Chargé(e) National(e) de l'Administration et des Finances - OCHA

• Organiser les préparatifs des voyages, vérifier la demande du visa de sécurité des staffs qui voyagent, l’achat des billets d’avion, la demande de paiement des frais de mission (DSA), la demande d’exonération, l’émission de l’autorisation de voyage « TA » et l’accueil de nouveaux fonctionnaires.

• Collaborer, après les avoir rédigées, à la conclusion des lettres d’entente (MOU) nécessaires pour la location des locaux, repartition et paiement des services communs et d’autres obligations pour la contribution de OCHA aux fonctions du Système des Nations Unies au Burkina Faso. 

• Responsable de la négociation de tout autre contrat pour la fourniture des biens et services par les prestataires extérieurs. Négocier les termes de référence des sociétés de gardiennage et les contrats de prestation de service y relatifs.

• Responsable des achats effectués par le bureau à travers PNUD et/ou le siège (HQ).

• Responsable de la tenue de l’inventaire du bureau.

• Veiller sur les arrangements/préparatifs administratifs pour les réunions, les ateliers, les séminaires ainsi que pour les visiteurs en coordonnant le transport, la réservation des chambres d’hôtel ainsi que la salle de conférence.

• En collaboration avec le Département des Nations Unies pour la Sureté et la Sécurité (UNDSS) et les responsables du bureau pays/sous-bureaux de OCHA, assurer le respect des Normes minimales de sécurité opérationelle (MOSS) pour les véhicules et bureaux de OCHA. 

• Contribuer à l’élaboration du Cost Plan annuel en rapport avec le planning des activités et les règles et procédures financières en vigueur ; suivre l’exécution du budget, en surveillant le montant des dépenses pour s’assurer qu’il ne dépasse pas les limites autorisées et recommander la réallocation de fonds si nécessaire. 

• Assurer la liaison avec le PNUD et/ou autre Agence fournissant des services concernant toutes les transactions OCHA, l’approbation des paiements, l’émission des chèques, la correction des transactions OCHA et l’obtention de toute information utile pour les différents rapports sur l’exécution du Budget, le niveau des dépenses effectuées ainsi que le recouvrement des frais (Cost recovery) effectué.

• Préparer les demandes d’autorisations financières trimestrielles en rapport avec le budget approuvé et assurer le suivi des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées.

• Vérifier mensuellement les IOVs du Bureau de Ouagadougou et des sous-bureaux, et faire des propositions de correction pour les anomalies éventuelles relevées ; veiller au recouvrement des sommes dues au bureau pays par le staff en cas d’utilisation privée des ressources de l’Organisation ;
• Contribuer à la mise en place des règles et procédures visant à assurer une gestion efficiente des ressources de l’organisation.

• Rechercher et recommander des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence le rendement des services financiers de 1’ organisation et d’assurer le bon archivage et la mise à jour régulière des règles et procédures financières en vigueur.

• Assister à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs.

• Préparer des rapports financiers requis par le Chef de Bureau.

• Participer à la planification des Ressources Humaines (RH) pour le bureau pays et assurer l’application des politiques, pratiques et procédures relatives aux Ressources Humaines.

• Coordonner la procédure de recrutement des fonctionnaires nationaux (de l’établissement des termes de référence à la demande d’établissement des contrats réguliers) de la part de OCHA, en collaboration avec le service RH du PNUD.

• Assurer la tenue et gestion des dossiers des fonctionnaires nationaux et internationaux ; responsable de la demande de salaires des fonctionnaires nationaux ; en collaboration avec le service du RH du PNUD, vérifier régulièrement auprès du PNUD, les avantages et allocations des fonctionnaires nationaux.

• Suivre avec les différents superviseurs l’état d’avancement de la procédure d’évaluation de la performance (e-Performance).

• Assister à l’équipe de gestion du bureau pays en préparant des analyses de consommation et/ou de progrès des objectifs établis pour le bureau de Ouagadougou et/ou les sous-bureaux et en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision du Chef de Bureau.

• Représenter OCHA à l’Équipe de Gestion des Opérations (OMT) et à ses sous-groupes selon la priorisation établie.

• Œuvrer pour le développement et le maintien de bonnes relations professionnelles avec les fonctionnaires responsables pour la fourniture des services du PNUD et/ou d’autre Agence fournisseur de service afin d'assurer une réponse rapide aux demandes formulées par OCHA ;Effectuer toute autre tâche demandée par le Chef de Bureau.

• Connaissance approfondie de la gestion des fonds et des procédures budgétaires connexes les règles et règlements financiers de l’ONU. 

• La compréhension des programmes et des politiques de OCHA ; les mécanismes de financement et de coordination ; la connaissance des principes et pratiques financiers ; capacité de mener des recherches et des analyses de façon indépendante, de formuler des options et de présenter. Faire prévue de compétence professionnelle et de maîtrise soi.

•  Être consciencieux et efficace pour respecter les engagements et les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles.

•  Démontre une capacité à faire face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans le stress prend la responsabilité d’intégrer les perspectives du genre et d’assurer l’égalité participation ;

• Assume toutes les responsabilités et respecte les engagements les extrants dont on a la responsabilité dans les délais prescrits, les coûts et les normes de qualité.

• Fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation.

• Soutient les subordonnés, assure la surveillance et assume la responsabilité des affectations déléguées.

• Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients », cherche à voir les choses du point de vue du client, et tient compte des demandes des clients en information.

• Etablit et maintien des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect.

• Identifie les besoins des clients et leur trouve des solutions appropriées.

• Se tient régulièrement informé pour anticiper sur les besoins en information humanitaire ; surveille les développements en cours à l'intérieur et à l'extérieur de l'environnement des clients pour se tenir informé, anticipe les problèmes et identifie les partenariats ou collaborations potentiels.

• Capable de gérer efficacement les ressources pour atteindre les objectifs convenus.

• Élabore des objectifs et des plans clairs pour son travail individuel, qui sont cohérents avec les stratégies convenues pour le bureau pays OCHA et pour l'ensemble de la réponse (e.g. dans le Plan de Réponse Humanitaire, HRP).

• Identifie les activités et tâches prioritaires ; surveille et ajuste les plans et les activités selon les besoins, en tant qu’individu et utilise le temps de manière efficiente.

• Prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener ses tâches en tenant compte des risques et des imprévus dans la planification.

• Être titulaire d’un diplôme universitaire de second cycle (Maîtrise/Master) dans un des domaines suivants : Administration des Affaires, Comptabilité, Finance, Logistique ou Gestion des Entreprises ou des projets ou dans tout autre domaine pertinent, est requis ;

• Avoir au moins 2 années d'expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l'Administration et de la Gestion des finances dans une agence des Nations Unies ou dans une ONG internationale est requis ;

• Avoir une bonne maîtrise de l ' outil informatique (Access, Excel, Word, Powerpoint, etc.) est requis ;

• Avoir une connaissance de l'interface UMOJA serait un atout ;

• Avoir de l’expérience professionnelle avec une organisation internationale et/ou à niveau international serait un atout ;

• Avoir une expérience du Système des Nations Unies serait un atout ;

• Être de nationalité Burkinabé ;

• Bonne connaissance des règles administratives et financières en vigueur au sein du système des Nations Unies ;

• Solides aptitudes en matière de gestion comptable, budgétaire et financière ;

• Capacité à élaborer et à assurer le monitoring de plusieurs budgets ;

• Rigueur dans la gestion des ressources, biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s'appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière.

• Bonne aptitude analytique ;

• Esprit d’initiative ;

• Bonnes relations interpersonnelles ;

• Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ;

• Démontrer une capacité de travail efficace dans un environnement difficile.

• Disposer d’une parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;

• Avoir une bonne connaissance de l’Anglais ;

• Avoir une connaissance des langues nationales serait un atout.

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