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Stagiaires Documentalistes/Archivages

Ouagadougou (Burkina Faso)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Ouagadougou (Burkina Faso)
  • Grade: Internship
  • Occupational Groups:
  • Closing Date: 2021-10-22

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Background

La région des trois frontières du Burkina Faso, du Mali et du Niger, appelée région du Liptako-Gourma, est devenue ces dernières années l’épicentre de l’escalade de la violence qui engloutit le Sahel. Les facteurs de conflit comprennent un mélange complexe de griefs politiques, d’idéologies djihadistes, de concurrence pour les ressources naturelles, de protection des intérêts liés au crime organisé transfrontalier largement répandu, de conflits intercommunautaires et intracommunautaires pour le pouvoir et l’influence, etc., tandis que les auteurs de violence comprennent plusieurs groupes extrémistes violents, des mouvements politiques armés, des groupes criminels, des groupes d’autodéfense et des milices ainsi que des forces militaires nationales et internationales. Certains de ces groupes coopèrent également, ouvertement ou tacitement, autour d’intérêts communs.

Depuis septembre 2020, le PNUD a mis en place une équipe spéciale pour la mise en œuvre de la phase pilote du projet de stabilisation basée au sein de l’ALG. L’équipe d’appui du PNUD est chargée de collaborer avec l’ALG pour le renforcement de ses capacités. C’est dans ce cadre qu’il a été convenu de recruter deux (2) stagiaires pour aider l’ALG à créer une bibliographie de la documentation existante au sein de l’organisation. Les résultats de ce travail serviront également de base pour la mise en place de la Plateforme de Gestion de Connaissances prévue dans la phase pilote du projet de stabilisation.

Sous la supervision générale de la Chargée du projet stabilisation, et la supervision directe du Chargé de Communication de l’ALG, les stagiaires travailleront en étroite collaboration avec les unités techniques et de gestion de l’Autorité du Liptako Gourma dans le but de les aider à l’organisation et l’archivage des documents disponibles dans les différents départements/divisions et services rattachés du Secrétariat Exécutif de l’Autorité de développement intégré des Etats du Liptako- Gourma (ALG).

Duties and Responsibilities

Les tâches suivantes incomberont aux stagiaires :

  • Effectuer un état des lieux des documents disponibles dans les différents services, départements ou divisions de l’ALG (collecte, et triage de la documentation) ;
  • Répertorier la documentation ;
  • Classer les documents répertoriés ; 
  • Créer un registre pour la documentation (rapports d’analyses, de recherches, documents de projets, courriers et circulaires internes et externes, etc.) ;
  • Etablir et maintenir un système de classement harmonisé qui permettra la mise à jour et un accès facile à la documentation ; 
  • Créer de nouvelles rubriques de classement si nécessaire.et répondre à toute question relative aux classements, correspondances et références de documents ; 
  • Assurer l’archivage qui doit aboutir à la réalisation d’un inventaire de recherche qui permet un accès facile aux informations contenues dans les dossiers ;
  • Accueillir et orienter les utilisateurs au sein de la documentation ; 
  • Adopter un classement approprié ;
  • Insérer et cataloguer les revues spécialisées ;  
  • Etablir une description archivistique des éléments essentiels des types de pièces qui composent le dossier ;
  • Maintenir la salle des archives propre, bien rangée, répondant aux normes de sécurité et favorisant l’accès et la recherche faciles de la documentation ;
  • Mettre en place la signalétique de la salle d’archives qui permettra la localisation exacte de chaque unité d’archivage à partir de l’inventaire de recherche ;
  • Maintenir un classement électronique de toute la documentation répertoriée.
  • Une fois retenus : Proposer des chronogrammes de travail selon leur disponibilité pour les candidats retenus ;
  • Accompliront toute autre tâche connexe.

Competencies

Générales :

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
  • Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
  • Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge.

Fonctionnelles :

  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.) ;
  • Connaissance en procédures d'archivage et de documentation ;
  • Excellentes qualités de communication ;
  • Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
  • Bonnes capacités relationnelles ;
  • Connaissance des procédures de gestion du PNUD serait un atout ;
  • Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes.

Required Skills and Experience

Education

  • Diplôme d’Archiviste/Documentaliste ;
  • Etudiant travaillant dans le domaine de l’archivage ;

Langue

  • Une excellente maîtrise de la langue française ;
  • Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un avantage

Autre

Le PNUD à l’instar des autres agences des Nations Unies fait la promotion de l‘égalité et de l’équité entre les genres. A cet effet, les candidatures féminines sont fortement encouragées.

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