Officier Programme

Répondant aux besoins humanitaires, de relèvement et de développement en RDC depuis 1996, IRC en RDC est guidé par ses principes fondamentaux de renforcement des capacités, de participation, de partenariat, de protection et de promotion des droits humains. Nos principaux domaines d'intervention comprennent la réponse multisectorielle aux urgences, la santé, la protection, la bonne gouvernance et la gestion des conflits.

DESCRIPTION SYNTHETIQUE DU POSTE

Dans le cadre de la réponse humanitaire conjointe à implémenter dans la zone de santé de Fizi avec le soutien financier de la DRA ; IRC est en train de recruter un (1) officier de programme (PAF&CP).

L’Officier de programme sera basé à Baraka en territoire de FIZI et fournira de l’appui aux deux composantes du projet, notamment la protection de l’enfant et la protection et l’autonomisation de la femme).

Il sera responsable pour toutes les tâches de support et d’opérations du projet (administratif, logistique, financier) tout en appuyant le Manager en vue d’un meilleure déroulement des activités du projet

L’officier de programme sera basé à Baraka et rapportera au Manager protection (CP&PAF) basé lui aussi à Baraka et qui par ailleurs sera son superviseur direct.

RESPONSABILITES

Planification et mise en œuvre des activités de support au programme

Basé à Baraka, l’Officier de programme est appelé à assurer toutes les fonctions de soutien au programme jugées nécessaires par le Manager afin d’appuyer l’équipe.

Du point de vue Administratif 

•  Rédiger tout mémo, communiqués, lettres, synthèses de réunions du programme sur demande du Manager;
• Préparer les documents administratifs (planification des congés, ordre de mission, demande de voyage, etc.) selon les demandes de l’Administration IRC, le Manager et/ou le Coordinateur du Programme;
• Partager les comptes rendus des réunions et de points d’actions dans les 24 heures de la tenue à tous les membres de l’équipe ;
• Assurer l'archivage des documents en utilisant un système de classification qui assure l'organisation et la confidentialité des données ;
• Etre le point focal pour le partage des informations avec l'équipe du Projet, soit de la part du Managers, soit de la part des autres départements.

Du point de vue Logistique et support 

•  Faire une liaison entre la Logistique et le projet à travers les différentes communications (ex. suivi de niveau d’exécution des PR, livraisons de matériels…) ;
• Préparer les documents logistiques (demande d’achat, sortie du stock, etc.) ;
• Se rassurer du respect strict du procurement et du spending plan et alerter le Manager si cela n’est pas bien observé ;
• Assurer le suivi des matériels à entrer ou à faire sortir du stock ;
• Suivre l’évolution des demandes d’achats déposées à la logistique ;
• Vérifier les échantillons d’intrants avant tout achat et livraisons dans le magasin ;
• Assurer la préparation logistique des formations (et autres activités selon le besoin) ;
• Préparer le plan de transport hebdomadaire en coordination avec les Managers du projet ;
• Mettre à jour le tracking des demandes d’achat (PR) et le partager mensuellement au chef de projet .

Du point de vue Financier 

•  Préparer les documents financiers (demande d’achat, demande de paiement, demande et justificatif d’avance, etc.) ;
• Préparer le brouillon de prévision de trésorerie hebdomadaire et mensuel ;
• Faire le suivi des dépenses et la mise à jour de tableau des dépenses hebdomadaires.
  

Intégration et Développement au sein de l’équipe

•  Collaborer avec d’autres membres de l’équipe du projet et des autres secteurs pour assurer une bonne intégration des activités ;
• Etablir une relation positive avec les membres de la communauté et veiller au strict respect de la confidentialité ; 
• Participer activement aux réunions hebdomadaires de l’équipe du projet ainsi que dans les formations internes et externes, journées de réflexion d’équipe, les journées de l’enfant, etc.
• Assister aux diverses réunions à l’intérieur et à l’extérieur de l’IRC comme demandé par le le manager du projet ;
• Réaliser d’autres tâches demandées par la hiérarchie du projet.

Autres

• S’engager à respecter la politique de signalement obligatoire ;
• S’engager à s’assurer de la mise en œuvre optimale de cette politique dans son cadre de travail ;
• Etre disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son superviseur direct ou par IRC ; et
• Adhérer aux valeurs de l’IRC dans l’exercice de ses fonctions.