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Asistente Senior de Adquisiciones

Asunción (Paraguay)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Asunción (Paraguay)
  • Grade: LICA-5, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Procurement
    • Administrative support
    • Malaria, Tuberculosis and other infectious diseases
  • Closing Date: 2020-09-29

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Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos –UNOPS, ofrece servicios de gestión de proyectos, de adquisiciones y servicios de apoyo a las agencias de la ONU, instituciones financieras internacionales, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. Como entidad de las Naciones Unidas, UNOPS es una organización pública internacional de carácter intergubernamental, que no tiene fines de lucro. 

La misión de UNOPS es “ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr un desarrollo sostenible.”. La visión de UNOPS es “es un mundo en el que las personas puedan llevar una vida plena gracias a infraestructuras adecuadas, sostenibles y resilientes, así como al uso eficiente y transparente de los recursos públicos en materia de adquisiciones y gestión de proyectos”. 

La Asamblea General de la ONU reconoció que UNOPS puede aportar valor añadido prestando servicios eficientes y eficaces a los asociados para el desarrollo, en las esferas de la gestión de proyectos, los recursos humanos, la gestión financiera y los servicios compartidos. También reconfirmó el papel de UNOPS como “recurso central del sistema de las Naciones Unidas en la gestión de adquisiciones y contratos, así como en el desarrollo de obras civiles e infraestructura física, incluidas las actividades de desarrollo de la capacidad pertinentes.”

Bajo la guía y supervisión directa de la Asociada de Adquisiciones, el/la Asistente de Adquisiciones es responsable de proporcionar soporte administrativo en una variedad de procesos de compras y contratación y / transacciones de bienes, servicios y obras para la Unidad de Negocio.

Functional Responsibilities

1. Servicios de soporte de adquisiciones  2. Relaciones con los clientes / Gestión de las partes interesadas
3. Facilitación de la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimiento

1. Servicios de soporte de adquisiciones 

Ofrece una variedad de servicios de soporte transaccional especializados y no especializados, lo que garantiza la coherencia y la calidad de los pasos de trabajo completados, así como un flujo de información óptimo:

  • Asistir en la redacción de documentos de licitación, informes de evaluación y presentaciones de adjudicación de contratos, garantizando la coherencia en el formato y el contenido.

  • Procesar las transacciones de adquisiciones en el sistema corporativo, e-Sourcing y  OneUNOPS de UNOPS.

  • Asistir en la preparación de Órdenes de Compra, Contratos, LTA o sus Enmiendas.

  • Recibir, revisar, registrar y enrutar comunicaciones entrantes y solicitudes / facturas de compras.

  • Preparar informes, tablas, gráficos, etc. aplicando habilidades técnicas y conocimiento en formateo y presentaciones.

  • Preparar estadísticas e informes, incluido el volumen de compras.

  • Llevar a cabo una acción de seguimiento de rutina en las adquisiciones en nombre del supervisor.

  • Publicar licitaciones  y adjudicaciones de compras.

  • Mantener informes de estado sobre las actividades de adquisición y el trabajo en progreso.

2. Relaciones con los clientes / Gestión de las partes interesadas

  • Trabajar activamente con los clientes para proporcionar e intercambiar información sobre una variedad de problemas en los procesos y transacciones de adquisiciones, para brindar servicios correctos y oportunos.

  • Brindar servicios de adquisiciones estandarizados, orientación e información al personal de la Unidad de Negocio sobre procesos y procedimientos rutinarios.

3.Creación de conocimiento e intercambio de conocimiento

  • Llevar a cabo una acción de seguimiento de rutina en cuestiones de GC de adquisiciones o Gestión del conocimiento en nombre del/la supervisor/a e informar al/la supervisor/a sobre su estado.

  • Administrativamente apoyar la organización en materia de iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal en adquisiciones.

Education/Experience/Language requirements

Educación:

  • Se requieren estudios de educación secundaria completos.

  • Título universitario en Administración de Empresas, Administración Pública, Gestión de Recursos Humanos o disciplinas pertinentes es considerada un plus y puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos.

Experiencia laboral

  • Se requiere un mínimo de cinco (5) años de experiencia en servicios de soporte de adquisiciones en organizaciones públicas o corporativas nacionales u organismos internacionales.

  • Experiencia dentro de UNOPS o el Sistema de Naciones Unidas en áreas operacionales y/o de adquisiciones es considerado un plus.

  • Deseable experiencia en el uso de paquete Google Suite y/o sistemas de gestión.

Idiomas:

  • Se requiere dominio de idioma español

  • Conocimiento de inglés es requisito deseable.

Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA) Nivel de Contrato: Local ICA 5 - Soporte (LICA)
Duración del contrato:  Indefinido. Contrato Continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

Additional Considerations

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET), 18 hs de Asunción.
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos/as que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los/as contratados/as y pasantes potenciales.  La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.

UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción. 

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a sus colaboradores y reconoce la importancia de mantener un equilibrio entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política estricta de armonización laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca acomodar razonablemente a candidatas y candidatos con necesidades especiales.
La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar (family duty station).

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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