France : Contrôleur/euse Logistique Siège – Paris

Paris

Organization: ACTED - Agency for Technical Cooperation and Development
Location: Paris
Grade: Administrative support - FG I, Function Group 1, Contract Agent
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Logistics
- Protection and Human Rights
- Recovery and Reconstruction
- Shelter and Non-Food Items
- Logistics/Procurement
Closing Date: Closed

CDD | 12 mois | Décembre 2020

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 14 millions de bénéficiaires dans 37 pays. Nos équipes sont composées de 400 employés internationaux et 4600 staff nationaux.

ACTED France (HQ)

Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé de 80 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 37 Directions Pays comprenant environ 450 expatriés et plus de 6000 salariés nationaux. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et responsabilités principales

A. SUIVI LOGISTIQUE DES PAYS

Une répartition des pays entre contrôleurs logistiques est effectuée par le/la Directeur/rice Logistique en fonction du niveau de risque opérationnel des pays tout en veillant à conserver une cohérence géographique et à assurer l’équilibre de la charge de travail en matière de suivi logistique des missions. Les tâches et responsabilités décrites ci-dessous s’appliquent aux pays dont le/la Contrôleur/se Logistique Siège a la charge.

Suivi de la structuration logistique pays

Collecte et revue critique de la structure logistique pays

Le/la Contrôleur/se Logistique Siège assure la collecte des données relatives aux équipes logistiques pays et à

Contrôle de l’adéquation entre la structure logistique pays et les besoins/volumes opérationnels
Suivi des plans d’investissement en équipements

Dans le cadre de l’investissement en équipements des pays d’ACTED, le Chargé de logistique siège s’assure en lien avec le département Finance que les pays sous sa responsabilité suivent un plan d’investissement en équipements et appuie les équipes logistiques pays dans sa mise en œuvre conformément aux procédures d’ACTED.

Achats

Collecte et revue des plans d’achat et demandes de dérogation

Le Contrôleur Logistique siège assure la collecte et la revue des plans d’achat et des demandes de dérogation des pays conformément au Manuel Logistique d’ACTED Monde.

Il s’assure dans ce cadre de fournir aux pays un appui qualitatif concernant les règles d’origine et de nationalité et les achats faisant l’objet de procédures spécifiques pour certains bailleurs (‘restricted goods’).

Il assure une revue détaillée des achats d’équipements en contribuant au suivi des achats d’actifs et en s’assurant de l’activation de contrat cadre siège le cas échéant.

Par ailleurs, il sera chargé de la revue et du classement des demandes de dérogations une fois approuvés.

Il assure conséquemment la mise à jour de l’outil de suivi des plans d’achat et dérogations.

Traitement des demandes d’achat terrain par l’activation de contrat cadre ou la collecte de cotations pour des biens & équipements non disponibles ou à coût élevé dans les pays concernés.
Revue des appels d’offres internationaux

Le Contrôleur Logistique Siège assure la revue et validation des dossiers d’appel d’offres transmis par les pays pour publication. Il est en charge de faire le lien avec les pays pour la réception des offres sur tender@acted.org ainsi que pour la revue et la validation de la sélection et des contrats finaux proposés.

Revue et validation des contrats d’achat sous la procédure d’appel d’offres

Le/la Contrôleur/se Logistique Siège assure un contrôle qualité des contrats d’achats rédigés dans le cadre d’appels d’offres. Il s’assure notamment de la présence des clauses standards assurant un niveau de protection juridique suffisant et de la qualité et de l’exhaustivité des pièces justificatives

Revue des contrats cadres

Le Contrôleur Logistique Siège s’assure enfin que les pays sous sa responsabilité sont dotés de contrats cadres conformes aux procédures d’ACTED monde. Il en assure la revue régulière.

Contrôle des fournisseurs

Le/la Contrôleur/se Logistique Siège effectue le contrôle du respect des fournisseurs avant la signature des contrats sous la procédure d’appel d’offres ou de sa conduite par les équipes terrains dans les pays sous son autorité.

Suivi des rapports TITANIC logistique pays

Collecte et classement du TITANIC logistique (contenant les rapports clefs du département logistique : achats, transports, stocks, actifs, communication) auprès des responsables logistiques dans les pays sous sa responsabilité de façon mensuelle, en en assurant la relance en cas de retard ;
Analyse comparative des rapports TITANIC du mois à l’autre et par croisement de l’information ;
Formulation et suivi des recommandations et demandes de correction sur une base mensuelle ;
Contrôle de la tenue et mise à jour régulière des bases de données fournisseurs

Le/la Contrôleur/se Logistique Siège s’assure de l’existence et de la mise à jour régulière d’une base de données fournisseurs dans chacun des pays sous sa responsabilité

Lancement d’alertes par rapport aux pays dont les rapports TITANIC ne seraient pas fiables, manquants ou contenant de graves lacunes.

Revue des rapports logistiques aux bailleurs

Collecte et revue qualitative des données et annexes logistiques requises au stade de la soumission de la proposition de projet ;
Collecte et revue qualitative des données et annexes logistiques des rapports finaux à soumettre aux bailleurs de fonds à l’issue de la période de liquidation des projets (liste d’inventaire, liste de stock en fin de projet, liste d’intrants, liste des contrats, certificats de donation, etc.)

Ces tâches s’effectuent en lien étroit avec les départements Finance et Gestion de Subvention Siège, et conformément aux dates butoirs de soumission.

Mission d’appui au terrain

Le/la Contrôleur/se Logistique Siège effectue ponctuellement des missions de revue et d’appui logistique dans les pays en fonction des besoins.

Classement et archivage

Dans l’ensemble de ses fonctions, le Chargé de logistique siège s’assure de tenir à jour l’ensemble du classement et de l’archivage de la documentation logistique siège.

B. DEVELOPPEMENT, RENFORCEMENT ET DIFFUSION DES PROCEDURES LOGISTIQUES

Diffusion, Promotion & Explicitation des procédures logistiques globales

Mise en place d’un soutien continu aux pays dans la compréhension et la mise en œuvre des procédures logistiques d’ACTED (hotline).
Organisation de séances d’explication ou de formation à distance ou lors de missions ponctuelles d’appui sur le terrain
Rédaction & formalisation d’outils didactiques à diffusion large.

Contribution à la revue et à l’amélioration des procédures

Le Contrôleur Logistique Siège contribue au développement continue des procédures logistiques d’ACTED par :

la formalisation de mémos venant compléter / détailler le manuel,
la revue des lignes directrices des bailleurs ponctuellement sur demande,
un support à la mise en place d’outils de capitalisation
la participation à des groupes de travail organisés au sein du département

C. CONTROLE DE LA CONFORMITE ET REVUE DOCUMENTAIRE

Participation aux Due Dilligence externes

Le/la Contrôleur/se Logistique Siège participe à la conduite des due dilligence externes coordonnées par le département Audit au siège. Il fournit notamment les informations concernant les contrôles internes effectués par le département sur les pays sous sa responsabilité et sur les mécanismes de réduction des risques logistiques mis en œuvre à son niveau

Préparation et Soutien au Département audit dans la conduite des audits externes

Le/la Contrôleur/se Logistique Siège aide le département audit lors de la préparation et la conduite d’audits externes, en soutenant le processus de collecte et revue documentaire.

D. FORMATION & MENTORING

Le/la Contrôleur/se Logistique Siège contribue à former le ou les stagiaires sous son autorité. Il leur apporte un soutien technique et méthodologique afin de les aider à effectuer les tâches qui leur incombent tout en les préparant à évoluer vers d’autres postes au sein de l’organisation.

Il/elle assure par ailleurs la formation des équipes terrain à distance si nécessaire ou lors de ses missions sur le terrain.

E. REFERENT DU PROJET DE DIGITALISATION DES ACTIVITES LOGISTIQUES

Le/la Contrôleur/se est référent/e du projet interne de digitalisation des activités logistiques. Il/elle participe aux rencontres avec les prestataires/partenaires identifiés et mène les analyses fonctionnelles et techniques avec le soutien des Directions Logistique et Système d’Information.

Il/elle apporte son expertise pour qualifier l’adéquation entre les besoins d’ACTED et les solutions proposées aussi bien d’un point de vue fonctionnel que technique.

Enfin, il/elle intervient dans la conclusion des contrats de service et/ou partenariats avec les prestataires/partenaires identifiés et dans le déploiement de la solution pour le siège et le terrain lors de ses déplacements.