Oficial de Apoyo a la Gestión de Proyectos

1. Implementación de proyectos

2. Gestión financiera

3. Monitoreo de proyectos y reportería.

4. Gestión de las partes interesadas.

1.     Implementación de proyectos

• Coordinar con los/as gerentes/as de proyecto sobre el progreso de la implementación de los proyectos.
• Asistir a los/as gerentes/as de proyecto en la redacción y/o revisión de las planificaciones de implementación de los proyectos.
• Administrar los flujos de información y supervisar cambios, registros de riesgos y gestión de problemas mediante el establecimiento de procedimientos de control.
• Dar seguimiento a la realización de requerimientos corporativos de reportes y control de calidad (Engagement assurance, RBR, fee posting, etc)
• Dar seguimiento a la implementación de los work packages y delivery financiero de los proyectos.
• Notificar a los/as gerentes/as de proyecto de cualquier desviación del plan y actualizar los planes.
• Trabajar con los/as gerentes/as de proyectos para identificar y gestionar los riesgos.
• Coordinar y gestionar los cierres de proyectos.

2.     Gestión financiera

• Monitorear los presupuestos de proyectos y los gastos financieros y todos los procedimientos administrativos de acuerdo con los planes de trabajo.
• Apoyar a los/as gerentes/as de proyectos mediante el monitoreo de presupuestos, flujo de efectivo y de informes financieros para garantizar que se cumplan los entregables.
• Alertar a los/as gerentes/as de proyecto de cualquier déficit financiero y exceso de gastos.
• Proponer revisión de presupuesto y recomendar acciones correctivas cuando sea necesario.
• Administración de los contratos firmados en el marco de los proyectos, garantizando el cumplimiento de lo legalmente establecido (en el contrato y/o Orden de compra UNOPS), incluyendo la solicitud de pago.
• Gestión de los contratos, incluyendo la emisión de ordenes de entrega a los proveedores; brindando estricto seguimiento el estado de las entregas, modificaciones, cálculo y notificaciones de multas, cálculo de retenciones y pagos realizados; elevando las alertas necesarias de forma preventiva tomando las acciones necesarias para mitigarlas.

3. Monitoreo de proyectos y reportería

• Proporcionar aportes sustantivos para ayudar a los gerentes de proyectos en la preparación de informes y documentos de proyectos;
• Gestionar la consolidación de los Reportes o Informes Financieros por concepto de pagos a proveedores, garantizando la veracidad de la información.
• Mantener los siguientes registros: Registro de riesgos, lecciones aprendidas, criterios de sostenibilidad y demás registros delegados.
• Facilitar información a los gerentes de proyectos y a las áreas relacionadas sobre el historial de desempeño de los proveedores; y de esta forma permitir el establecimiento de patrones de desempeño que sean considerados para futuras adjudicaciones.
• Gestionar la compilación, consolidación y análisis de datos relevantes de proyectos.
• Apoyar a los/as gerentes/as de proyecto en la preparación de los informes de cierre de proyecto y garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Proporcionar soporte para procesar y analizar información sobre las metas corporativas (targets).

4. Gestión de las partes interesadas

• Apoyar en la coordinación y gestión de las comunicaciones.
• Apoyar en la gestión de relaciones sólidas con asociados y demás organismos internacionales y de las Naciones Unidas (ONU) con el fin de facilitar las actividades y mejorar la calidad y la relevancia del análisis de la información.
• Participar y dirigir reuniones con proveedores relacionadas al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Participar en reuniones con asociados y otras partes interesadas, según sea necesario.

5.    Gestión del conocimiento e innovación

• Participar en las Comunidades de Práctica relevantes y grupos de trabajo Inter agenciales.
• Apoyar y monitorear a los/as gerentes/as de proyectos en la recopilación de lecciones aprendidas y las mejores prácticas de los proyectos.
• Contribuir a la difusión y el intercambio de mejores prácticas y lecciones aprendidas para la planificación y la creación de conocimiento.
• Contribuir al uso de herramientas y técnicas innovadoras.

• Se requiere título a nivel de licenciatura en las áreas de administración de empresas, finanzas y de ciencias sociales.

c. Idioma:

• Se requiere dominio del español
• Será valorado tener dominio del idioma inglés

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).Hora Guatemala 5:00pm- 17 horas
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
• Guatemala es considerado un lugar de trabajo familiar según la categoría del ICSC.

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

Infraestructura sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, así como en países de renta media. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas. 

Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y sus asociados. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible en función de los costos. 

Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.