Log &Admin Officer

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir de décision. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

Dans le cadre de la mise en œuvre de projet « Réponse intégrée en santé et nutrition aux besoins des populations vulnérables de la Zone de Santé de Nundu, Territoire de Fizi, Province du Sud Kivu.», IRC cherche à recruter un Officier Log&Administration dont les détails par rapport à l’offre de ce poste est repris ci-dessous.

I. Description du poste

Sous la supervision directe de Global Supply Chain Manager, l’officier Administrateur (trice) –Logisticien aidera le bureau d’IRC à s'acquitter des tâches administratives-Logistiques quotidiennes, y compris la gestion générale du bureau.

II. Responsabilités

II.1 Tâches spécifiques

• Assister le département GSC dans le suivi des procédures administratives ;
• Afficher les offres et suivi de leur dépôt par les fournisseurs ;
• Préparer les correspondances externes ;
• Gestion de classement des courriers/documents : classer toutes les correspondances selon leur chronologie ;
• Organiser les réunions et conférences de département Global Supply Chain et rédiger les procès-verbaux;
• Faire la sortie et gérer le petit stock du bureau ;
• Tenir à jour le registre des courriers reçus et expédies ;
• Produire des badges des soins médicaux pour les dépendants et les nouveaux staffs ;
• Livrer les bons de soins aux staffs et dépendants qui en demandent ;
• Préparer les PRs (Purchase Requests/Requisitions BVA) de support et s’assurer de leur transmission et exécution au Supply Chain et RH.

II.2 Administration du bureau

•  Responsable du maintien et de la conciliation de la petite caisse;
• Gérer les services publics en identifiant les incohérences dans la facturation et le suivi des fournisseurs de services (Internet, sécurité, courrier, ordures, etc.);
• Établir et maintenir une bonne relation de travail avec la logistique pour s'assurer que tous les problèmes de maintenance sont traités en temps opportun ;
• Etablir les ordres de mission pour les staffs ;
• Assurer le suivi de tous les contrats de bail: Elaborer les contrats des beaux/avenants en cas de besoin. Avoir un tracking de suivi de paiement des maisons et bureaux: classer toutes les correspondances reçues en rapport avec chaque loyer, préparer PR pour le paiement de chaque loyer ;
• Déclarer les Impôts sur le revenu locatif (IRL) dans le délai après chaque paiement de loyer ;
• Vérifier que les paiements des factures d’eau/électricité de bureau et guest housesont payées et dans le Délai ;
• Accomplir toutes autres tâches confiées par son superviseur. 
  

II.3 Processus d`achats des biens et des services

Le Log & Adm. Officer est en charge de :

• La planification et préparation des achats avec les programmes ;
• La coordination de développement de spécifications techniques ;
• La délégation de la demande de devis auprès des fournisseurs ;
• Processus de demande d'achats ;
• La gestion de la demande deproposition de la demande de cotation (RFQ) ;
• Gestion du comité d'appel d'offres (MPA/MSA) ;
• Le suivi des stratégies d'approvisionnement exigées par le bailleur de fonds ou les procédures de GSC ;
• La coordination de l`évaluation de l'appel d'offres ;
• Participer au processus d'appel d'offres ;
• Les rapports d'approvisionnement  et la mise à jour des plans d`achats;
• La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ;
• La collecte, l`organisation et l`analyse de données des achats et études de marchés ;
• S`assurer de l`implémentation des principes de ségrégations des taches dans le mécanisme d`achats des biens et des services à IRC.

II.4 Gestion des contrats

Il (elle)est en charge de :

• La préparation des contrats des achats des biens et des services ;
• La gestion des performances des fournisseurs à travers le mécanisme des contrats ;
• Gérer le processus de revue des contrats ;
• D`implémentation des conditions générales d'approvisionnement ;
• La définition des indicateurs de performance clés pour l`évaluation des performances.

II.5. Gestion des fournisseurs 

Il (elle)est en charge de :

• La gestion et la documentation et le classement des performances des fournisseurs ;
• Le développement des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations et des formations;
• Le développer des relations stratégiques avec les fournisseurs.

II.6 Négociations 

Il (elle)est en charge de :

• L`implémentation de la stratégie de négociation exigée dans le processus de MPA/MSA ;
• Conduire des négociations et développer les procès-verbaux après négociation ;
• Fournir des conseils de lors des négociations des prix à travers le comité de gestion ;
• Définir les objectifs de négociation avec le comité d`évaluation des MPA/MSA.

II.6 La finance

Il (elle)est en charge de :

• La conformité comptable avant chaque paiement ; il s`assure que les dossiers des paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services ;
• La documentation de financement / approvisionnement.

II.7Etude de marché 

Il (elle)est en charge de :

• L`analyse des couts au marché ;
• La stratégie d'approvisionnement par catégorie des biens à acheter ;
• S'assurer que les prix sont authentiques et raisonnables en fonction des réalités des terrains.

II.8 Conformité aux normes d’IRC et des bailleurs 

Il (elle)est en charge de :

• L`implémentation des règles, règlements et restrictions des Bailleurs de fonds ;
• Mise en œuvre de plan de corrections soumis par les auditeurs ;
• Préparation des audits des approvisionnements ;
• Procédure de diligence raisonnable ;
• Vérification ATC ;
• Divulguer les méthodes de prévention, de signalisation des alertes et de formation sur la lutte contre la fraude et autres déviations suivant les procédures de control d’IRC.

II.8 Apprentissage et développement des staffs

Il (elle)est en charge de :

• Évaluer les lacunes en matière de formation en approvisionnement ;
• Développement professionnel des autres staffs de procurement sous sa responsabilité.
• Développement des compétences de formation en approvisionnement.

II.9 Gestion des relations avec les fournisseurs 

Il (elle)est en charge de :

• Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations ;
• Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateursconcernés ;
• Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement parcatégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

II.10 Gestion de l’entrepôt 

• Gestion de réception et expédition des médicaments et autres matériels ;
• Assurer la documentation d'entrepôt ;
• Assurer les contrôles d'entrepôt ;
• Gestion de la Sécurité d'entrepôt;
• Apprentissage et développement : Évaluer les lacunes en matière de gestion des stocks.

II.11 Gestion du charroi automobile 

• Mise en œuvre des politiques IRC sur la gestion des véhicules ;
• Gestion des rapports transport Hebdomadaire, mensuel et annuel ;
• Suivi de Maintenance et réparation de véhicule, générateur et Motos ;
• Exactitude des rapports produits.
• Gestion du processus d'élimination (disposition) ;
• Sécurité des véhicules ;
• Forte Compétence en mécanique ;
• Gestion de la consommation de carburant ;
• Statut juridique de la flotte (enregistrement, licences, assurance) ;
• Planification et suivi du mouvement des véhicules ;
• Gestion des conducteurs.