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Assistant(e) Principal(e) Temporaire chargé(e) des Opérations - G6

Abidjan (Cote d'Ivoire)

  • Organization: ILO - International Labour Organization
  • Location: Abidjan (Cote d'Ivoire)
  • Grade: GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Development Cooperation and Sustainable Development Goals
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2021-01-21

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Grade: G6  

Date de publication: 09 janvier 2021
Date de clôture (minuit, heure d'Abidjan): 21 janvier 2021

No. du poste: RB/ABIDJAN/GS/2021/01
 

Job ID: 5229 
Département: BR-Afrique 
Unité: BR-Afrique 
Lieu d'affectation: Abidjan   
Type de contrat: Court durée 

(Jusqu'au 31 décembre 2021)


 

Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes de nationnalité invoirienne et/ou qui sont en possession d'un statut de résident et permis de travail valables en Côte d'Ivoire. La date de début du contrat sera confirmée à la fin du processus.

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
  • Candidats/tes externes

 

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.

Structure organisationnelle

 

Ce poste est à pourvoir auprès des Services Administratifs Régionaux du Bureau régional de l'OIT pour l'Afrique.

Mission principale

 

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un appui de haut niveau et est chargé(e) d’assurer, de mener à bonne fin et de surveiller la prestation d’un ensemble de services d’appui opérationnel et administratif, dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Ces services sont fournis dans divers domaines (appui administratif et bureautique, ressources humaines, finances, voyages et logistique) et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l'Organisation. Le(la) titulaire joue un rôle clé en faisant preuve d’une grande capacité de discernement pour veiller, dans une optique de transparence, à ce que les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies soient correctement appliquées, interprétées et adaptées. Il(elle) évalue des situations difficiles, propose des solutions et contribue à la conception et à l’amélioration des services d’appui et des processus d’exécution dans le domaine opérationnel.

 

Le(la) titulaire travaille sous la supervision de la Cheffe des Services Administratifs Régionaux. Cette supervision est centrée sur la prestation de services et consiste à vérifier que les résultats convenus sont atteints et que le travail est coordonné et intégré avec les services connexes. Les missions sont généralement accomplies moyennant une supervision minimale, le(la) titulaire disposant d’un degré élevé d’autonomie en particulier en ce qui concerne les questions relatives à l'exécution des activités opérationnelles. Le travail est passé en revue afin de vérifier la faisabilité des recommandations et l’exactitude des résultats finaux, ainsi que le traitement de questions complexes et délicates dans le domaine opérationnel du fait de la nouvelle application ou interprétation d’une politique ou de leurs incidences sur des activités connexes de l’unité de travail.

Relations de travail

 

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir orientations et appui d’ordre opérationnel et administratif pour la prestation de services et le règlement de questions complexes dans le respect des normes applicables. Le(la) titulaire travaille en liaison avec diverses unités administratives pour coordonner des activités, les hiérarchiser et en assurer le suivi.

 

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales, des organisations non gouvernementales (ONG), des ambassades, des missions permanentes et d’autres autorités concernées; ils visent à coordonner et à assurer le suivi de questions en instance ou à obtenir des éclaircissements, à fournir des orientations sur les pratiques et procédures du bureau et à régler des questions d’ordre administratif. Le(la) titulaire travaille également en liaison avec des prestataires de services pour le règlement de questions en instance.

Fonctions et responsabilités essentielles

 

En fonction des besoins et des priorités du bureau où le poste est à pourvoir, le(la) titulaire assurera des services relevant des attributions suivantes:

 

1. Entreprendre et mener à terme un ensemble de services d’appui opérationnel et administratif dans divers domaines (administration générale et appui administratif, ressources humaines, finances, voyages et logistique). Assurer la préparation, le traitement, l’examen et le suivi d’actions administratives, y compris en vérifiant que les informations et la documentation sont conformes aux normes applicables.
2. Contribuer activement à l’intégration et à la coordination des services d’appui. Surveiller et orienter le travail du personnel d’appui, selon les besoins, et veiller au bon déroulement du travail de bureau et à la fluidité des échanges d’information au sein de l’unité de travail et avec d’autres unités.
3. Préparer, rédiger et finaliser la correspondance, courante ou non, nécessitant des recherches, une compréhension des questions administratives, opérationnelles et programmatiques et une connaissance des domaines d’intervention. Contrôler la qualité des documents sortants (exactitude du contenu, grammaire, style et respect des normes applicables). Effectuer des traductions informelles.
4. Assurer la préparation, le traitement et le suivi d’actions administratives dans le domaine des ressources humaines, en vérifiant que les informations sont conformes aux normes applicables. Entrer des données complètes dans le progiciel de gestion intégré (PGI). Répondre aux demandes de renseignement concernant les ressources humaines et fournir au personnel des informations d’ordre général dans ce domaine. Assurer un vaste ensemble de services liés aux ressources humaines, selon les besoins.
5. Participer à la préparation et au contrôle de la comptabilité de l’unité de travail en ce qui concerne les allocations et les dépenses. Exécuter des opérations aux fins de l'autorisation et de l'engagement de dépenses et faire les ajustements nécessaires pour utiliser au mieux les fonds disponibles. Assurer la tenue à jour des systèmes de suivi et de présentation de rapports, et préparer les rapports et les statistiques budgétaires nécessaires à l'élaboration de la documentation concernant le programme et budget et le plan de travail ainsi que des rapports techniques et financiers à l’intention des donateurs sur l’état d’avancement des activités.
6. Tenir à jour le plan des voyages officiels de l’unité de travail. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d'hébergement, coordonner les formalités liées aux exigences en matière de visas et de sécurité, et assurer le traitement des transactions administratives dans les délais impartis. Fournir au personnel des orientations et une assistance en ce qui concerne les formalités à accomplir au titre des voyages officiels, notamment à l’arrivée et au départ. Établir et entretenir des contacts avec des homologues des administrations publiques et des prestataires de services pour faciliter le règlement de questions de voyage, de visa, de transport ou d’autre nature.

section facultative (si nécessaire)

7. Organiser et coordonner des réunions, des ateliers et d’autres manifestations. Diriger des services de secrétariat et surveiller les dispositions prises sur les plans administratif et financier. Etablir des supports d’exposé, des dossiers d’information et d’autres documents, ou surveiller leur élaboration. Rédiger les procès-verbaux de réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises. Assister et participer aux réunions et ateliers internes ou externes portant sur les domaines de travail assignés.
8. S’assurer que les systèmes de classement de l’unité de travail sont à jour, accessibles et efficients. Veiller à l’actualisation des sites Web et des bases de données. Etablir et produire divers rapports, tableaux statistiques et autres documents de référence périodiques ou ponctuels.
9. Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives ainsi que d’autres faits nouveaux dans ce domaine, et orienter et former le personnel en vue de renforcer les connaissances. 
10. Évaluer les méthodes et les processus de travail et proposer des améliorations. Évaluer l’incidence des changements et formuler des recommandations sur les mesures de suivi requises. Travailler en liaison étroite avec d’autres secteurs administratifs pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
11. Accomplir et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, comme celles relatives aux registres des présences et des absences, aux espaces de bureau, à l’enregistrement, aux stocks et aux achats.
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Exigences minimales

Formation

 

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Formation dans un domaine lié à l’administration générale et à l’appui administratif.

Expérience

 

Au moins six ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l'administration générale et de l’appui administratif, dont la prestation de divers services d’appui de haut niveau. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI).

Langues

 

Excellente maîtrise du français. La connaissance pratique de l'anglais sera un atout.

Connaissances et compétences

 

(techniques et comportementales) 

 

Bonne connaissance d'un ensemble de domaines opérationnels.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.
Connaissance de fond des programmes et activités de l’OIT.

 

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

 

Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Aptitude à coordonner et à surveiller un vaste ensemble d'activités opérationnelles.
Aptitude à rechercher, extraire et compiler des informations provenant de diverses sources.
Bonne aptitude à rédiger.
Aptitude à coordonner le travail du personnel d’appui.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.


 

Processus de recrutement

 

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

Alerte à la fraude

 

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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