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Supply Chain Manager

Goma (Congo Democratic)

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Goma (Congo Democratic)
  • Grade: Mid level
  • Occupational Groups:
    • Logistics
    • Supply Chain
    • Managerial positions
  • Closing Date:

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L’IRC (International Rescue Committee) dont le bureau principal se trouve à Kinshasa avec différents bureaux de terrain en province du Katanga, les deux provinces du Kivu (Nord et Sud), ainsi qu’à Kalemie, est compté parmi les grands acteurs humanitaires en RDC. Par la mise en œuvre de son programme intégré en santé primaire  et eau et assainissement l’IRC s’est engagé à réduire la mortalité au sein de la  population affectée par les conflits, et par la mise en œuvre d’autre programmes tel que l’assistance, l’appui et le renforcement des ONGs locales pour améliorer leur capacité à répondre aux urgences et aux questions de violences sexuelles,  la réponse rapide aux urgences en situation  des conflits armés et déplacement des populations à l’Est de la RDC.

Sous la supervision du Field Coordinator, SC Manager a pour responsabilitésprincipales d`organiserles achats des services et des biens, la gestion des inventaires et actifs de l`organisation, la logistique et renforce les capacités des staffs support dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

DESCRIPTION DES TACHES

1.PROCUREMENT

Le Supply Chain Manager est la personne qui gère les opérations de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) sera basé à Goma et supervisera les différentes fonctions ci-après :

Suivis, préparation des contrats pour renouvellement et signature :

Il (elle) supervisera les suivis des contracts MPA/MSA en voie d’expiration pour renouvellement ou annulation, suivant les performances du fournisseur concerné. Il (elle) implémentera un mécanisme d’alerte de revue de chaque contrat 3 mois avant leurs expirations. Il (elle) implémentera la procédure des achats dans le cadre des MPA/MSA et assurera la conformité aux procédures avant toute soumission à la revue et à la signature aux organes appropriés.

Il (elle) coordonne et supervise la collecte et l’analyse de données recueillies dans le cadre des activités d’étude de marchés et autres exigences requises lors d’une activité de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) s’assure que la gestion et l’analyse des données se fassent dans le cadre de la ségrégation des taches telles que requise dans la SOP de la demande de cotation de GSC.

a.Les négociations avec les fournisseurs : il (elle) supervise, avec les différents membres de comité d`achat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat. Il (elle) s`assure que toutes négociations avec les fournisseurs soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.

b.Gestion du processus d'appel d'offres : il (elle) implémente le processus d`appel d`offre selon les SOPs de GSC en place et ce, en termes des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion d`ouverture des appels d`offre.

c.Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) : il (elle) supervise la collecte d`information auprès des répondants techniques des programmes dans le développement des appels d`offres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.

d.Achèvement d'un processus de demande d'achat : il (elle) garantie que, durant le processus de soumission d`un lot d`appel d’offre, une vérification de différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers une checklist mise en place pour cette fin.

Gestion des relations avec les fournisseurs :

  • Il (elle) s’assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations ;
  • Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés ;
  • Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

Analyse des rapports financiers :

  • Sur base de l`outil de BvA, il (elle) suit les différentes dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plans développés ;
  • Il (elle) approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l’analyse des plans d’approvisionnement approuvés.

Identification des drapeaux rouges de fraude :

  • À travers les différents mécanismes d`achats des biens et de services, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, a son superviseur ou à d`autres instances mises en place par l`organisation pour la gestion de ces cas ;
  • Il (elle) déclenche les analyses des marchés, avec le comité d`évaluation des appels d`offres, suivant les exigences de contextes afin de s`assurer de la conformité des prix.

2.GESTION DES ACTIFS, PROPRIETE, INVENTAIRE ET ENTREPOSAGE

Le Supply Chain Manager a la charge de :

  • Superviser le gestionnaire des inventaires, il assure la sûreté et la sécurité des entrepôts, la gestion des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) et supervise la sélection du site d'entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC ;
  • En collaboration avec les programmes, Il (elle) approuve les stocks tampons, s`assure que la gestion du stockage des médicaments et les stocks CIK ainsi que les plans de distribution se fassent selon les procédures GSC en place; 
  • Avec le support du Directeur Adjoint en charge des opérations et du Coordinateur Supply Chain, il (elle) s`assure que la destruction des stocks expirés est faite selon les procédures d`élimination des stocks en place; 
  • Il (Elle) supervise le comptage cyclique des inventaires et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaires ;
  • Il (elle) revoie et approuve tous les rapports de comptage avant une transmission auprès de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant ;
  • Il (elle) s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide.

3.LOGISTIQUE :

Le Supply Chain Manager a la charge de :

  • Superviser les opérations de la flotte, développement de politiques locales ;
  • Superviser et Controller la consommation de carburant des véhicules et générateurs ;
  • Assurer la bonne gestion des chauffeurs et leurs dispatchs ;
  • Approuver les plans de mouvement de la flotte ;
  • Approuver des évaluations des besoins de transport ;
  • Comprendre l'exigence du département local du transport et fournir un support approprié ;
  • Gérer l'assurance automobile et de l'enregistrement en cas d`acquisition d`une nouvelle flotte ;
  • Assurer l`implémentation de la procédure de dédouanement dans les cadres des exonérations ou toute autre exigence locale avec les prestataires de services locaux ;
  • Superviser la réparation des actifs en panne suivant le processus mis en place ;
  • Analyse des coûts de gestion des véhicules en développer des stratégies de leurs réductions ;
  • Garantir la sécurité des véhicules de chaque projet.

4.APPRENTISSAGE ET DEVELOPPEMENT DES STAFFS GSC :

Le Supply Chain Manager a la charge de :

  • Évaluer les lacunes en matière de formation des staffs Supply Chain ;
  • Développer professionnellement les capacités des autres en fonction de besoin identifié ;
  • Identifier les compétences spécifiques lors des formations ;
  • Gérer l'orientation de nouveaux staffs ;
  • Coordonner et dispenser la formation.

5.RESUME DES RESPONSABILITES

  • Développement du personnel ;
  • Définir les objectifs des membres de l’équipe ;
  • Documenter les besoins de formation ;
  • S`assurer que tous les membres du personnel de SC sont formés à la norme ;
  • Assurer que tous les homologues qui traitent des processus de la chaîne d'approvisionnement sont formés à la norme ;
  • Conformité aux politiques de l'IRC et des donateurs ;
  • Examen et exécution des contrats d`achats des biens et des services ;
  • Implémentation des SOP de GSC ;
  • Partage des données précises ;
  • Soumission des rapports dans le temps ;
  • Formation des membres du comité d'approvisionnement au processus d'appel d'offres ;
  • Examiner les documents d'approvisionnement avant les paiements ;
  • Enregistrement et documentation des Informations historiques de performance du fournisseur ;
  • Enquête de marché et analyse des couts ;
  • Séparation des tâches dans la fonction d'approvisionnement ;
  • Exigences relatives à l'offre et au service demandé par le programme;
  • Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions;
  • S'assurer que les plans d'approvisionnement sont élaborés pour les subventions applicables;
  • Vérification des informations des fournisseurs. Qualifications : Formation / connaissances / Compétences Techniques et Expérience ;
  • Implémentation des politiques d'inventaire IRC ;
  • Rapport d`inventaire de fin d'année ;
  • Mise en œuvre des politiques IRC pour les actifs;
  • Maintenance et suivi des actifs;
  • Exactitude du rapport soumis;
  • Processus de disposition des actifs ;
  • Assurance de la sécurité des véhicules ;
  • Gestion de la consommation de carburant;
  • Conformité du statut juridique de la flotte (enregistrement, licences, assurance);
  • Rapports mensuels des véhicules ;
  • Planification et suivi du mouvement des véhicules ;
  • Gestion des chauffeurs;
  • Coordination avec les finances, les subventions et le programme;
  • Collaborer avec tous les départements.

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