Adjoint·e principal·e aux opérations

Cotonou

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Cotonou
Grade: Administrative support - LICA-7, Local Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Development Cooperation and Sustainable Development Goals
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

La République du Bénin est un pays d’Afrique de l’Ouest couvrant une superficie de 114 764 km², avec une population estimée à 11,8 millions en 2019. Le pays est voisin du Togo à l'Ouest, du Nigéria à l'Est, du Niger au Nord-Est et du Burkina Faso au Nord-Ouest.

Avec 2 280 cas confirmés au 16 Septembre 2020, le Bénin est relativement épargné par la crise de la COVID-19 (0.2% des cas confirmés en Afrique). Au 16 Septembre 2020, le Bénin comptait 290 cas actifs, 1 950 personnes guéries et 40 morts; soit un taux de létalité de 1.75% et un taux de guérison de 85.5%.

Afin d’appuyer le Gouvernement du Bénin dans sa réponse à la pandémie de la COVID-19, la Banque Islamique de Développement (BID) a alloué un financement au Ministère de la Santé du Bénin pour l’acquisition d’équipements médicaux destinés à la lutte contre la COVID-19 et pour le renforcement des capacités médicales du pays. L’appui de l’UNOPS a été sollicité en tant qu’agence d’exécution pour l’acquisition de ces équipements.

L’objectif de ce projet est de renforcer les capacités du Ministère de la Santé du Bénin en réponse à la COVID-19 à travers l’acquisition d'équipements médicaux. Plus spécifiquement, le projet vise à l’acquisition, l’installation et l’équipement de deux laboratoires nationaux de niveau P3 à Ouidah et à Parakou. A long-terme, ce projet permettra également le rehaussement du plateau technique sanitaire au Bénin.

Dans ce cadre, l’UNOPS recherche des candidats qualifiés pour un poste d'Adjoint·e principal·e aux opérations qui sera basé à Cotonou.

Functional Responsibilities

Sous la supervision directe du Chef de projet, l’Adjoint·e principal·e aux opérations aura les tâches suivantes:

Préparer le budget des opérations conformément au système de gestion financière de l’UNOPS et vérifier l’exactitude des documents de support (document du projet, budget du projet etc.)
Assurer la coordination et la liaison entre le Bureau UNOPS du Bénin et le Bureau Régional de Dakar pour ce qui concerne les questions administratives et opérationnelles telles que les paiements, la gestion des contrats, la passation de marchés et la gestion des immobilisations
Assister l'équipe du projet dans la coordination et la gestion administrative des activités
Veiller à la qualité des documents de support requis pour le traitement des contrats locaux et de leurs amendements
Etablir les contrats et amendements et en assurer un suivi efficace et régulier
S’assurer que les demandes de décaissement du projet respectent les normes et procédures financières de l’UNOPS et que les fonds sont disponibles
Vérifier et traiter toutes les attestations de paiement provenant des bureaux de terrain du projet, des équipes du projet ou de tout autre récipiendaire désigné
Etablir les Vendors et les Réquisitions pour toutes commandes
Créer à temps les bons de commande dans ERP
Identifier les besoins du projet
Mettre à jour la base de données des fournisseurs
Régler les factures une semaine après réception
Préparer les divers documents de passation de marchés
Assurer l’archivage physique et électronique des documents de référence (logistique, achats...) et des documents confidentiels (contrats...) du projet en créant une base de données et un système d’archivage adapté et conforme aux dispositions en vigueur
Assister le Chef de projet dans la mise en oeuvre d'un système de contrôle qualité des documents et comptes du projet permettant de détecter des erreurs puis, lui proposer des mesures correctives
Fournir une assistance efficace avant la fin du projet sur des aspects aussi importants sur les plans financier et opérationnel que: la finalisation des rapports narratifs et financiers, le solde de toutes les obligations financières et contractuelles ; la réception totale des contributions des donateurs et la rétrocession des biens du Projet
Appuyer à la gestion du personnel et à l'évaluation des performances
Exécuter toutes autres tâches confiées par le Chef de projet

Education

Avoir un diplôme secondaire est exigé
Être titulaire d'un diplôme supérieur équivalent à la Licence dans les domaines de l'administration, de la gestion, des achats ou de toute autre discipline similaire serait un atout.

Experience

Avoir au moins 7 ans d'expérience professionnelle en gestion administrative et financière pour un titulaire d’un diplôme secondaire, ou 3 ans d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière pour un titulaire d’une maîtrise (Bachelors)
Avoir une expérience professionnelle dans l’appui au projet et/ou programme serait un atout considérable
Avoir d’excellentes connaissances techniques en communication et dans le reportage est un atout
Avoir travaillé dans le système des Nations Unies ou ONGs Internationales serait un avantage
Avoir la maîtrise des procédures UN en matière de gestion administrative est un atout
Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique, notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés est requis
Avoir une excellente capacité rédactionnelle est un atout

Languages

Avoir une maîtrise parfaite du Français est exigé (lu, parlé et écrit)
Une bonne connaissance de l'anglais est un atout.

Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter, avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Contract type, level and duration

Contract type: Local Individual Contract Agreement (LICA) Contract level: LICA 7 / ICS 7
Contract duration: 1 an renouvelable selon la performance et la disponibilité du budget
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Senegal

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

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