Oficial Superior de Finanzas (solo candidatos/as internos/as)

*Por favor tome en cuenta que esta plaza es únicamente para candidatos/as internos/as de UNOPS*

Bajo la orientación y supervisión directa de la Jefa de Servicios de Apoyo (Head of Support Services), el/la Oficial de Finanzas proporciona elementos clave de servicios de asesoría, gestión y planificación para garantizar el cumplimiento de la planificación, administración y gestión (incluida la gestión del presupuesto, la tesorería y el efectivo) de los recursos financieros de la Unidad de Negocio. Bajo una estrecha supervisión, puede mantener la supervisión y el control de las actividades financieras del Programa, proporcionando servicios de asesoramiento de valor agregado.

*Por favor tome en cuenta que esta plaza es únicamente para candidatos/as internos/as de UNOPS*

Bajo la supervisión directa del/la Jefe/a de Servicios de Soporte, el/la Oficial de Finanzas proporciona elementos clave de servicios de asesoría, gestión y planificación para garantizar el cumplimiento de la planificación, administración y gestión (incluida la gestión del presupuesto, la tesorería y el efectivo) de los recursos financieros de la Unidad de Negocio. Bajo una estrecha supervisión, puede mantener la supervisión y el control de las actividades financieras del Programa, proporcionando servicios de asesoramiento de valor agregado.

Tendrá las siguientes responsabilidades clave:

1. Implementación de estrategias y procedimientos operativos

2. Preparación y administración del presupuesto

3. Administración (control) de efectivo y tesorería

4. Control de cuentas y pagos

5. Administración de equipos

6. Generación e intercambio de conocimientos

1.Implementación de estrategias y procedimientos operativos

• Cumplimiento total de las normas, reglamentos y políticas de las actividades financieras de la ONU / UNOPS, el sistema de registro / presentación de informes financieros y el seguimiento de las recomendaciones de auditoría; implementación de controles internos efectivos, funcionamiento adecuado de un sistema de gestión de recursos financieros orientado al cliente

• Implementación de acuerdos de costos compartidos y fondos fiduciarios, elaboración de condiciones de contribuciones dentro de los esfuerzos de movilización de recursos de la oficina.

• Implementación de estrategias de ahorro y reducción de costos en consultas con gerencia de oficina.

2.Preparación y administración del presupuesto

• Coordinación de la preparación del presupuesto operativo de campo; revisión de presentaciones presupuestarias, análisis e informes periódicos sobre las aprobaciones presupuestarias y la situación de ejecución; seguimiento de los gastos con respecto a las asignaciones presupuestarias y presentación de informes sobre las variaciones

• Identificación de necesidades presupuestarias administrativas; suministro de orientación sobre las directrices para la preparación del presupuesto

• Revisión y actualización de directrices, procedimientos a la luz de circunstancias cambiantes o con el propósito de cumplir, racionalizar y / o fortalecer los procedimientos financieros y presupuestarios existente.

• Revisión, análisis y revisión de datos con respecto a la finalización de estimaciones de costos y propuestas presupuestarias, en términos de requisitos de personal y no personal presentados por los directores de proyectos; revisión de las propuestas presupuestarias para verificar su razonabilidad y coherencia con las metas  y prioridades de la organización.

• Monitoreo de la ejecución del presupuesto, niveles de gastos en comparación con las asignaciones y determinación / recomendación de reasignación de fondos cuando sea necesario.

• Estado de las asignaciones presupuestarias monitoreado de manera continua; establecer contactos con los clientes para fortalecer la gestión presupuestaria y tomar acciones correctivas cuando sea necesario. Suministro de información a los supervisores y otro personal de UNOPS en la Sede sobre los resultados de la investigación cuando no se obtienen respuestas satisfactorias.

• Colaboración en la mejora del sistema de formulación del Presupuesto de Proyectos de UNOPS, con la cooperación de la Tecnología de la Información, asegurando la relevancia del sistema en todo momento mediante la actualización y propuesta de cambios para facilitar la gestión financiera del proyecto y mejorar la presentación de informes financieros.

• Revisión y recomendaciones apropiadas con respecto a la finalización de informes de desempeño presupuestario, analizando las variaciones entre los presupuestos aprobados y los gastos reales.

3. Administración (control) de efectivo y tesorería

• Supervisión de los procesos de gestión de efectivo, incluida la gestión de liquidez, recomendación del nivel de anticipos, evaluación de riesgos, gestión de relaciones bancarias, contabilidad oportuna y conciliación de todas las transacciones. , seguridad para activos en efectivo en el sitio.

• Revisión oportuna de la situación de caja de las cuentas locales para asegurar que haya fondos suficientes disponibles para los desembolsos; identificación y registro de recibos de solicitud de ingresos.

• Supervisión de acuerdos bancarios locales eficientes y cumplimiento de las regulaciones bancarias y financieras locales.

• Fortalecimiento de la capacidad del proyecto para efectuar pagos utilizando ERP / OneUNOPS y / o Cuentas de anticipos.

• Monitoreo de la entrega y los ingresos del Fondo

• Discusión y comunicación con los colegas de apoyo del proyecto sobre los ahorros o preocupaciones potenciales que pueden requerir una revisión adicional.

4. Control de cuentas y pagos

• Análisis y elaboración de propuestas para el sistema de control de gastos interno que asegura que los comprobantes procesados se cotejan y completan, las transacciones se registran y contabilizan correctamente en ERP; las nóminas estén debidamente preparadas; Las reclamaciones de viaje y otros derechos se tramitan debidamente.

• Control de calidad de la cuenta mediante la realización de revisión, análisis y conciliación continuos de cuentas. Investigación de discrepancias e inicio de acciones correctivas oportunas en los comprobantes no contabilizados, incluidos los comprobantes con errores de verificación de presupuesto,  excepciones  de coincidencia, comprobantes no aprobados. Respuesta oportuna a las solicitudes de la sede para resolver problemas de datos financieros.

• Control de las cuentas por cobrar de los proyectos de UNOPS y seguimiento con los socios de las contribuciones, mantenimiento del libro mayor.

• Asegurar el mantenimiento adecuado de las cuentas financieras sobre el terreno; preparación de registros financieros, declaraciones e informes según sea necesario o aprobación del trabajo de los subordinados; coordinación de las respuestas sobre el terreno a consultas de auditoría interna y externa;

• Asegurar la recepción, gestión, salvaguarda y desembolso adecuados de los pagos manejados por el campo; revisión, modificación, iniciación e implementación de procedimientos de control interno en coordinación con la Sede;

• Control adecuado de los documentos justificativos de los pagos; preparación de todo tipo de vales; Ciclo de pago y ejecución de pagos;

• Preparación de informes financieros oportunos para su presentación a la agencia de financiamiento de acuerdo con las reglas de UNOPS y de acuerdo con los procedimientos establecidos;

• Monitoreo de informes de excepción financiera para actividades inusuales, transacciones e investigación de anomalías o transacciones inusuales;

• Velar por el adecuado mantenimiento de las Cuentas por Cobrar de los proyectos de UNOPS y el seguimiento con los socios de las contribuciones, la creación de depósitos en ERP y su aplicación a las partidas pendientes de AR.

5. Administración de equipos

• Organizar, facilitar y / o impartir iniciativas de formación y aprendizaje para el personal sobre temas relacionados con las finanzas.

• Contribuir a las redes de conocimientos y comunidades de práctica de la gestión financiera proporcionando una síntesis colaborativa de las lecciones aprendidas y la difusión de las mejores prácticas en la gestión financiera.

• Recopile comentarios, ideas y conocimiento interno sobre los procesos y las mejores prácticas y utilízalos de manera productiva.

6. Generación e intercambio de conocimientos

• Facilitar el compromiso y la provisión de resultados y servicios de alta calidad del equipo supervisado a través de una gestión eficaz del desempeño, coaching y promoción del aprendizaje y el desarrollo.

• Proporcionar supervisión, asegurando que los miembros del equipo cumplan con las políticas existentes y las mejores prácticas

• Coordinación de la práctica de Finanzas en la oficina Multipaís

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de staff, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.
• El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.