Assistant(e) Administratif(ve) et Financier (e )

Introduction: informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera

L’Organisation internationale du Travail (OIT) est l’institution des Nations Unies qui a pour vocation de promouvoir et mettre en œuvre les droits fondamentaux au travail, d’accroître les opportunités d’emplois et de revenus pour les femmes et pour les hommes, d’étendre le bénéfice et l’efficacité de la protection sociale pour tous, et de renforcer le tripartisme et le dialogue social.

Le Bureau de Pays de l’OIT à Alger pour l’Algérie, la Libye, le Maroc, la Mauritanie et la Tunisie cherche à recruter un(e) Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) pour un projet de coopération au développement en Tunisie appelé le projet « Initiative Pilote pour un Développement Local Intégré » financé par l’Union Européenne qui est mis en œuvre par l’Organisation International du Travail. Ce projet s’intègre dans le cadre de l’appui au processus de décentralisation en Tunisie.

L’objectif étant de soutenir le processus de décentralisation et de créer une dynamique économique locale génératrice d’emplois décents dans les 12 communes nouvellement créées dans 04 gouvernorats à savoir : Jendouba, Kasserine, Gafsa et Tataouine en favorisant la concertation entre les différents acteurs locaux, accompagner les nouvelles équipes communales, apporter une réponse intégrée fondée sur la valorisation des richesses locales et la création de PME. Les interventions auront un focus « infrastructure » et se baseront sur la méthodologie HIMO : Haute Intensité en Main d’œuvre associée à des actions de formation professionnelle, développement du secteur privé, l’organisation des petits opérateurs économiques, l’appui à la création de valeur ajoutée locale et le développement de chaine de valeur.

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Le projet vise à atteindre les deux résultats suivants:

• Résultat 1: Des cadres politiques nationaux pour faciliter la transition des travailleurs de l'économie informelle et des unités économiques vers l'économie formelle, sont développés grâce au dialogue entre les mandants tripartites ;
• Résultat 2: Les systèmes de développement des compétences qui permettent aux jeunes et aux femmes de l'économie informelle d'accéder à un emploi formel, sont renforcés.

Le projet est suivi par le Bureau de Pays de l’OIT pour l’Algérie, la Libye, le Maroc, la Mauritanie et la Tunisie à Alger et bénéficie de l’appui technique du département DEV/INVEST au siège et de la Decent Work Team du bureau du Caire.

Supervision

Le/la titulaire du poste sera basé(e) à Tunis et travaillera sous la responsabilité générale de la Directrice du Bureau de Pays de l’OIT pour l’Algérie, la Libye, le Maroc, la Mauritanie et la Tunisie et la supervision directe du/de Coordinateur National Principal du Projet. 

L’assistante(e) Administratif (ve) et Financier (e) travaillera aussi en étroite collaboration avec le staff administratif, logistique et en concertation avec les autres membres de l’équipe technique du projet. Il/elle assurera le suivi avec le service en charge de la gestion administrative et financière du projet au bureau de Pays de l’OIT à Alger et le département DEV/INVEST à Genève.

Résumé des principales tâches et responsabilités

• Préparer les contrats de collaboration extérieure (Excoll) pour les consultants, les contrats de service et les contrats d’achat de bien et mettre à jour la base des données des consultants et autres collaborateurs du projet (fournisseurs, entreprises…) : avances payées, décomptes, date de démarrage, date de fin de contrat, etc.
• Préparer avec l’appui des experts nationaux, les annonces d’appels d’offres, les drafts des rapports de dépouillement et les procès verbaux  (PVs) de dépouillement ainsi que les lettres de notification.
• Préparer la documentation nécessaire pour les contrats des experts, des fournisseurs des biens et des services, des contrats communautaires et des contrats d’exécution des travaux d’infrastructures.
• Assurer le secrétariat des réunions d’ouverture de plis et assurer le classement conformément aux procédures du BIT.
• Appuyer les services administratifs des communes partenaires à mettre en place un système d’archivage conforme aux classements du projet.
• Vérifier les dossiers de demande d’autorisation de paiement avant l’envoi à l’assistante administrative et financière et veiller à ce que l’ensemble des transactions ont bien reçu les autorisations et qu’elles s’appuient sur des factures perçues, avant d’assurer le paiement (vérifier les bordereaux, les prix et les factures…)

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• Apporter un appui au chargé du suivi/évaluation dans la mise à jour du plan de travail et du plan d’achat du projet.
• Apporter un appui à l’assistante financière dans l’organisation et le classement des contrats et le scan des courriers au bureau d’Alger et la remplacer si nécessaire.
• Accomplir diverses tâches de soutien opérationnel en collaboration avec d’assistante financière sur des questions opérationnelles/administratives de base selon les besoins et plus particulièrement durant les réunions, formations, conférences et forte activité du projet (clôture des comptes, imprévu)
• Avec l’appui de l’assistant chargé de la logistique, assurer la collecte des devis, effectué l’acquisition et la réception des équipements et petites fournitures, sous l’approbation du CNP. Etablir des comparatifs de coûts et demandes de pro-formats, les garanties, les inventaires ainsi que les fiches de transfert
• Effectuer d’autres tâches confiées par le coordinateur national du projet

Qualifications requises

Formation

Le titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité ou finance décerné par une école de commerce reconnue ou une formation jugée équivalente.

Expérience

Six ans d’expérience dans la branche, dont au moins cinq au sein des services administratifs et financiers d’une organisation internationales ou d’une structure nationale.

Langues

Excellente connaissance du français. Bonne connaissance de L’arabe. La connaissance de l’anglais serait un atout.

Connaissances et compétences (techniques et comportementales)

• Bonne connaissance d'un ensemble de domaines opérationnels.
• Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
• Connaissance des méthodes et techniques d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.
• Connaissance de fond des programmes et activités de l’OIT.
• Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:
• Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.

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• Aptitude à coordonner et à surveiller un vaste ensemble d'activités opérationnelles.
• Aptitude à rechercher, extraire et compiler des informations provenant de diverses sources.
• Bonne aptitude à rédiger.
• Aptitude à coordonner le travail du personnel d’appui.
• Capacités d’analyse et souci du détail.
• Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
• Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

section facultatif (si besoin)

Les candidats évalués et considérés comme pouvant être recommandés mais qui n’ont pas été sélectionnés pour cet emploi vacant pourraient se voir offrir un autre poste au même grade ou à un grade inférieur dans la mesure où lesdits candidats possèdent les qualifications minimales requises pour cet emploi.