Asistente de Administración - PS 119939 "Modernización y Fortalecimiento de la Gestión del Banco Hipotecario Nacional"

Contexto Organizacional  

El Banco Hipotecario creado mediante Ley en 1973 tiene como objetivo principal proporcionar financiamiento a programas nacionales de vivienda a fin de mejorar la calidad de vida a los y las panameños/as mediante la consecución de una vivienda propia o un título de propiedad.

Con el fin de alcanzar sus objetivos, el Banco Hipotecario buscar contar con las normas, procedimientos y herramientas que permitan lograr una entidad moderna y una gestión eficiente que facilite el cumplimiento de sus procesos bancarios en pro de un desarrollo equitativo, sostenible y transparente en la administración de cartera hipotecaria, y la disminución del déficit habitacional nacional. 

En base a lo anterior, el objetivo del proyecto es el fortalecimiento de la gestión, modernización institucional y apoyo en la implementación de los programas con los que cuenta el Banco Hipotecario facilitando así su accionar y el cumplimiento de su cometido institucional.

El Programa tiene una duración inicial hasta el 31 de diciembre de 2021 y se implementarán los siguientes componentes:

I- Fortalecimiento Institucional del Banco Hipotecaria Nacional

II- Modernización Institucional mediante la optimización de la Información y Estructuras Tecnológicas

III- Formalización Registral a Ley de Propiedad Horizontal, Segregación de Apartamentos y Titulación Individual de Apartamentos (Implementación de Plan Piloto)

IV- Segregación y Titulación de Asentamientos Informales (Implementación de Plan Piloto)

El proyecto está alineado con un número de Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y sus respectivas metas e indicadores en los esfuerzos de promover el desarrollo humano inclusivo y sostenible orientado hacia la mejora de la gestión institucional y la reducción de las brechas socioeconómicas y territoriales.

Objetivo del Puesto

El objetivo del puesto asistir la implementación administrativa y financiera del Proyecto de  Modernización y Fortalecimiento de la Gestión del Banco Hipotecario Nacional.

Funciones/Resultados Esperados

• Asistir al Coordinador en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación del Proyecto, incluidas las funciones de apoyo administrativo y financiero.
• Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades del proyecto, tales como reuniones, foros y otros, incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.
• Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto.
• Apoyar administrativamente a la contratación de personal del proyecto, cuando sea requerido.
• Generar y mantener actualizado el directorio de contactos relevantes para el desarrollo del proyecto, a través de la herramienta de contactos de Microsoft Outlook.
• Recibir la correspondencia dirigida al coordinador del proyecto y revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debido trámite.
• Mantener actualizado el registro de inventario del proyecto y asegurar el adecuado traspaso al socio implementador o a quien se acuerde en Junta de Proyecto.
• Confeccionar notas y memos que se requieran por parte del coordinador del proyecto.
• Preparar todas las solicitudes de pago, y que cada una cuente con la documentación soporte.
• Mantener los registros financieros del proyecto y preparar los reportes requeridos sobre la ejecución financiera del proyecto (trimestrales, semestrales y anuales).
• Realizar el monitoreo financiero del proyecto y alertar sobre situaciones que lo ameriten.
• Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos,  contratos, enmiendas y otras que el proyecto pueda requerir.
• Manejo administrativo y financiero en el sistema ATLAS de acuerdo con el perfil de usuario otorgado por el PNUD para la plataforma de acceso externo (External Access).
• Asesorar al coordinador del proyecto en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos y financieros.
• Realizar las revisiones correspondientes del Informe Financiero Oficial del PNUD (CDR) sobre la base de los registros del proyecto y que éste sea certificado por el Socio Implementador.
• Asesorar a actores clave relacionados con el proyecto en aspectos relacionados con el manejo de recursos financieros en seguimiento a normativas del PNUD.
• Creación de nuevo vendors y reactivación de vendor según sea el caso.
• Verificar montos acumulados de los proveedores y consultores, antes de ser contratados por el proyecto.
• Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas.  Solicitar con tiempo las adendas de los contratos en caso que sea requerido.
• Monitorear las Ordener de Compra y voucher, que no hayan sido pagadas.
• Apoyar en la preparación de Informes Financieros, Administrativos, POA y de auditoria, cuando sean requeridos.
• Atender los procesos de auditorías NIM según los Términos de Referencia definidos por el PNUD y asegurar que se cuenta con todos los elementos necesarios en apoyo a la Coordinación del Proyecto.
• Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas, otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del proyecto.

Habilidades y Competencias Generales

Responsabilidad Corporativa & Trabajo en equipo:

• Promueve la visión, misión, valores y metas estratégicas del PNUD
• Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.

Orientación hacia resultados:

• Planea y produce resultados de calidad para obtener los objetivos establecidos.
• Determina las necesidades del cliente y adapta los productos y servicios del PNUD para satisfacerla.

Desarrollo y eficacia operacional

• Capacidad de realizar gestión basada en los resultados y la presentación de informes.
• Capacidad para apoyar la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de desarrollo.
• Capacidad para llevar a cabo la aplicación de nuevos sistemas de la oficina.
• Demuestra habilidad de comunicación oral y escrita.
• Busca y aplica el conocimiento, información y mejores prácticas por dentro y fuera del PNUD.

Orientación al cliente:

• Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a comentarios
• Construye relaciones sólidas con clientes y agentes externo

Calificaciones y requisitos para la Contratación

Educación:

• Licenciatura completa en Administración, Finanzas,  u otros relacionados con el área de la gestión de proyectos.

Experiencia:

• Al menos cinco (5) años de experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y /o Financiera.
• Experiencia en procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo
• Experiencia en instrumentos de planificación presupuestaria, reportes financieros y monitoreo del presupuesto y/o auditorías
• Experiencia en instituciones bancarias
• Experiencia en organizaciones de cooperación internacional, será valorada.

Idiomas requeridos:

• Español, manejo del idioma inglés deseable.

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.