Asociado/a Superior de Administración

En Guatemala, desde junio de 2016, UNOPS desarrolla el Proyecto de Adquisición de Medicamentos, Insumos Médicos y de Servicios de Tratamientos Sustitutivos de la Función Renal y del Fortalecimiento de las Capacidades del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS). La Junta Directiva del IGSS solicitó la asistencia técnica de UNOPS con el objeto de mejorar la calidad y la transparencia de los procesos de adquisición, con el propósito de mejorar los niveles de atención y sus procesos de gestión, hasta alcanzar estándares de clase mundial, contribuyendo a entregas más adherentes a las necesidades de sus derechohabientes.

Apoyo gerencial:

• Analiza, revisa, sintetiza y realiza documentos para la Gerencia del proyecto para la toma de decisiones.

• Garantiza la disponibilidad de personal y recursos para compromisos laborales, facilitando flujos de trabajo óptimos.

• Se asocia con la Gerencia en las oficinas de funcionarios/asociados para desarrollar acuerdos de servicio al cliente.

• Implementa el mecanismo de control de los servicios administrativos, incluido el mantenimiento de registros de control administrativo como compromisos y gastos.

• Elaboración de informes requeridos por contrapartes, entidades asociadas y por UNOPS, según lo solicite el Gerente de Proyecto.

Servicios de gestión de activos, logística.

• Actuar como asistente principal de la Gerencia, como administrador/a principal de su agenda diaria, incluida la programación de citas, reuniones, planes de viaje.

• Responsable de asuntos de protocolo.

• Elabora correspondencia, informes, evaluaciones y justificaciones, según se requiera, mediante la consolidación de información sobre diferentes temas generales de la oficina o sobre tareas específicas que le sean asignadas y que sean confidenciales en conjunto con el área respectiva.

• Asistencia a la gerencia en reuniones internas y externas relevantes, preparando/coordinando y copilando aportes y minutas.

Gestión operativa

• Brinda asesoramiento y apoyo al personal administrativo de la oficina. Coordina y / o asiste a las reuniones del día a día de la oficina sobre asuntos administrativos, participa en discusiones de procedimientos y prácticas, interpreta y evalúa el impacto de los cambios y hace recomendaciones para el seguimiento de acciones

Gestión de equipos

• Contribuye a los procedimientos de lecciones aprendidas, asegurando que las lecciones se compartan de manera oportuna y adecuada.

• Participa en las comunidades de práctica relevantes de UNOPS

• Apoya en temas administrativos, financieros, cuando sea requerido.

• Establece un network efectivo e intercambio de información con  las distintas áreas, oficinas y personal.

Gestión del conocimiento

• Facilita el compromiso y la provisión de resultados y servicios de alta calidad del equipo supervisado a través de una planificación efectiva del trabajo, gestión del desempeño y promoción del aprendizaje y desarrollo.

• Supervisar el funcionamiento adecuado del sistema de documentación / información del área, incluida la selección, la indexación, la clasificación, el almacenamiento y la difusión de información y / o informes y material, asegurando la conformidad con los procedimientos pertinentes que rigen la integridad de los registros y archivos.

• Establecimiento de una eficaz red de contactos y relaciones interinstitucionales, así como el intercambio de información con socios internos, importantes clientes comerciales, representantes de organismos de alto nivel, organismos nacionales e internacionales, ONG y organizaciones de base.

• Elaboración de informes requeridos por contrapartes, entidades asociadas y por UNOPS, según lo soliciten la Representación o los Gerentes de Proyecto.

a. Educación

• Se requiere título a nivel diversificado.

• Estudios universitarios a nivel de Licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad, Finanzas, lengua española y/o carrera afín, será considerado como una ventaja y podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

• Deseable conocimiento de las  normas APA.

b. Experiencia laboral

• Un mínimo de siete (7) años de experiencia secretarial y/o administrativa en programas o proyectos.

• Requerida experiencia en manejo de contrapartes como directores, gerentes, y público en general.

• Será valorada experiencia en agencias del Sistema de las Naciones Unidas y/u organismos internacionales.

c. Idiomas

• Se requiere idioma español fluido.
• Se requiere inglés intermedio.

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual (contrato regular mensual)
Contrato Regular Mensual:  Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
Nivel de Contrato: LICA 7 (candidatos/as locales o con residencia permanente y permiso de trabajo).

Duración de Contrato: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Con un personal de más de 7.000 empleados/as repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Sólo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados/as.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos STAFF, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El/La candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
• Guatemala es considerado un lugar de trabajo familiar según la categoría del ICSC.