursos del proyecto;
  • Asistir y orientar en los procedimientos administrativos. Revisar y hacer seguimiento a los planes de contratación;
  • Auditar y garantizar la entrega de insumos, a las familias beneficiarias;
  • Las demás tareas relacionadas con el trámite administrativo y operativo, requerido por el supervisor.
CANDIDATES WILL BE ASSESSED AGAINST THE FOLLOWING

Minimum Requirements

  • Profesional en administración de empresas, administración pública, contaduría, ingeniería industrial, economista con posgrado en áreas afines.
  • Experiencia mínima de cinco años, en cargos similares en la asistencia administrativa y financiera en proyectos.
  • Dominio del español (nivel C) hablado y escrito.
  • Nacionalidad colombiana.

FAO Core Competencies

  • Enfoque de resultados
  • Trabajo en equipo
  • Comunicación
  • Construcción de relaciones efectivas

Technical/Functional Skills

  • Capacidad para planificar y gestionar tareas, habilidad para resolver problemas, don de acierto en sus tareas y buena comunicación oral y escrita.
  • Capacidad para planificar y gestionar tareas, habilidad para resolver problemas
  • Orientación al logro; preocupación por el orden, la calidad y la precisión de sus tareas;
  • Iniciativa; conciencia organizacional; pensamiento analítico
  • Cultura organizacional de autocontrol y compromiso organizacional.
  • Habilidades de Planeación y Organización
  • Habilidades de comunicación oral y escrita y buenas relaciones interpersonales.
  • Conocimientos en el manejo de Word, Excel e internet.
  • Liderazgo, iniciativa, creatividad, responsabilidad y flexibilidad.
  • Capacidad para actuar en todo momento con extrema discreción respecto de los documentos, información y materiales propios de las Naciones Unidas.
  • Permanente actitud y comportamiento de cordialidad, compostura, respeto y colaboración con todas las personas y organizaciones con quien interactúa.

Selection Criteria

  • Disponibilidad para hacer viajes de terreno.

ADDITIONAL INFORMATION

  • FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview meeting, processing)
  • Incomplete applications will not be considered. If you need help please contact\: Careers@fao.org
  • Applications received after the closing date will not be accepted
  • Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications
  • For additional employment opportunities visit the FAO employment website\: http\://www.fao.org/employment/home/en/

Please note that all candidates should adhere to FAO Values of Commitment to FAO, Respect for All and Integrity and Transparency.


We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

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