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Finance and Administrative Assistant - G5(DC)

Dakar (Senegal)

  • Organization: ILO - International Labour Organization
  • Location: Dakar (Senegal)
  • Grade: GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Banking and Finance
  • Closing Date: 2020-03-27

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Grade: G5  

No. du poste: DC/Dakar/G5/2020/04
Date de publication: 27 Février 2020
Date de clôture (minuit, heure de Dakar): 27 Mars 2020

 

Job ID: 2162 
Départment: BR-Afrique 
Unité: ETD/BP-Dakar 
Lieu d'affectation: Dakar   
Type de contrat: Durée déterminée 

Durée du contract: 12 mois renouvelables 


 

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

 

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

 

Peuvent soumettre leur candidature:

  • Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
  • Les candidats/tes externes*

*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident et permis de travail valables au Sénégal.

 

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé. Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

« Le BIT attache une grande importance aux valeurs éthiques, à la diversité parmi son personnel et vise à assurer un équilibre entre les sexes en son sein ».

 

Introduction

Dans le cadre du quatrième programme de coopération (PIC IV) au développement entre le Grand-Duché de Luxembourg et le Sénégal, le Luxembourg a sollicité l’appui du BIT pour la mise en œuvre d’un projet qui contribue à une augmentation des opportunités d’emplois des jeunes hommes et jeunes femmes au Sénégal à travers un renforcement de leur employabilité et une promotion de l’auto-emploi.

 

Cette intervention cadre dans un contexte dans lequel il y a une inadéquation persistante entre l’offre de formation et les besoins du marché du travail, une faible prise en compte de l’entreprenariat dans le système de formation professionnelle, et une non-internalisation de la formation des formateurs.

 

Face à cette situation, le BIT mettra en œuvre un projet qui vise une augmentation de la qualité de l’offre de formation et un renforcement de l’esprit entrepreneurial dans le système de formation professionnelle. Pour ce faire, le projet intégrera durablement les modules d’entreprenariat dans le système de formation professionnelle et renforcera la promotion de l’auto-emploi au sein des centres et établissements de formation professionnelle. Le projet s’appuiera et impliquera les structures nationales dans la mise en œuvre des activités, et intégrera les questions d’égalité de genre et de non-discrimination, de sécurité et santé au travail, ainsi que la durabilité environnementale et la protection sociale dans l’ensemble des actions.

 

Le projet travaillera sous la coordination du Ministère en charge de l’Emploi, de la Formation Professionnelle et de l’Artisanat (MEFPA) et en étroite collaboration avec les différents services techniques du ministère. Le projet veillera aussi à une cohérence de ses appuis avec ceux de l’agence bilatérale luxembourgeoise, LuxDev, qui, dans le cadre du PIC IV, met en œuvre le programme « Formation professionnelle et technique et employabilité ».

Fonctions et responsabilités essentielles

Participer à l'organisation et la préparation des réunions spéciales et prendre les dispositions administratives pour l'organisation des ateliers et des séminaires et fournir des services administratifs et/ou de secrétariat pour ces activités

Rechercher et préparer les documents administratifs pour le superviseur pour une utilisation lors des missions officielles, des réunions spéciales 

Préparer la documentation nécessaire pour les contrats de service, les contrats de collaboration extérieure ainsi que des contrats avec les fournisseurs de biens et de services et tout type de contrat exigé par le projet

Faire les arrangements de voyage : réservations d'hôtel…
 Préparer les estimations de coûts et les prévisions budgétaires 
Fournir un appui en matière de procédure et d’enregistrement pour analyser, documenter, classer, consigner et traiter différentes transactions financières 
Préparer et suivre les demandes d’engagement de crédits et de paiements
Calculer et compiler les estimations de coûts et les dépenses budgétaires prévisionnelles et collaborer à l’établissement des états budgétaires du projet, vérifier les allocations budgétaires du projet ; établir les engagements de dépenses et assigner des codes 

 

 

 

Qualifications requises
Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et/ou finances décerné par une école de commerce reconnue ou formation jugée équivalente.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’administration et/ou de la comptabilité, avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière des projets.

Langues

Excellente connaissance du français. La connaissance de l’anglais serait un atout.

Compétences
  • Connaissance des concepts de programme et de budget et des procédures d’administration de projet et d’évaluation, ainsi que du règlement financier et des règles financières du Bureau ;
  • Bonnes compétences de rédaction et d’analyse et bonne maîtrise de l’outil informatique ;
  • Aptitude à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit et à défendre le mandat de l’OIT et la vision du projet ;
  • Aptitude à traiter les gens avec tact et diplomatie ;
  • Aptitude à forger une culture collaborative en encourageant la coopération, en sollicitant l’opinion des autres et en construisant des réseaux vastes et efficaces au sein de l’OIT et à l’extérieur ;
  • Bonne faculté d’organisation, et excellente faculté de gestion du temps ;
  • Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion ;
  • Avoir le sens de responsabilité et le sens du détail ;

Fait preuve d’honnêteté et d’intégrité


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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