Officier Senior des achats et actifs

I. Description du poste :

Sous la supervision du Manager de la chaine d’approvisionnement, le Senior Officier des achats & Actifs a pour responsabilités : dans l'ensemble, être plus explicite dans ses interactions avec le comité des achats ainsi que tous les achats en rapport avec les activités des programmes de l’IRC Burundi dans le respect strict des procédures et politiques  mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

II. Responsabilités :

Identification des  drapeaux rouges de fraude :

• À travers les différents outils et mécanismes en place à IRC, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, à son superviseur ou à d’autres instances mises en place par l’organisation pour la gestion de ces cas. 

Processus d’achats des biens et services:

• La planification et préparation des achats suivant les plans d’approvisionnement en place, développés en collaboration étroite avec les programmes ;

• Réception des demandes des achats (PRs ) et leurs traitements ;

• Demande de processus de devis (RFQ) auprès des fournisseurs ;

• Soumission des rapports d'approvisionnement à base mensuelle;

• La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ;

• La gestion des relations avec les programmes demandeurs et appui aux bases ;

• Toutes autres tâches confiées par superviseur.

Gestion des contrats :

• La préparation et la gestion des contrats à partir de US$5,000.

Gestion des Plans d’approvisionnement & Budget :

• Préparer et mettre en œuvre des plans d'approvisionnement en suivant les procédures opérationnelles standard (PSO) de l'IRC en matière d'approvisionnement ;

• Développer des plans d'approvisionnement pour les subventions actives, en collaboration avec les coordinateurs/responsables de programme et les partenaires internes et externes pour soutenir la mise en œuvre du programme et monitorer les modifications de la part des Programmes ;

• Soumettre un rapport périodique de suivi des achats pour les subventions spécifiques auxquelles vous êtes affecté ;

• Analyse BvA (Budget versus Actuals) et suivi des PRs ;

• Suivi régulier des budgets afin de relever les écarts. Les écarts relevés sont analysés afin d’apporter les éventuelles actions correctives nécessaires ;

• Partage hebdomadaire de l’analyse du Prts ;

• Partage hebdomadaire de l’état des PRs reçus en copie dure et ceux soumis en ligne sans la copie dure ;

• Veiller à ce que tous les initiateurs des PRs soient régulièrement informés des défis liés à leurs commandes ;
• Organiser une réunion de suivi accompagné d’un plan d’action avec les responsables des programmes a 3 mois de la fin du financement.

 Gestion des fournisseurs :

• La gestion et la documentation des performances des fournisseurs ;

• Le développement des relations avec les fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;

Etude de marché :

• La collecte, l’organisation et l’analyse de données des achats et études de marchés. 

Résumé des responsabilités.

• Assure la conformité aux politiques d'approvisionnement de IRC et des Donateurs;

• Mise en œuvre de tous les PSO d'approvisionnement IRC;

• Précision des données d'approvisionnement;

• Examen des documents d'approvisionnement avant le paiement;

• Gestion et suivi des contrats IRC;

• Négociation transparente documentée;

• Respecter les règles de financement des bailleurs et les procédures d’IRC; 

• Documentation complète sur les transactions d'approvisionnement;

• Revue des dossiers d’achat avant la soumission aux finances;

• Mettre en œuvre la diligence raisonnable;

• Documenter les besoins de formation;

• Conformité du statut juridique de l’Office Burundaise des Recettes: préparation des dossiers et mise à jour de tous les documents nécessaires, tel que exigé par l’OBR en vue de l’obtention du remboursement;

• Inventorier tous les documents de support requis pour compléter le dossier à déposer au niveau de l’OBR; 

• Partage des informations aux autres membres de l’équipe.