Regional Human Resources Specialist / Spécialiste des Ressources Humaines

Regional HR Specialist / Spécialiste des Ressources Humaines (for French Please scroll down)

IDLO Sahel - 1 Position: Mali

ORGANIZATIONAL CONTEXT

IDLO enables governments, empowers people and strengthens institutions to realize justice, peace, and sustainable development. We contribute to creating stable and inclusive societies where every person can live free from fear and want, in dignity and under the rule of law. 

The Sahel region faces security and development challenges that are particularly acute. Respect for the human and other rights of local communities and trust between security and defense forces and these populations is essential to restoring peace and stability in the region. Together with its partner UNODC, IDLO is launching a program to strengthen the criminal justice chain to be implemented in the border area between Burkina Faso, Mali, and Niger. IDLO's program component is aimed at strengthening traditional criminal justice systems, in order to contribute to the restoration of trust between the institutions of the penal chain and the people. This five-year program takes a very innovative and reflective approach, adapted to the context and designed to respond effectively to the needs of local justice. The core of the approach is to create coordination mechanisms for the justice sector at the local level, in the affected regions, and capacity building.

THE POSITION

The Department of Human Resources and Office Services (HROS) has a mandate to enhance the effectiveness and efficiency of human resources to help foster a performance, learning, and service-oriented culture throughout the Organization. It is the central management and coordinating function for human resources delivery. Through the partnership with managers, supervisors and, employees, it is responsible for the implementation of IDLO’s global Human Resources’, Office Services’ and Security Management initiatives, reforms, and policies for all IDLO office locations, in line with the organizational strategy. 

Under the supervision of the Regional Operations Manager, Sahel, with a dotted functional line to the Head HR Operations, the Regional HR Manager will support the Programs in the Sahel region by providing HR Expertise across a broad spectrum of HR activity.  S/he has overall HR responsibility for the Country Offices (Mali, Burkina Faso, and Niger). The incumbent will ensure that the HR services provided in the Sahel are consistent with IDLO HR Policies and Processes. The incumbent promotes a collaborative, client-oriented approach and contributes to the maintenance of high staff morale.

Primary Functions

1.          HR Business Partnering:

• Ensure the proper application of established Employee regulations, rules, policies, and practices;
• Provide expert advice informed by local labor laws and in alignment with the IDLO Employee Regulations and Rules;  
• Builds an in-depth understanding of the organization and operational context, opportunities, and challenges facing operations and management, to ensure the development of new practices based on informed organization insight.
• Consults with internal and external stakeholders to understand current and future organization needs and to plan work activities to ensure that the services and advice they provide meet those requirements
• Active participation in meetings, communication, and engagement, with the Regional Manager, Sahel and the Operations Manager on HR matters and developments.
• Act as an internal consultant by analyzing and recommending solutions to human resource issues relating to the Sahel region.
• Implement the various elements of the HR strategy; provide guidance and counsel on HR policy matters and issues, develop for approval, and implement HR policies in line with the regulations and rules
• Apply advanced HR generalist knowledge to solve a range of complex business issues.

2.          Effective Human Resource Administration Management and Support: 

• Manage all HR administration matters for local employees;
• Administer and maintain personnel records and files in line with IDLO and donor systems and procedures;  
• Prepare and submit periodic HR reports to supervisors, managers, and Directors at Headquarters; 
• Work closely and in partnership with other units and teams to ensure smooth operations of daily activities, and with the HR Operations Unit for payroll purposes.

3.          Recruitment and Staffing

• Execute the recruitment strategy in line with IDLO guidelines to meet the staffing requirements of the programs;
• Ensure that managers carry out recruitment and selection according to IDLO standards and documentation related to recruitment and selection is completed in line with corporate requirements;
• Ensure documentation of all recruitment procedures;
• Prepare employment offers and contract terms for new hires, promotions, transfers, and separations;
• Ensure effective induction is carried out for all staff and documented as needed. 

4.          Learning and Development

• In collaboration with the HR Advisor - Policy and Organizational Development, develop an L&D strategy for the Sahel for maximum effectiveness of employees;
• Provide direction to the development and implementation of training programs to enhance effectiveness at all levels;
• Manage the performance management process, train and constantly support supervisors and employees.

5.          Employee Relations

• Promote a harmonious work environment by enhancing internal communication among teams and cultures;
• Manage employee relation matters and offer training, advice and general guidance to managers, supervisors, and employees on performance and disciplinary matters;
• Promote mediation and resolution of disputes;
• Manage employee grievances, disciplinary investigations and disciplinary actions in coordination with the General Counsel Office and HR at Headquarters Rome.

6.          People Management

• Identify, discuss and agree on clear performance objectives with direct reports and monitor these in line with IDLOs performance management cycle. Identify and proactively resolve any areas of underperformance
• Perform line-management duties of the team
• Perform other similar duties as requested by the Supervisor.

 

IDEAL CANDIDATE PROFILE

Education

• Graduate degree or equivalent in Human Resource Administration, Business Administration or related field is required.
• A first-level university degree in combination with qualifying experience may be accepted in lieu of the advanced university degree.

Experience

• A minimum 5 - 7 years of professional experience working for an international/multilateral organization, or development institutions in providing HR business partnership/client services and/or managing employees and operational systems, is required.
• Experience in setting up new offices would be an added advantage.

Language

• Excellent spoken and written knowledge in French and English is required

 

Specific knowledge, skills, and behavioral competencies

• Significant HR business partner experience in an international context working in a multinational and multicultural organization.
• Strong HR Generalist; sound understanding of the HR life cycle.
• Proven ability in building effective relationships with senior managers
• Knowledge of local labor laws for the countries managed
• Demonstrated ability to work proactively and independently, as well as in a team environment;
• Displays initiative, anticipates client needs and takes responsibility for achieving agreed outputs within set deadlines;
• Proven track record of being able to work under high pressure in a fast and changing environment, and to meet tight deadlines;
• Works towards creating an enabling environment for a smooth relationship between the clients and service provider; Aptitude to build and maintain positive relationships both internally and externally;
• Excellent written and verbal communication skills with all levels of seniority, both internally and externally;
• Uses discretion and flexibility in interpreting rules in order to meet client needs and achieve organizational goals more effectively;
• High sense of discretion in dealing with confidential matters at all times, relative to his/her responsibilities;
• Proficient in utilizing standard industry technology, including Microsoft Office package and related software;
• Sharing knowledge across the organization and building a culture of knowledge sharing and learning;
• Strong interpersonal skills and able to deal with people in a multi-cultural environment;
• Willingness to undertake periodic travel to other office locations in high-risk areas;
• Demonstrated ability to promote ethics and integrity.

TERMS AND CONDITIONS

The successful candidate will receive an Affiliate contract for an initial period of 12 months, with the possibility of extension, depending on satisfactory performance and continued funding availability. 

For this internationally professional recruited position, IDLO shall offer a monthly basic salary of EUR 4,500 and an additional benefits package including a lump sum relocation allowance, a monthly hardship allowance, provident fund, medical and mission insurance, and a comprehensive leave package including home leave and rest and recuperation (R&R).

The IDLO adheres to the ICSC duty station classification with regard to the setting of applicable entitlements/benefits. 

DISCLAIMER AND CLOSING DATE

IDLO is an Equal Opportunity Employer and values diversity in all areas of its operations. We welcome and encourage diverse applications.

The above statements are intended to describe the general nature and level of the work being performed by the Contractor assigned to this work. This may not be an exhaustive list of all duties and responsibilities.

The Director-General of IDLO reserves the right to amend and change responsibilities or even to cancel the recruitment to meet business and organizational needs as necessary.

Closing Date 18 December 2019

Spécialiste des Ressources humaines, Sahel

IDLO Sahel 1 Position: Mali

 

CONTEXTE ORGANISATIONNEL 

L'IDLO permet aux gouvernements, responsabilise les citoyens et renforce les institutions pour réaliser la justice, la paix et le développement durable. Nous contribuons à la création de sociétés stables et inclusives dans lesquelles chaque personne peut vivre à l'abri de la peur et du désir, dans la dignité et dans le respect de la légalité.

La région du Sahel est confrontée à des problèmes de sécurité et de développement particulièrement graves. Le respect des droits humains et autres des communautés locales et la confiance entre les forces de sécurité et de défense et ces populations sont essentiels au rétablissement de la paix et de la stabilité dans la région. En collaboration avec l'UNODC, son partenaire, l'IDLO lance un programme visant à renforcer la chaîne de la justice pénale à mettre en œuvre dans la zone frontalière entre le Burkina Faso, le Mali et le Niger. La composante de programme de l’IDLO vise à renforcer les systèmes de justice pénale traditionnels afin de contribuer à rétablir la confiance entre les institutions de la chaîne pénale et la population.  

Ce programme quinquennal adopte une approche très novatrice et réfléchie, adaptée au contexte et conçue pour répondre efficacement aux besoins de la justice locale. L’approche consiste essentiellement à créer des mécanismes de coordination pour le secteur de la justice au niveau local, dans les régions touchées, et à renforcer les capacités. 

LA POSITION

Le Département des ressources humaines et des services de bureau (HROS) a pour mandat d'améliorer l'efficacité et l'efficience des ressources humaines afin de favoriser une culture axée sur la performance, l'apprentissage et les services dans l'ensemble de l'Organisation. C’est la fonction centrale de gestion et de coordination de la fourniture des ressources humaines. Grâce au partenariat avec les gestionnaires, les superviseurs et les employés, il est responsable de la mise en œuvre des initiatives, réformes et politiques globales de l’IDLO en matière de ressources humaines, de services de bureau et de gestion de la sécurité, dans le respect de la stratégie de l’organisation. 

Sous la supervision du responsable régional des opérations Sahel, avec une ligne fonctionnelle pointée vers le responsable principal des opérations des ressources humaines à Rome, le responsable régional des ressources humaines soutiendra les programmes de la région du Sahel en apportant une expertise en ressources humaines couvrant un large éventail d'activités. 

Il / elle assume la responsabilité globale des ressources humaines pour les bureaux de pays (Mali, Burkina Faso et Niger). Le titulaire veillera à ce que les services de ressources humaines fournis dans le Sahel soient conformes aux politiques et processus de gestion des ressources humaines de l'IDLO. Le / la titulaire encourage une approche collaborative axée sur le client et contribue à maintenir le moral du personnel à un niveau élevé.

Fonctions Principales

1.     Partenariats RH : 

• Veiller à la bonne application des règlements, règles, politiques et pratiques établis à l'intention des employés ; 
• Fournir des conseils d'expert éclairés par les lois du travail locales et en conformité avec les règles et réglementations du personnel ;
• Développer une compréhension approfondie de l'organisation et du contexte opérationnel, des opportunités et des défis auxquels font face le personnel et la direction de l’Organisation, afin d'assurer le développement de nouvelles pratiques basées sur une vision éclairée de l'organisation ;
• Consulter les clients internes et les autres intervenants pour comprendre les besoins actuels et futurs de l'organisation et planifier les activités professionnelles afin de s'assurer que les services et les conseils fournis répondent à ces exigences ;
• Participer activement aux réunions, aux communications et être engagé avec le Responsable de Programme, Initiative Sahel et le Responsable des opérations, Initiative Sahel sur les questions et les développements relatifs aux RH ;
• Agir à titre de consultant interne en analysant et en recommandant des solutions aux problèmes relatifs aux ressources humaines dans la région du Sahel ;
• Mettre en œuvre les divers éléments de la stratégie des RH ; donner des conseils et des avis sur les questions de politique des RH, élaborer pour approbation et mettre en œuvre les politiques des RH conformément aux règles et réglementations ;
• Appliquer les connaissances avancées générales en ressources humaines pour résoudre un éventail de problèmes complexes.

2.     Gérer et soutenir de manière efficace l'administration des ressources humaines :

• Gérer toutes les questions relatives à l’administration des RH pour les employés locaux/internationaux ;
• Administrer et tenir à jour les dossiers du personnel conformément aux procédures de l'IDLO et des donateurs ;
• Préparer et soumettre des rapports périodiques sur les RH au Responsable de programme, Initiative Sahel et au superviseur des RH au siège de l’IDLO ;
• Travailler en étroite collaboration et en partenariat avec d'autres unités et équipes pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes, et avec l'Unité des opérations RH aux fins de la gestion des salaires.

3.     Recrutement et dotation en personnel : 

• Mettre en œuvre la stratégie de recrutement conformément aux directives de l'IDLO pour répondre aux besoins en personnel des programmes ;
• Veiller à ce que les responsables procèdent au recrutement et à la sélection conformément aux normes de l'IDLO et à ce que la documentation relative au recrutement et à la sélection soit conforme aux exigences de l’Organisation ;
• Assurer la documentation de toutes les procédures de recrutement ;
• Préparer des offres d'emploi et des conditions contractuelles pour les nouvelles embauches, les promotions, les mutations et les cessations d'emploi ;
• Veiller à ce qu'une initiation efficace soit effectuée pour tout le personnel et qu’elle soit documentée au besoin. 

4.     Apprentissage et perfectionnement :

• En collaboration avec le conseiller/la conseillère en ressources humaines, Politiques et développement organisationnel, élaborer une stratégie pour le Sahel pour une efficacité maximale des employés ;
• Orienter l'élaboration et la mise en œuvre de programmes de formation pour améliorer l'efficacité à tous les niveaux ;
• Gérer le processus de gestion du rendement, former et soutenir constamment les superviseurs et les employés.

5.     Relations avec le personnel :

• Favoriser un environnement de travail harmonieux en améliorant la communication interne entre les équipes et les cultures ;
• Gérer les questions relatives aux relations avec les employés et dispenser des formations, des conseils et des directives générales aux directeurs, aux superviseurs et aux employés en matière de rendement et de discipline ;
• Promouvoir la médiation et le règlement des différends ;
• Gérer les griefs des employés, les enquêtes et les mesures disciplinaires en coordination avec le Bureau du Conseiller général et les RH du Siège à Rome. 

PROFIL CANDIDAT IDÉAL

Éducation

• Diplôme d'études supérieures ou l'équivalent en administration des ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Un diplôme universitaire de premier niveau combiné à une expérience admissible peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

Expérience

• Une expérience professionnelle d'au moins 5 -7 ans au sein d'une organisation internationale/multilatérale ou d'institutions de développement dans la prestation de services de partenariat commercial/de services à la clientèle et/ou dans la gestion des employés et des systèmes opérationnels est requise.
• Une l'expérience dans l'installation de nouveaux bureaux sera considérée comme un avantage supplémentaire

Langues demandées 

•  La maîtrise du français et de l’anglais est requise. 
• La maîtrise d'une langue(s) régionale(s)/locale(s) constituera un’ avantage.

Connaissances, compétences et compétences comportementales spécifiques

• Une expérience significative dans le domaine des RH dans un contexte international au sein d'une organisation multinationale et multiculturelle ;
• De solides connaissances générales en matière de RH ; une bonne compréhension du cycle de vie des RH ;
• Une connaissance des lois du travail locales pour les pays gérés ;
• Une capacité avérée pour le travail de façon proactive et indépendante, ainsi qu'en équipe;
• Une compétence dans l'utilisation de la technologie standard du domaine, y compris le progiciel Microsoft Office et les logiciels connexes ;
• Une prédisposition à faire preuve d'initiatives, à anticiper les besoins de la clientèle et à atteindre les résultats convenus dans les délais fixés ;
• Une capacité avérée à travailler sous haute pression dans un environnement qui évolue rapidement, et à respecter des délais serrés ;
• Une prédisposition à la création d'un environnement propice à une relation harmonieuse entre les clients et le prestataire de services ; une aptitude à établir et à maintenir des relations positives tant au niveau interne qu'externe ;
• D'excellentes compétences en communication écrite et verbale avec les différents échelons, tant au niveau interne qu'externe ;
• Capacité à faire preuve de discrétion et de souplesse dans l'interprétation des règles afin de répondre aux besoins des clients dans un environnement multiculturel ;
• D’atteindre plus efficacement les objectifs de l’organisation ;
• Sens élevé de la discrétion dans le traitement des questions confidentielles en tout temps, par rapport à ses responsabilités ;
• Une disposition à partager des connaissances à l'échelle de l'organisation et à établir une culture de partage des connaissances et de l’apprentissage :
• La volonté de se rendre périodiquement dans d'autres bureaux situés dans des zones à haut risque ;
• Une capacité avérée pour la promotion de l'éthique et l'intégrité.

TERMES ET CONDITIONS

Le candidat retenu recevra un contrat temporaire pour une période initiale de 12 mois, avec possibilité de prolongation, en fonction des performances satisfaisantes et de la disponibilité continue du financement. 

Pour ce poste de professionnel recruté sur le plan international, l’IDLO propose un salaire de base mensuel de 4,500 EUR et un bloc d’avantages supplémentaire comprenant une indemnité forfaitaire de déménagement, une indemnité mensuelle de difficulté, un fonds de prévoyance, une assurance maladie et mission et un ensemble de congés incluant le congé dans les foyers et repos et récupération (R & R). 

L'IDLO adhère à la classification du lieu d'affectation de la ICSC en ce qui concerne la fixation des droits / avantages applicables. 

Déni de responsabilité et date de clôture

L'IDLO est un employeur garantissant l'égalité des chances et valorise la diversité dans tous ses domaines d'activité. Nous accueillons et encourageons diverses applications.

Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau des travaux exécutés par l'entrepreneur chargé de ces travaux. Cela peut ne pas être une liste exhaustive de tous les devoirs et responsabilités.

 

Date de clôture 18 Decembre 2019